Bevor Sie beginnen
Als Teil der Dokumentenerstellung müssen Sie Dokumentvorlagen erstellen.
Eine Dokumentvorlage ist die Grundlage für Ihre Erstellung. Dies ist das formatierte Dokument, aber ohne persönliche Daten. Mit dem Erstellungsprozess können Sie dieses Dokument mit den Daten der ausgewählten Mitarbeitenden anpassen.
So erstellen Sie ein Dokument
Erstellen Sie zunächst ein Textdokument in MS Office (.docx/.dotx). Das OpenOffice-Format wird unterstützt (ODF). Dieses Dokument kann nach Belieben formatiert werden. Hier sind die Anweisungen, die Sie befolgen müssen, damit das Layout Ihres Dokuments beibehalten wird, wenn es in Core HR integriert wird:
- Es dürfen keine unerwarteten Leerzeichen vorhanden sein.
Beim Erstellen des Dokuments müssen Sie Tags einfügen, um die Informationen zu materialisieren, die automatisch mit den entsprechenden Daten aller Angestellten eingetragen werden.
Ein Tag besteht immer aus einem Attributnamen, der von zwei Klammern umgeben ist, z. B. {{firstName}}. Es gibt 4 Arten von Tags:
- Tags für den Datentyp der Personalakter: {{firstName}}, {{civilTitle}}, {{e_Postal Code}}, …
- Vertragsdaten-Tags: {{workContract.trialPeriodEndDate}}, {{workContract.typeName}}, ...
- Benutzerdefinierte Tags {{custom_Feldname}}
- Ein Tag zum automatischen Eintragen des aktuellen Datums: {{currentDate}}
- Tags zur Definition der Position der Signaturen: SIGNATURE1, SIGNATURE2, SIGNATURE3, ...
Benutzerdefinierte Tags beziehen sich nicht auf Daten in der Personalakte, einschließlich Daten, die von Ihnen erstellt wurden, deren Code normalerweise mit „e_XXX“ beginnt. Sie werden verwendet, um Informationen zum Dokument hinzuzufügen, die nicht in Core HR verwaltet werden.
Achtung: In Kopf- und Fußzeilen enthaltene Tags werden nicht erkannt. Sie müssen im Hauptteil des Dokuments stehen.
Tags für den Datentyp der Personalakte
Sie können in eine Dokumentvorlage integrieren:
• Vertragsdaten,
Einfache und kombinierte Daten aus der Personalakte, solange es sich nicht um mehrfach vorkommende Daten handelt (Beispiel: "E_echelon"). Seien Sie vorsichtig. Bei kombinierten Daten muss der Code der untergeordneten Daten und nicht der Code der kombinierte Daten ausgewählt werden. Andernfalls funktioniert dies nicht (Fehler: „An item with the same key has already been added“).
Anhang- und Bilddaten können nicht in Vorlagen eingebettet werden.
Mitarbeitendendaten
| Datenbezeichnung | Tag | Beispiel |
| Vorname | {{firstName}} | Valentin |
| Name | {{lastName}} | Bresnier |
| Titel | {{civilTitle}} | Herr |
| Datum Vertragsbeginns |
{{workContract.startsOn}} |
17. April 2013 |
| Datum Vertragsende |
{{workContract.endsOn}} |
12. Dezember 2023 |
| Betrieb | {{legalEntity}} | Lucca |
|
Sozial- und Berufskategorie |
{{csp}} | Techniker |
| Adresse | {{address}} | 24 rue du Champ de l'alouette |
| BIC | {{bic}} | BOUSFRPPXXX |
|
IBAN |
{{iban}} | FR7640618802760004015133137 |
|
Name der Bank |
{{bankName}} | BNP |
| Private E-Mail-Adresse | {{personalEmail}} | perso-16@example.org |
|
Geschäftliche E-Mail-Adresse |
{{mail}} | vbresnier@example.org |
|
Ende der Probezeit |
{{workContract.trialPeriodEndDate}} | 14. Juli 2022 |
|
Dauer der ersten Probezeit (in Tagen) |
{{workContract.trialPeriodDays}} | 120 |
|
Ende der zweiten Probezeit |
{{workContract.trialPeriodEndDate2}} | 14. November 2022 |
|
Ende der Verlängerung der Probezeit |
{{RenewedTrialPeriodDays}} | 90 |
|
Betriebszugehörigkeit |
{{seniorityDate}} | 17. April 2014 |
|
Geburtsdatum |
{{birthDate}} | 20. Juli 1980 |
|
Abteilung |
{{department}} | Beratung |
|
Stellenbezeichnung |
{{jobTitle}} | F&E-Ingenieur |
|
Manager:in (Vor- und Nachname) |
{{manager}} | Marie Bragoulet |
|
Angestelltennummer |
{{employeeNumber}} | 3015 |
|
Vertragsvorlage |
{{workContract.typeName}} | Unbefristeter Vertrag |
|
Grund für den Vertragsbeginn |
{{workContract.hiringTypeName}} | Neueinstellung |
|
Grund für das Vertragsende |
{{workContract.terminationReasonName}} | Kündigung aus wirtschaftlichen Gründen |
|
Grund für die Inanspruchnahme eines befristeten Arbeitsvertrags |
{{workContract.temporaryContractGroundName}} | Vorübergehende Erhöhung der Aktivität |
|
Nationalität |
{{nationality}} | Frankreich |
|
Sozialversicherungsnummer |
{{insuranceNumber}} | 189053706302035 |
|
Persönliche Mobilfunknummer |
{{personalMobile}} | 06 23 90 12 67 |
|
Geschäftliche Mobilfunknummer |
{{professionalMobile}} | 06 23 69 87 41 |
|
Bezeichnung spezifischer Daten der Personalakte |
{{e_codeDeLaDonnée}} |
Datenwert |
|
Vertragsreferenz |
{{workContract.externalId}} | 12 |
|
Praktikumsbetreuer:in |
{{workContract.internshipSupervisorName}} | Daniel Hernandez |
| Theoretische Jahresvergütung (Auszug aus Pagga Vergütung)
|
{{theoreticalRemuneration.amount}} | 46281€ |
| Bezeichnung der Rechtseinheit des/der Mitarbeitenden | {{establishment.legalUnitName}} | Lucca FR |
| SIREN | {{establishment.legalUnitIdentificationNumber}} | 362 521 879 |
| NAF-Code der Rechtseinheit | {{establishment.legalUnitActivityCode}} | 29.10Z |
| Frz. Unternehmens-Registrationsnummer | {{establishment.IdentificationNumber}} | 123 568 941 00056 |
| NAF-Code des Betriebs | {{establishment.ActivityCode}} | 29.10Z |
| Adresse des Betriebs | {{establishment.addressStreet}} | 25 boulevard des capucines |
| Postleitzahl des Betriebs | {{establishment.addressZipCode}} | 75009 |
| Stadt des Betriebs | {{establishment.addressCity}} | Paris |
In diesem Dashboard finden Sie die am häufigsten verwendeten Daten.
Für die Daten, die Sie manuell zur Personalakte hinzugefügt haben, finden Sie die Liste mit ihrem Code in der Datenverwaltungsschnittstelle. Sie können über die Einstellungen der Personalakte aufgerufen werden.
Derzeit kann die Vergütung in Pagga Vergütung nicht in Ihre Dokumentvorlagen integriert werden. Dies wird eine unserer nächsten Entwicklungen sein.
Benutzerdefinierte Tags
Benutzerdefinierte Tags ermöglichen das Einfügen von Feldern, die beim Erstellen eines Dokuments manuell ausgefüllt werden müssen. Dies sind daher Daten, die nicht in Core HR erfasst werden. Die Anzahl der benutzerdefinierten Tags pro Dokument ist nicht begrenzt.
Die Benennung nach dem Präfix custom_ wird als Feldtitel festgelegt.
Ein benutzerdefiniertes Tag muss das folgende Format haben: {{custom_Titre de la donnée personnalisée}}.
Beispiel : {{custom_Clauses spécifiques}}, {{custom_Motif du déplacement}}
Tags für „heutiges Datum“
Mit dem Tag {{currentDate}} können Sie automatisch das aktuelle Datum der Erstellung einfügen. Das Format dieses Datums hängt von der Sprache der Vorlage ab.
Auswahl des Datumsformats
Beispielsweise mit dem Geburtsdatum:
- {{birthDate:short}} ergibt das Format 12/02/1996
- {{birthDate:long}} ergibt 12. Februar 1996
- Und {{birthDate:full}} ergibt Montag, den 12. Februar 1996
Achtung: Wenn kein Format angegeben wird (z. B. {{birthDate}}), wird das Datum defaultmäßig auf das vollständige Format gesetzt (Montag, 12. Februar 1996).
Signatur-Tags
Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, die Position aller Signaturen auf Ihren Dokumenten zu definieren.
In Ihrem Textdokument, in dem die verschiedenen Signaturen aufgebracht werden müssen, müssen Sie die Zeichenkette SIGNATURE1 verwenden. Die Zahl 1 erhöht sich für jede:n zusätzliche:n Unterzeichnende:n (siehe Beispiel unten).
Beim Signieren wird das gelbe Feld, das „Zum Signieren klicken“ angibt, ganz einfach rechts unterhalb dieser Zeichenfolge positioniert.
Um „SIGNATURE1“ in dem Dokument auszublenden, können Sie eine weiße Schriftfarbe verwenden.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfeblatt zu Verwalten von Signaturpositionen in einem Dokument.
Tags zum Geschlecht
Um die Erstellung von Dokumenten zu vereinfachen, haben wir ein neues Tag hinzugefügt, mit dem Sie Dokumente erstellen können, die an das Geschlecht des/der Mitarbeitenden angepasst sind. Dadurch wird die Anzahl der benötigten Vorlagen und der Dubletten von Verträgen reduziert.
Beachten Sie, dass das Tag drei Optionen unterscheidet:
-
{|ManOption|WomanOption|UndefinedOption|}
Je nach Geschlecht, das in der Personalakte eingegeben wurde, wird eine der ersten beiden Optionen ausgewählt. Wenn kein Geschlecht angegeben ist, wird das Dokument defaultmäßig mit der dritten Option generiert.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfeblatt zum Verwalten von Tags zum Geschlecht.
Bedingte Tags
Die Verwaltung von Verträgen und anderen HR-Dokumenten kann mühsam sein, insbesondere wenn es darum geht, sie an das Profil aller Mitarbeitenden anzupassen: unbefristet, unbefristet mit Firmenwagen, saisonale Befristung... Die Liste kann schnell wachsen.
Neue bedingte Tags machen das Multiplizieren von Dokumentvorlagen überflüssig, das den Prozess erschwert und mitunter zu Fehlern führt. Sie können jetzt Absätze aus dem Dokument hinzufügen oder ausschließen, je nachdem, ob ein Datenelement in der Personalakte eingetragen ist.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfeblatt zur Verwaltung von bedingten Tags.