Allgemeine Grundsätze
Mit dem Modul zur elektronischen Signatur in Core HR erfolgt das Senden von Dokumenten zur Signatur in 5 Schritten:
- Import von zu unterzeichnenden Dokumenten,
- Auswahl der von den Dokumenten betroffenen Mitarbeitenden und Angabe, ob diese in ihrer Personalakte gespeichert werden sollen;
- Auswahl der Unterzeichnenden,
- Auswahl der Sprache der Benachrichtigungs-E-Mail,
- Eingabe der Benennung der Signaturanforderung.
Voraussetzungen
Um eine Signaturanforderung zu erstellen, müssen Sie Zugriff auf den Eintrag „Signaturanforderung“ haben. Auf diesen Eintrag können Sie über zwei Berechtigungen zugreifen: „Signaturanforderung senden an“ und „Einsehen und Bearbeiten von Signaturanforderungen, die erstellt wurden von“.
Mit der Berechtigung „Signaturanforderung senden an“ können Sie die Benutzer:innen einschränken, für die Sie eine Signaturanforderung senden und anzeigen können.
Mit der Berechtigung „Einsehen und Bearbeiten von Signaturanforderungen, die erstellt wurden von“ können Sie Anforderungen anderer Personen verwalten.
Wie fordere ich eine Signatur an?
Klicken Sie im Modul „Dokumente & gt; elektronische Signaturen“ auf „Signatur(en) anfordern“.
Nachdem Sie ein Dokument in dem entsprechenden Modul erstellt haben, können Sie auch die Weiterleitung zur Signatur beantragen.
Auswahl der zu signierenden Dokumente
Der erste Schritt besteht darin, die zu signierenden Dokumente im PDF-Format zu importieren. Wenn Sie die Signatur von der Dokumentenerstellung aus angefordert haben, ist die Datei bereits hochgeladen. Alternativ können Sie sie auf Ihrem Computer auswählen.
Mitarbeitendenauswahl
Dieser Schritt besteht darin, die Mitarbeitenden auszuwählen, die das Dokument betrifft, und die Personalakte auszuwählen, in denen das Dokument gespeichert werden soll.
Das Dokument wird in der Personalakte gespeichert, wenn es zur Signatur gesendet wird. Dann wird es automatisch durch das unterzeichnete Dokument ersetzt, sobald es von allen Parteien unterzeichnet wurde.
Auswahl der Unterzeichnenden
Im nächsten Schritt wählen Sie die Unterzeichnenden aus. Das Dokument gilt als rechtlich unterzeichnet, wenn es alle Unterzeichnenden unterzeichnet haben.
Sie können ein Dokument zur Signatur an maximal 40 Kontakte pro Sendung senden. Dazu gehören die Unterzeichnenden und Kontakte in Kopie.
Die Unterzeichnenden müssen Mitarbeitende mit einer Personalaktei in Core HR sein.
Wenn Mitarbeitende dem Unternehmen noch nicht beigetreten sind oder das Unternehmen verlassen haben, wird das zu unterzeichnende Dokument an ihre persönliche E-Mail-Adresse gesendet.
Wenn eine Signaturanforderung abgeschlossen ist, werden die Unterzeichnenden benachrichtigt.
Sie können auch Mitarbeitende hinzufügen, die nur dann benachrichtigt werden, wenn die Signaturanforderung abgeschlossen ist.
Sequenzielle Signatur
Sie können eine Signaturreihenfolge definieren. Die Unterzeichnenden erhalten die Signaturanforderung erst, wenn der/die vorherige Unterzeichnende das Dokument unterzeichnet hat.
Lehnt ein:e Unterzeichnende:r die Unterschrift ab, wird die Signaturanforderung in ihrer Gesamtheit storniert, und die nachfolgenden Unterzeichnenden erhalten die Signaturanforderung nicht.
Die parallele Signatur
Wenn das Signieren in einer bestimmten Reihenfolge deaktiviert ist, können alle Unterzeichnenden die Dokumente gleichzeitig signieren.
Genehmigung des Dokuments vor dem Versand zur Signatur
Diese Option ist nur für sequenzielle Signaturen möglich.
Sie können das zu signierende Dokument an eine:n Mitarbeitende:n senden, damit diese:r es prüfen und die Signaturanforderung genehmigen kann. Diese:r Mitarbeitende:r muss das Dokument nicht unterzeichnen.
Wenn das Dokument genehmigt wurde, wird es an den ersten Unterzeichnenden gesendet.
Wenn das Dokument abgelehnt wird, wird es nicht zur Signatur gesendet.
Benennen der Anforderung
Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Signaturanforderung zu benennen. Diese Benennung wird im Dashboard für Signaturanforderungen und in gesendeten Benachrichtigungen angezeigt. Eine eindeutige Benennung (Beispiel: Dokumenttyp - Nachname und Vorname von Mitarbeitenden) erleichtert die Suche.
Der Titel der Anforderung wird automatisch mit dem Namen der importierten Datei ausgefüllt, kann jedoch bearbeitet werden.
So signieren Sie ein Dokument
Sie finden alle Schritte zum Signieren eines Dokuments in diesem speziellen Hilfeblatt.
Mögliche Aktionen für eine erstellte Signaturanforderung
Auf der Hauptseite können Sie alle bereits erstellten Signaturanforderungen verfolgen, unabhängig davon, ob sie in Bearbeitung, signiert, abgelehnt, abgebrochen oder fehlerhaft sind.
Es gibt mehrere mögliche Aktionen für eine Signaturanforderung, nachdem sie erstellt wurde:
- den Fortschritt der Anforderung anzeigen,
- Personen, die noch nicht signiert haben, manuell erinnern,
- eine Signaturanforderung abbrechen,
- Dateien downloaden.
Erinnerungen werden automatisch alle 3 Tage an die Unterzeichnenden gesendet, die das Dokument noch nicht signiert haben.
Statusoptionen einer Anforderung
Eine Signaturanforderung kann diese Stati haben:
- In Bearbeitung, wenn die Signaturen der Dokumente noch anstehen,
- Signiert, wenn alle Unterzeichnenden alle Unterlagen der Anfrage signiert haben,
- Abgelehnt, wenn ein:e Unterzeichnende:r sich weigert, mindestens ein Dokument zu signieren. In diesem Fall wird die Anforderung automatisch geschlossen, und andere Unterzeichnende können das Dokument nicht mehr signieren.
- Abgebrochen, wenn die Anforderung manuell unterbrochen wird,
- Fehler.
Verfolgen des Fortschritts einer Anforderung
Wenn Sie auf die Signaturanforderung klicken, erhalten Sie Zugriff auf deren Details. Dies umfasst:
- das Erstellungsdatum,
- die Person, die die Signatur anfordert,
- die Unterzeichnenden, die die Anforderung signiert haben,
- ausstehende Signaturen.
Erinnerung an die Unterzeichnenden
Bei laufenden Anforderungen können Sie die Unterzeichnenden, die das Dokument noch nicht signiert haben, per E-Mail erinnern. Die gesendete Erinnerungs-E-Mail enthält den Link zum Zugriff auf die zu signierenden Dokumente.
Stornierung einer Anforderung
Wenn Sie eine Anforderung stornieren, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an die Unterzeichnenden gesendet. Sie können nicht mehr auf die Dokumente zugreifen, und die Anforderung wird als beendet betrachtet.
Die Stornierung einer Signaturanforderung ist endgültig.
Downloaden der Dateien
Die folgenden Dokumente stehen für eine Signaturanforderung zur Verfügung:
- Die zur Signatur übermittelten Originaldokumente,
- Die unterzeichneten Dokumente. Dies sind die Dokumente, die den Satz von Signaturen enthalten,
- den Auditpfad, der ein Signaturnachweis ist.
Nächste Entwicklungen
Sie können uns Ihre Wünsche für eine Weiterentwicklung mitteilen, indem Sie das in diesem Artikel beschriebene Verfahren befolgen.