Bevor Sie beginnen
Mit der Funktion zum Erstellen von Dokumenten können Sie Dokumente erzeugen, die automatisch mit Informationen aus den Personalakte Ihrer Mitarbeitenden ausgefüllt werden.
Sie können alle Arten von Dokumenten wie Arbeitsverträge, Nachträge/Änderungen, Reisebescheinigungen usw. erstellen.
Allgemeine Grundsätze
Das Erstellen eines Dokuments besteht aus fünf Hauptschritten:
- Auswahl des/der Mitarbeitenden, für den/die ein Dokument erstellt werden soll,
- Auswahl der Dokumentvorlage,
- Überprüfen des vorausgefüllten Dokuments,
- Downloaden des Dokuments und Versand zur Unterschrift
- Automatisches Speichern des erstellten Dokuments in der Personalakte (optional).
Voraussetzungen
Um ein Dokument für Mitarbeitende zu erstellen, sind folgende Voraussetzungen erforderlich:
- Zugriff auf den Eintrag „Dokumentenerstellung“. Dieser Eintrag bezieht sich auf die Berechtigung „Verwaltung der Dokumentenerstellung“.
- Ein Dokument kann nur erstellt werden, wenn Sie die Berechtigung haben, alle Daten anzuzeigen und zu bearbeiten, auf die in der Vorlage verwiesen wird. Beispiel: Wenn die Vorlage das Datum des Vertragsbeginns des/der Mitarbeitenden aufführt, Sie aber nicht berechtigt sind, dieses Datum in der Personalakte anzuzeigen/zu bearbeiten, ist die Vorschau und Erstellung des Dokuments nicht möglich.
- Die im Dokument vorhandenen Daten müssen zuerst in der Personalakte eingegeben werden, aber es ist möglich, das Versenden des Dokuments zu erzwingen, wenn dies nicht der Fall ist.
Wie wird ein Dokument für Mitarbeitende erstellt?
Mitarbeitendenauswahl
Nachdem Sie Ihre Dokumentvorlage erstellt haben, besteht der erste Schritt beim Erstellen eines Dokuments darin, den/die Mitarbeitende:n auszuwählen. Die Mitarbeitenden, für die Sie ein Dokument erstellen können, sind diejenigen, deren Personalakte Sie anzeigen können.
Auswahl der Vorlage
Sobald der/die Mitarbeitende ausgewählt wurde, schlagen wir die Vorlagen vor, die für diese:n Mitarbeitende:n verfügbar sind. Eine Dokumentvorlage muss mindestens einem Betrieb zugeordnet werden. Die verfügbaren Vorlagen hängen daher vom Betrieb der ausgewählten Mitarbeitenden ab.
Vorschau des Dokuments anzeigen
Mit der Vorschau können Sie das endgültige Dokument überprüfen. Es wird das ausgefüllte Dokument mit den persönlichen Daten des/der Mitarbeitenden angezeigt.
Wenn Sie benutzerdefinierte Daten in die ausgewählte Vorlage integriert haben, können Sie sie hier angeben.
Wenn Daten aus der Personalakte fehlen, weil sie nicht in der Personalakte des/der Mitarbeitenden eingetragen wurden, können Sie sie anhand von Warnungen identifizieren und ergänzen.
Wenn referenzierte Daten in der Personalakte der Benutzer:innen unvollständig sind, müssen Sie die Berechtigung haben, sie zu bearbeiten, um das Dokument zu erstellen.
Dokumentenerstellung und Signaturanforderung
Nachdem die Warnungen korrigiert wurden, können Sie das Dokument im PDF- oder Word-Format erstellen und downloaden. Mit diesem Schritt können Sie das Dokument auch zur Signatur versenden. Weitere Einzelheiten zur elektronischen Signatur finden Sie in diesem Hilfeblatt.
Das erstellte Dokument automatisch speichern
Eine Dokumentvorlage kann mit Daten der Personalakte vom Typ Datei verknüpft werden. Diese Einstellung bedeutet, dass ein Dokument automatisch in der Personalakte der Mitarbeitenden gespeichert wird, für die das Dokument erstellt wurde.
Löschen einer Dokumentvorlage
Um eine Dokumentvorlage zu löschen, klicken Sie auf die Vorlage, dann auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ links neben „Dokument erstellen“ und dann auf „Vorlage löschen“.
Nächste Entwicklungen
Sie können uns Ihre Wünsche für eine Weiterentwicklung mitteilen, indem Sie das in diesem Artikel beschriebene Verfahren befolgen.