Vor Beginn
Mit dem Exportmodul von Timmi Zeiterfassung können Sie Buchungsdateien mit den von den Zeitkonten von Timmi Zeiterfassung gebuchten Zeiten und/oder den angerechneten Tätigkeiten erzeugen.
Variable Vergütungskomponenten können je nach Ihrer Betriebsvereinbarung in Ihre Lohnbuchhaltungssoftware oder nach Timmi Abwesenheiten auf ein Wiederherstellungskonto exportiert werden.
Dieses Blatt beschreibt, wie die Exporte nach Timmi Abwesenheiten und in die Gehaltsabrechnung funktionieren.
Dieses Hilfeblatt beschreibt detailliert die Parameter für Exporte.
Export auf Timmi Abwesenheiten
Der Export nach Timmi Abwesenheiten wird automatisch ausgelöst, wenn das Stundenblatt genehmigt wird. Wenn Sie mehrere Genehmigungsschritte haben, wird der Export nur bei der letzten Genehmigung durchgeführt.
Die exportierten Beträge erscheinen in Timmi Abwesenheiten mit dem letzten Tag des Stundenblatts als Stichtag.
Wenn z. B. bei einem Stundenblatt für eine Woche das Stundenblatt am Freitagabend eingereicht und genehmigt wird, erscheint die Information im Exportverlauf von Timmi Zeiterfassung, wird aber in Timmi Abwesenheiten erst am Sonntagabend erfasst.
Sie können die Exportbewegungen nach Timmi Abwesenheiten im Exportverlauf finden:
Wenn Sie einen Bericht über die Exportbewegungen erstellen möchten, können Sie in Timmi Abwesenheiten einen Bericht über die Entwicklung des Saldos erstellen.
Export in die Lohnabrechnung
Der Export in Ihre Lohnabrechnungssoftware ist nicht automatisch und erfordert eine manuelle Aktion, um ihn zu erzeugen.. Wenn Sie am Monatsende Ihre Lohnabrechnung durchführen, erzeugen Sie auf dem Tab Export in Timmi Zeiterfassung eine Exportdatei aus dem entsprechenden VVK-Export (1).
Achten Sie darauf, dass Sie die Periode (2) so wählen, dass sie volle Wochen berücksichtigt (und nicht automatisch den 1. Tag des Monats), da die Regeln zur Berechnung der variablen Vergütungskomponenten (VVK) in der Regel auf Wochenbasis sind. Wenn das Enddatum der Exportperiode mitten in der Woche liegt, werden die VVK-Konten an diesem Datum ausgeglichen, also vor den Berechnungen, die sich auf die Woche beziehen, was im Export der nächsten Periode Berichtigungen auslösen kann. Daher muss der Sonntag einbezogen werden.
Wählen Sie also einen Export wie hier bis zum Montag, der auf die letzte volle Woche des Monats folgt (3).
Zum Schluss exportieren Sie Ihre EVPs (4)
Begleichungen und Verspätungen finden Sie im entsprechenden Tab. sie werden mit der neuen Periode exportiert, aber Sie können auch festlegen, dass nur sie exportiert werden.
Um einen zuvor erzeugten Export zu sehen, gehen Sie in den Exportverlauf (1). Hier finden Sie alle Ihre Exporte und können die exportierten Daten über das Interface anzeigen oder die Datei(en) herunterladen (2).
Erklärung des Endsaldos auf Stundenblättern
Wenn die in die Lohnabrechnung exportierten Konten auf den Stundenblättern sichtbar sind, kann es sein, dass sie einen Endsaldo anzeigen, der sich von Stundenblatt zu Stundenblatt erhöht. Dieser Saldo wird angezeigt, wenn Zeiten, die auf zuvor eingereichten Stundenblättern verbucht wurden, nicht exportiert wurden.
Der Endsaldo wird auf Null zurückgesetzt, wenn ein Export in die Lohnabrechnung generiert wird. Genauer gesagt, wenn das Buchungsdatum des Exports überschritten ist (d. h. das Ende der exportierten Periode oder das Datum, das im Exportverlauf als "Am Datum von" angegeben ist)
Beispiel
Wenn ein Mitarbeiter in Woche 1 zwei Überstunden leistet und sein Stundenblatt einreicht, hat er, solange die entsprechende Periode nicht exportiert wird, einen Endsaldo von 2 Stunden auf dem Stundenblatt von Woche 2.
Wenn er 1 zusätzliche Stunde in Woche 2 leistet, beträgt sein Endsaldo 3 Stunden, d.h. die Summe der noch nicht exportierten Stunden aus früheren Stundenblättern und der Bewegungen des aktuellen Stundenblatts.
Wenn ein Lohnbuchhaltungs-Export mit dem Sonntag der Woche 2 als Buchungsdatum erstellt wird, wird der Überstundensaldo an diesem Datum geleert, es gibt also keinen Rest mehr auf dem Stundenblatt der Woche 3.
Wenn hingegen ein Lohnbuchhaltungs-Export mit dem Sonntag der Woche 3 als Buchungsdatum erstellt wird, gibt es den Endsaldo bis zum Ende der Woche 3.
NB: Das Verhalten ist bei einer monatlichen Einreichung identisch.
Sonderfall: Generierter Export mit einem Buchungsdatum in der Mitte des Stundenblatts
- Wenn ein Export mit einem Buchungsdatum in der Mitte des Stundenblatts (Wochen- oder Monatsmitte) generiert wird, bleibt der Endsaldo bis zum Ende des Stundenblatts auf dem Stundenblatt.
- Wenn an einem Tag nach dem Buchungsdatum des Exports Überstunden eingereicht werden, finden sich diese im Endsaldo des nächsten Stundenblatts wieder.
Beispiel:
Ich mache 2 Überstunden in Woche 1.
Dann 1h am Montag der Woche 2 und 1h am Freitag der Woche 2
Wenn ich einen Export mit Mittwoch der Woche 2 als Buchungsdatum generiere, dann habe ich einen Endsaldo von 4h auf dem Stundenblatt der Woche 2.
Auf meinem Stundenblatt der Woche 3 hingegen habe ich nur noch 2h im Endsaldo, da meine Wochenregeln am Mittwoch nicht ausgelöst wurden und die Stunden daher nicht exportiert wurden.
NB: Wenn Sie eine Regel haben, die die negative Differenz berechnet, kann es in Woche 3 zu einem negativen Endsaldo kommen. Wenn Sie wie im obigen Beispiel am Freitag der Woche 2 1h weniger arbeiten (statt 1h mehr), haben Sie auf dem Stundenblatt der Woche 3 einen Endsaldo von -1h.
Erklärung der Anzeige auf Stundenblättern bei einer monatlichen Einreichung mit wöchentlichen Berechnungsregeln
Wenn Sie eine monatliche Einreichung und Regeln für die Berechnung von Zuschlägen auf Wochenbasis haben und die letzte Woche des Monats über den aktuellen und den nächsten Monat läuft, werden die Überstundenzuschläge auf dem Stundenblatt des nächsten Monats angezeigt.
Beispiel
November-Stundenblatt: 3h am 30. November angerechnete Überstunden
Dezember-Stundenblatt : 3h erscheinen in Rubrik ÜS25, obwohl auf dem Stundenblatt keine Überstunden sind.
Erklärung: Regel 1, die alle Überstunden berechnet, erfolgt tageweise, daher erscheinen 3h in der Rubrik ÜS auf dem November-Stundenblatt. Regel 2, die die Stunden zählt, die einen Zuschlag von 25% erhalten sollen, ist hingegen auf die Woche eingestellt, was bedeutet, dass die Berechnung am Ende der Woche (am Sonntag) erfolgt. So werden die Stunden, die Montag 30. November angerechnet werden, auf dem November-Stundenblatt nicht in der Rubrik ÜS25 verbucht, da die Berechnung Sonntag 6. Dezember erfolgt. Sie erscheinen daher auf dem Dezember-Stundenblatt wie in Screenshot 2.