Vor Beginn
Als Administrator der Lösung Timmi Abwesenheiten haben Sie einmalige oder wiederkehrende Aufgaben zu erledigen. In diesem Hilfeblatt finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Aufgaben, die Sie zu erledigen haben.
Am Ende jedes Monats
Kontrolle der durchzuführenden Aktionen
Hinweis: Das Modul „Auszuführende Aktionen“ wird ständig weiterentwickelt. Wenn Sie die neue Version haben (Button Neu), empfehlen wir Ihnen, dieses Hilfeblatt zu konsultieren: Bearbeiten der auszuführenden Aktionen
Im Modul Auszuführende Aktionen können Sie:
- Den Anspruchserwerb von ausscheidenden oder neu eintretenden Mitarbeitern während der Erwerbsperiode bearbeiten
- Die Belege für konventionelle Abwesenheiten kontrollieren
- Abwesenheiten, deren Grund angegeben werden muss, neu qualifizieren
- Salden mit Anomalie (negative) ausgleichen
- In der Vergangenheit liegende Abwesenheiten mit anstehenden Genehmigungen bearbeiten
Abwesenheiten mit anstehenden Genehmigungen bearbeiten
Nur genehmigte Abwesenheiten werden von Timmi Abwesenheiten exportiert Vor der Erstellung des Lohnbuchhaltungs-Exports müssen Sie daher in der Vergangenheit liegende Abwesenheiten mit anstehenden Genehmigungen bearbeiten.
Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Die Genehmigenden erneut auffordern, den anstehenden Antrag zu bearbeiten
- Die Abwesenheiten direkt genehmigen
Gehen Sie dazu in das Menü Genehmigung Andere Genehmigende. Ein direkter, gefilterter Zugang zu dringenden Abwesenheiten mit anstehenden Genehmigungen, ist über das neue Modul „Auszuführende Aktionen“ möglich.
Exportieren der Abwesenheiten für die Lohnbuchhaltung
Um eine Exportdatei für Urlaubzeiten und Abwesenheiten zu erstellen, die dann in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware importiert werden kann, gehen Sie zu Exporte, wo Sie sich auf dieses Merkblatt beziehen: Urlaub und Abwesenheiten in die Lohnbuchhaltung exportieren.
Gehen Sie zu der Export-Parametrierung, die für den Export in Lohnbuchhaltung erstellt wurde.
Bevor Sie den Export erstellen, ist es wichtig, dass Sie die nicht validierten Abwesenheiten in der angegebenen Exportperiode bearbeiten. Diese zur Genehmigung anstehenden Abwesenheiten werden auf der Seite zur Erstellung Ihres Exports aufgelistet, auf der Sie ebenfalls einen Link finden, der sie direkt zum Genehmigungsmodul führt:
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Exportieren. Die erzeugten Dateien werden dann rechts in der Historie angezeigt.
Sie haben die Datei in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware importiert und es gibt Abwesenheiten, die nach dem letzten Export eingegeben/validiert/bearbeitet wurden?
Dann stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
-
Sie können den Export erneut erzeugen, indem Sie auf die Schaltfläche Exportieren der neuen Abwesenheiten klicken. Dieser neue Export enthält nur die Abweichungen der Abwesenheiten des Monats seit dem letzten Import in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware.
-
Sie können die nächste Periode exportieren, indem Sie erneut auf die Schaltfläche Exportieren klicken. Die Verspätungen werden in diesem neuen Export angezeigt.
Wenn Sie die Importdatei bereits in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware importiert haben, dürfen Sie den letzten Export auf keinen Fall löschen, da dies zu Ungereimtheiten und doppelten Abwesenheiten führen kann. Diese Schaltfläche ist nur dann nützlich, wenn Sie den letzten Export noch nicht in die Lohnbuchhaltung importiert haben.
Zur Erinnerung: Hier sind die drei Kategorien für den Export von Abwesenheiten:
- Die Abwesenheiten während der Periode: Abwesenheitstage, die während der betroffenen Periode eingereicht und validiert wurden
- Die Verspätungen: Abwesenheitstage, die in einer Periode vor der betroffenen Periode liegen, aber nicht exportiert wurden
- Die Korrekturen: Löschungen von Abwesenheiten, die bereits in die Lohnbuchhaltung exportiert wurden.
Altes Lohnbuchhaltungs-Export-Modul
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für die DSN exportieren
Bei Subrogation (Lohnfortzahlung) erfordert die DSN die monatliche Meldung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.
Um die Exportdatei zu erzeugen, gehen Sie zu Exporte. Gehen Sie zu der Export-Parametrierung, die für den Export für die DSN erstellt wurde.
Wenn Ihre Parametrierung auf einem Export für einen Lohnbuchhaltungszeitraum beruht, erzeugen Sie Ihren Export wie oben für die Lohnbuchhaltung beschrieben.
Wenn Ihre Export-Parametrierung auf einem vollständigen Export beruht, klicken Sie direkt auf die Schaltfläche Exportieren, um einen Export ab dem Datum Ihres letzten Exports zu erzeugen:
Zur Erinnerung: Dieser Export enthält:
- Die Abwesenheiten: Seit dem letzten Export angemeldete und validierte Abwesenheitstage
- Die Korrekturen: Löschungen von bereits exportierten Abwesenheiten
Ähnlich wie bei einem Export für einen Lohnbuchhaltungszeitraum enthält ein vollständiger Export nur die validierten Abwesenheiten. Abwesenheiten mit anstehenden Validierungen sind daher nicht in den erzeugten Dateien enthalten.
Altes Exportmodul für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen:
Markieren Sie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, die Sie exportieren möchten (3) und klicken Sie auf Ausgewählte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen exportieren (4). Der erzeugte Bericht befindet sich in den Exportverläufen rechts (5).
Überprüfen der automatischen Gutschriften
Wir empfehlen Ihnen, zu überprüfen, ob Nachbesserungen für Gutschriften nötig sind. Dies ist im folgenden Menü möglich: Gutschrift / Abzug Erwerb Erwerb über die Profile.
Wenn markierte Kästchen vor einigen Abwesenheitskonten vorhanden sind, bedeutet dies, dass ein oder mehrere Mitarbeiter keine Gutschriften im vorherigen Monat erhalten haben.
Markieren Sie die Kästchen und klicken Sie auf Weiter, um mit der Gutschrift fortzufahren.
Achtung: Dieser Vorgang darf ausschließlich für vergangene Monate durchgeführt werden. Die Gutschriften der kommenden Monate werden automatisch durch Timmi Abwesenheiten ausgelöst. Die Details der durchgeführten Gutschriften können durch Klicken auf Details angezeigt werden.
Am Ende des Zeitraums
Verwalten der Zähler
- Verlängern des Inanspruchnahme-Zeitraums: Wenn Sie möchten, dass die Mitarbeiter Ihre Abwesenheitskonten über den Inanspruchnahme-Zeitraum nutzen können, haben Sie die Möglichkeit, diesen Zeitraum zu verlängern. Das Datum muss somit dementsprechend in den Einstellungen des jeweiligen Abwesenheitskontos den geändert werden.
-
Übertragen aller Ansprüche auf ein anderes Konto: Am Ende des Inanspruchnahme-Zeitraums eines Kontos haben Sie die Möglichkeit, die Ansprüche eines Kontos auf ein anderes zu übertragen.
-
X Tage auf einem Abwesenheitskonto für eine Mitarbeitergruppe beibehalten: Am Ende eines Inanspruchnahme-Zeitraums eines Kontos können Sie eine gewisse Anzahl an Tagen auf diesem Konto bewahren. Die restlichen Tage gehen verloren.
-
Sie können alle Ansprüche zurücksetzen, indem Sie den in Gemeinsame Anpassung beschriebenen Schritten folgen und Auf 0 zurücksetzen auswählen.
Aktualisieren der Begleichung
Wir empfehlen Ihnen, die Begleichungsregeln der Zähler zu automatisieren (Anpassungen der Urlaubstage oder zusätzlichen freien Tage, bei Abwesenheiten oder Vertragsaussetzungen).
Die manuelle Verwaltung wird unter Gutschrift / Abzug Erwerb Begleichung beschrieben. Denken Sie daran, hierbei den vergangenen Monat auszuwählen. Sie können die vorgeschlagenen Werte überprüfen und auf die Details zugreifen, indem Sie auf die gewünschte Zeile der Simulationstabelle klicken. In der Simulationsschnittstelle haben Sie direkten Zugriff auf die Parametrierung der Begleichungsregel.
Dienstalter und zusätzliche Urlaubstage, wenn der Jahresurlaub gesplittet wird (frz. Besonderheit)
- Wenn Sie zusätzliche Urlaubstage gutschreiben, laden wir Sie dazu ein, die eingestellte Regel gegebenenfalls zu ändern. Die Regeln für zusätzliche Urlaubstage, wenn der Jahresurlaub gesplittet wird, sind unter Parametrierung Regelungen Regeln Zusätzliche Urlaubstage verfügbar. Der Beginn der Gutschrift von zusätzlichen Urlaubstagen ist unter Gutschrift / Abzug Erwerb Zusätzliche Urlaubstage möglich. Was die parametrierte Regel angeht, müssen Sie lediglich auf Berechnen klicken, um auf die Zusammenfassung der zustehenden Ansprüche zuzugreifen. Sie können anschließend die zusätzlichen Urlaubstage gutschreiben, indem Sie auf Gutschreiben klicken.
- Wenn dies nicht automatisch erfolgt, ist die Gutschrift der zusätzlichen Urlaubstage durch das Dienstalter unter Gutschrift / Abzug Erwerb Dienstalter möglich. Wir empfehlen Ihnen, die Automatisierung dieser Dienstaltersregeln zu aktivieren.
Einstellen eines Mitarbeiters
Erstellen einer neuen Mitarbeiterdatei
Sobald Sie das Eintrittsdatum des neuen Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen kennen, können Sie seine Datei erstellen, damit dieser von Beginn auf die richtigen Lösungen Zugriff hat.
Fügen Sie neue Mitarbeiter über Mitarbeiter Mitarbeiterdatenblätter Mitarbeiter hinzufügen hinzu, sobald das Datum des Vertragsbeginns bekannt ist.
Geben Sie für den ordnungsgemäßen Betrieb von Timmi Abwesenheiten Folgendes an:
- eine Rolle (Haupt- oder Zweitrolle), um dem Mitarbeiter Zugriff auf Timmi Abwesenheiten zu verleihen;
- ein Erwerbsprofil für Urlaubstage, welches die Anzahl der gutgeschriebenen Tage des Mitarbeiters festlegt;
- eine Angestelltennummer;
- einen Manager;
- einen persönlichen Freigebenden für Timmi Abwesenheiten (optional und ausschließlich, wenn dies Ihr Genehmigungsablauf voraussetzt);
- einen Arbeitszyklus, der die Anzahl der vom Mitarbeiter gearbeiteten Tage festlegt;
- eine Sozial- und Berufskategorie;
- einen Kalender, der die Feiertage festlegt;
- ein Dienstaltersdatum, falls dieses vom Datum des Vertragsbeginns abweicht (optional).
Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der Ankunft eines neuen Mitarbeiters in Timmi Abwesenheiten.
1. Fall: Sie haben den Mitarbeiter während seines ersten Monats erstellt und die Urlaubstage werden monatlich gutgeschrieben. Es sind keine weiteren Eingriffe nötig. Die Urlaubstage werden anteilig je nach Anwesenheitszeit des Mitarbeiters im Laufe des Monats und je nach Vertragsbeginn gutgeschrieben.
2. Fall: Sie haben den Mitarbeiter während seines ersten Monats erstellt und die Urlaubstage werden vollständig zu Beginn des Zeitraums gutgeschrieben. Unter Durchzuführende Aktionen in Timmi Abwesenheiten finden Sie die anteilige Berechnung der Urlaubstage, je nach gearbeiteten Tagen, die Sie bei Bedarf anpassen können.
3. Fall: Sie haben den Mitarbeiter zu spät nach seinem ersten Monat erstellt. Sie können diese verspätete Erstellung (vergangene Einstellung) unter Gutschrift / Abzug Erwerb Haupterwerb korrigieren. Wenn Kästchen vor Abwesenheitskonten vorhanden sind, bedeutet dies, dass ein oder mehrere Mitarbeiter keine Gutschriften im ausgewählten Monat erhalten haben. Markieren Sie die Kästchen und klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Speichern, um die Gutschrift auszulösen. Achtung: Dieser Vorgang darf nicht für den Erwerb des aktuellen Monats oder für zukünftige Erwerbe verwendet werden. Diese geschehen automatisch durch Timmi Abwesenheiten.
Wenn Sie in Timmi Abwesenheiten die Dateien des neuen Mitarbeiters eingeben, kann es dazu kommen, dass sein Profil in Timmi Abwesenheiten nicht den bereits vorhandenen Profilen entspricht. In diesem Fall muss ein neues erstellt werden.
Dies kann ebenfalls die Arbeitszyklen betreffen. In diesem Fall muss ein neuer erstellt werden, der auf den neuen Mitarbeiter zutrifft.
Austritt eines Mitarbeiters
Speichern des Vertragsenddatums
Sobald das Vertragsenddatum bekannt ist, müssen Sie dieses unter Mitarbeiter Mitarbeiterdateien eingeben.
Übertragen der beaufsichtigten Mitarbeiter
Wenn der austretende Mitarbeiter ein Manager ist, müssen Sie die von ihm beaufsichtigten Mitarbeiter über die Mitarbeiterdatei auf einen anderen Manager übertragen.
Erstellen der Endabrechnung
Sobald ein Vertragsenddatum in die Datei eines Mitarbeiters eingegeben wurde, können Sie seine Endabrechnung erstellen. Achtung: Die Endabrechnung setzt alle Zähler auf 0 zurück! Dieser Vorgang darf somit nur dann durchgeführt werden, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen tatsächlich verlässt. Ist dies der Fall, können Sie den jeweiligen Mitarbeiter unter Gutschrift / Abzug Endabrechnung auswählen.
Folgen Sie anschließend den drei Schritten, um die Endabrechnung zu erstellen:
- 1. Verarbeitung der ausstehenden Anfragen und Abwesenheiten nach dem Vertragsenddatum
- 2. Anpassen der Erwerbe und Zurücksetzen auf 0 der Zähler: Sollte der Mitarbeiter wieder in das Unternehmen zurückkehren, können Sie seine Personalakte wieder aktivieren. Er beginnt somit einen neuen Vertragszeitraum mit allen Zählern auf 0.
- 3. Anzeigen der Abwesenheiten, die in die Lohnbuchhaltung zu exportieren sind
Weitere Informationen zur Verwaltung beim Austritt eines Mitarbeiters finden Sie auf dem Merkblatt Verwalten des Austrittes eines Mitarbeiters in Timmi Abwesenheiten.
Wechsel der Betriebs oder der rechtlichen Einheit
Anpassen der Ansprüche nach einem Betriebswechsel
Passen Sie die Urlaubsansprüche an, bevor Sie den Betrieb in der Personalakte ändern. Nach dem Wechsel kann der Mitarbeiter auf die Zähler des neuen Betriebs zugreifen und die Zähler des vorherigen Betriebs weiterhin anzeigen.
Wenn Sie den Zugriff auf die alten Zähler durch den Mitarbeiter sperren möchten, müssen Sie den Saldo dieser alten Zähler zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie auf dem Merkblatt Manuelle Anpassung der Salden.
Sie können den vorherigen Buchführungssaldo auf den neuen Zähler übertragen, indem Sie auf Übertragen klicken.
Sie können den Betrieb des Mitarbeiters anschließend ändern, indem Sie auf Mitarbeiter Vertrag Neuer Vertrag zugreifen.
Im Laufe der Zeit
Generieren von Berichten über Salden, Abwesenheiten oder Abwesenheitsstatistiken
Sie können unterschiedliche Arten von benutzerdefinierten Berichten generieren:
- Wählen Sie den Bericht Salden, um den Saldo zu einem gegebenen Datum Ihrer Mitarbeiter abzufragen.
- Wählen Sie den Bericht Entwicklung des Saldo, um den Saldo Ihrer Mitarbeiter auf einem Konto einzusehen, indem Sie die erworbenen und genommenen Urlaubstage anzeigen.
- Wählen Sie den Bericht Abwesenheiten, um die Abwesenheiten der Mitarbeiter je Konto über einen bestimmten Zeitraum anzuzeigen.
- Wählen Sie den Bericht Statistiken, um unterschiedliche statistische Indikatoren in Bezug auf die Urlaubstage und Abwesenheiten anzuzeigen.
Wenn Ihr Bericht mehrmals generiert werden soll, können Sie dessen Konfiguration unter einem eindeutigen Namen speichern. Klicken Sie hierfür ganz einfach auf Konfiguration speichern, nachdem die Ergebnisse generiert wurden.
Verwalten von Krankschreibungen
Vor der Eingabe einer Krankschreibung empfehlen wir Ihnen, eine Begründung für die Abwesenheit einzugeben, sofern der Mitarbeiter den entsprechenden Beleg noch nicht gesendet hat. Greifen Sie hierfür auf Terminplanung Abwesenheiten verwalten zu.
Sobald Sie den Beleg erhalten haben, können Sie die Begründung der Abwesenheit in der Terminplanung neu einstufen und in eine Krankschreibung umwandeln (z. B. Krankheit). Gleichzeitig können Sie den erhaltenen Beleg beifügen.
Wenn dieser Vorgang Ihr Unternehmen betrifft, können Sie die Krankschreibungen anschließend separat in die DSN (frz. System zur Sozialbeitragserklärung) exportieren.
Vergleich mit der Lohnabrechnung
Wenn Sie Abweichungen zwischen dem Saldo in Timmi Abwesenheiten und der Lohnbuchhaltung feststellen und letztere „übergeordnet“ ist, ermöglicht das Saldo-Importmodul unter Gutschrift / Abzug Imports Einen Saldo importieren Timmi Abwesenheiten, die internen Zähler denen der Lohnbuchhaltung anzupassen. Dies ist häufig der Fall, wenn die Begleichungsregel nicht in Timmi Abwesenheiten verwaltet wird.
Sie können Folgendes vergleichen:
- den kumulierten Erwerb;
- die Salden.
Timmi Abwesenheiten fordert Sie dazu auf, eine Dateivorlage herunterzuladen, in der Sie den Erwerb oder die in der Lohnbuchhaltung verzeichneten Salden angeben können. Nachdem Sie die Datei abgelegt und auf „Weiter“ geklickt haben, zeigt Ihnen Timmi Abwesenheiten einen Vergleich Zeile pro Zeile mit den eventuellen Fehlern oder Warnungen an. Weitere Informationen finden Sie auf dem entsprechenden Merkblatt: Vergleichen der Zähler mit der Lohnbuchhaltung.