Bevor Sie beginnen
Als Teil der Dokumentenerstellung müssen Sie Dokumentvorlagen erstellen.
Eine Dokumentvorlage ist die Grundlage für Ihre Erstellung. Dies ist das formatierte Dokument, aber ohne persönliche Daten. Mit dem Erstellungsprozess können Sie dieses Dokument mit den Daten der ausgewählten Mitarbeitenden anpassen.
So erstellen Sie ein Dokument
Erstellen Sie zunächst ein Textdokument in Microsoft Word (.docx/.dotx). Das OpenOffice-Format wird unterstützt (ODF). Dieses Dokument kann nach Belieben formatiert werden.
Damit das Layout Ihres Dokuments in Core HR vollständig erhalten bleibt, darf es keine unerwarteten Leerstellen im Dokument geben.
Beim Erstellen des Dokuments müssen Sie Tags einfügen, um die Informationen zu materialisieren, die automatisch mit den entsprechenden Daten aller Angestellten eingetragen werden.
Ein Tag besteht normalerweise aus einem Attributnamen, der von zwei Klammern umgeben ist, z. B. {{firstName}}. Es gibt mehrere Arten von Tags:
- Tags für den Datentyp der Personalakte: {{firstName}}, {{civilTitle}}, {{e_Codepostal}}, usw.
- Vertragsdaten-Tags: {{workContract.trialPeriodEndDate}}, {{workContract.typeName}}...
- Benutzerdefinierte Tags: {{custom_Feldname}}
- Ein Tag zum automatischen Eintragen des aktuellen Datums: {{currentDate}}
- Tags zur Definition der Position der Signaturen: SIGNATURE1, SIGNATURE2, SIGNATURE3, usw.
- Tags, damit die Unterzeichnenden Vermerke hinzufügen können: MENTION1 usw.
Benutzerdefinierte Tags beziehen sich nicht auf Daten in der Personalakte, einschließlich Daten, die von Ihnen erstellt wurden, deren Code normalerweise mit „e_XXX“ beginnt. Sie werden verwendet, um Informationen zum Dokument hinzuzufügen, die nicht in Core HR verwaltet werden.
Achtung: In Kopf- und Fußzeilen enthaltene Tags werden nicht erkannt. Sie müssen im Hauptteil des Dokuments stehen.
Tags für den Datentyp der Personalakte
Sie können Folgendes in eine Dokumentvorlage integrieren:
- Die Vertragsdaten
- Einfache und zusammengesetzte Daten aus der Personalakte, solange es sich nicht um mehrfach vorkommende Daten handelt (Beispiel: „e_echelon“). Seien Sie vorsichtig. Bei kombinierten Daten muss der Code der untergeordneten Daten und nicht der Code der kombinierte Daten ausgewählt werden. Andernfalls funktioniert dies nicht (Fehler „Ein Element mit demselben Schlüssel wurde bereits hinzugefügt“).
Achtung: Mehrfach vorkommende Daten werden in der Dokumentenerstellung nicht ausgewertet.
Daten vom Typ Dateianhang und Bild können nicht in Vorlagen integriert werden.
Mitarbeitendendaten
| Datenbezeichnung | Tag | Beispiel |
| Vorname | {{firstName}} | Valentin |
| Name | {{lastName}} | Bresnier |
| Titel | {{civilTitle}} | Herr |
| Datum Vertragsbeginns |
{{workContract.startsOn}} |
17. April 2013 |
| Datum Vertragsende |
{{workContract.endsOn}} |
12. Dezember 2023 |
| Betrieb | {{legalEntity}} | Lucca |
|
Sozial- und Berufskategorie |
{{csp}} | Techniker |
| Adresse | {{address}} | 24 rue du Champ de l'alouette |
| BIC | {{bic}} | BOUSFRPPXXX |
|
IBAN |
{{iban}} | FR7640618802760004015133137 |
|
Name der Bank |
{{bankName}} | BNP |
| Private E-Mail-Adresse | {{personalEmail}} | perso-16@example.org |
|
Geschäftliche E-Mail-Adresse |
{{mail}} | vbresnier@example.org |
|
Ende der Probezeit |
{{workContract.trialPeriodEndDate}} | 14. Juli 2022 |
|
Dauer der ersten Probezeit (in Tagen) |
{{workContract.trialPeriodDays}} | 120 |
|
Ende der zweiten Probezeit |
{{workContract.trialPeriodEndDate2}} | 14. November 2022 |
|
Ende der Verlängerung der Probezeit |
{{RenewedTrialPeriodDays}} | 90 |
|
Betriebszugehörigkeit |
{{seniorityDate}} | 17. April 2014 |
|
Geburtsdatum |
{{birthDate}} | 20. Juli 1980 |
|
Abteilung |
{{department}} | Beratung |
|
Stellenbezeichnung |
{{jobTitle}} | F&E-Ingenieur |
|
Manager:in (Vor- und Nachname) |
{{manager}} | Marie Bragoulet |
|
Angestelltennummer |
{{employeeNumber}} | 3015 |
|
Vertragsvorlage |
{{workContract.typeName}} | Unbefristeter Vertrag |
|
Grund für den Vertragsbeginn |
{{workContract.hiringTypeName}} | Neueinstellung |
|
Grund für das Vertragsende |
{{workContract.terminationReasonName}} | Kündigung aus wirtschaftlichen Gründen |
|
Grund für die Inanspruchnahme eines befristeten Arbeitsvertrags |
{{workContract.temporaryContractGroundName}} | Vorübergehende Erhöhung der Aktivität |
|
Nationalität |
{{nationality}} | Frankreich |
|
Sozialversicherungsnummer |
{{insuranceNumber}} | 189053706302035 |
|
Persönliche Mobilfunknummer |
{{personalMobile}} | 06 23 90 12 67 |
|
Geschäftliche Mobilfunknummer |
{{professionalMobile}} | 06 23 69 87 41 |
|
Bezeichnung spezifischer Daten der Personalakte |
{{ e_Datencode}} |
Datenwert |
|
Vertragsreferenz |
{{workContract.externalId}} | 12 |
|
Praktikumsbetreuer:in |
{{workContract.internshipSupervisorName}} | Daniel Hernandez |
| Theoretische Jahresvergütung (Auszug aus Lucca Compensation)
|
{{theoreticalRemuneration.amount}} | 46281€ |
| Bezeichnung der Rechtseinheit des/der Mitarbeitenden | {{establishment.legalUnitName}} | Lucca FR |
| SIREN | {{establishment.legalUnitIdentificationNumber}} | 362 521 879 |
| NAF-Code der Rechtseinheit | {{establishment.legalUnitActivityCode}} | 29.10Z |
| Frz. Unternehmens-Registrationsnummer | {{establishment.IdentificationNumber}} | 123 568 941 00056 |
| NAF-Code des Betriebs | {{establishment.ActivityCode}} | 29.10Z |
| Adresse des Betriebs | {{establishment.addressStreet}} | 25 boulevard des capucines |
| Postleitzahl des Betriebs | {{establishment.addressZipCode}} | 75009 |
| Stadt des Betriebs | {{establishment.addressCity}} | Paris |
In diesem Dashboard finden Sie die am häufigsten verwendeten Daten.
Für die Daten, die Sie manuell zur Personalakte hinzugefügt haben, finden Sie die Liste mit ihrem Code in der Datenverwaltungsschnittstelle. Es ist über die Einstellungen der Personalakte zugänglich.
Benutzerdefinierte Tags
Benutzerdefinierte Tags ermöglichen das Einfügen von Feldern, die beim Erstellen eines Dokuments manuell ausgefüllt werden müssen. Dies sind daher Daten, die nicht in Core HR erfasst werden. Die Anzahl der benutzerdefinierten Tags pro Dokument ist nicht begrenzt.
Die Benennung nach dem Präfix „custom_“ wird als Feldtitel festgelegt.
Ein benutzerdefiniertes Tag muss das folgende Format haben: {{custom_Titel der personalisierten Angabe}}.
Beispiel : {{custom_Spezifische Klauseln}}, {{e_Grund der Dienstreise}}
Tags für „heutiges Datum“
Mit dem Tag {{currentDate}} können Sie automatisch das aktuelle Datum der Erstellung einfügen. Das Format dieses Datums hängt von der Sprache der Vorlage ab.
Auswahl des Datumsformats
Sie können den Tags vom Typ „date“ die Codes „:short“, „:long“ oder „:full“ hinzufügen, um das Datumsformat auszuwählen.
Beispielsweise mit dem Geburtsdatum:
- {{birthDate:short}} ergibt „12.02.1996“
- {{birthDate:long}} ergibt „12. Februar 1996“
- {{birthDate:full}} ergibt „Montag, den 12. Februar 1996“
Achtung: Für den Fall, dass kein Format angegeben ist, wird das Datum vollständig angezeigt („Montag, den 12. Februar 1996“).
Tags für die Position der Signatur
Wenn Sie Ihre Dokumente zur Signatur aus Core HR versenden, haben Sie die Möglichkeit, die Position aller Signaturen auf Ihren Dokumenten festzulegen.
In Ihrem Textdokument, in dem die verschiedenen Signaturen aufgebracht werden müssen, müssen Sie die Zeichenkette SIGNATURE1 verwenden. Die Zahl 1 wird für jeden weiteren Unterzeichner erhöht, für den Sie die Position der Signatur festlegen möchten.
Beim Signieren wird das gelbe Feld, das „Zum Signieren klicken“ angibt, ganz einfach rechts unterhalb dieser Zeichenfolge positioniert.
Um „SIGNATURE1“ in dem Dokument auszublenden, können Sie eine weiße Schriftfarbe verwenden.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfeblatt zu Verwalten von Signaturpositionen in einem Dokument.
Tags für das Hinzufügen von Vermerken
Wenn Sie Ihre Dokumente aus Core HR zur Unterschrift versenden, können Sie den Unterzeichnenden erlauben, bei der Signatur des Dokuments einen Vermerk hinzuzufügen. Zum Beispiel: „Gelesen und genehmigt“ oder „Einverstanden“.
In Ihrem Textdokument müssen Sie an den Stellen, an denen ein Vermerk eingegeben werden soll, die Zeichenfolge MENTION1 schreiben. Die Zahl 1 wird für jede:n weitere:n Unterzeichnende:n, der/die einen Vermerk eingeben muss, erhöht.
Beim Signieren wird das gelbe Feld, das „Zum Signieren klicken“ angibt, ganz einfach rechts unterhalb dieser Zeichenfolge positioniert.
Um diese Tags aus Ihrem Dokument auszublenden, können Sie eine weiße Schriftfarbe verwenden.
Weitere Informationen finden Sie auf dem Hilfeblatt, das erläutert, wie Sie bei der Signatur einen Vermerk hinzufügen können.
Bedingte Tags
Sie können jetzt Absätze aus dem Dokument hinzufügen oder ausschließen, je nachdem, ob ein Datenelement in der Personalakte eingetragen ist.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfeblatt, das die Verwendung von bedingten Tags erläutert.
Tags zum Geschlecht
Mithilfe eines Tags können Dokumente erstellt werden, die auf das Geschlecht des/der Mitarbeitenden zugeschnitten sind. Dies reduziert die Anzahl der benötigten Vorlagen.
Das Tag unterscheidet drei Optionen:
-
{|ManOption|WomanOption|UndefinedOption|}
Je nachdem, welches Geschlecht in der Personalakte angegeben ist („männlich“ oder „weiblich“), wird das Tag mit einer der ersten beiden Optionen vervollständigt. Wenn kein Geschlecht angegeben ist, wird das Dokument mit der dritten Option erstellt.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfeblatt, das erklärt, wie man Geschlecht-Tags verwendet.