Den Genehmigungsprozess für Abwesenheiten konfigurieren

Vor Beginn

Mit Timmi Abwesenheiten können Sie einen mehrstufigen Genehmigungsprozess einrichten, um sicherzustellen, dass Ihre Regeln für die Verwaltung von Urlaub und Fehlzeiten eingehalten werden. Dieses Arbeitsblatt erklärt Ihnen, wie Sie diesen Genehmigungsprozess einrichten können. 

Freigabestufen konfigurieren

Unter Einstellungen Präferenzen Genehmigungsprozess können Sie die Genehmigungsschritte für Anträge auf Abwesenheit oder Telearbeit festlegen. Der Prozess ist für alle Anträge einheitlich, unabhängig von der Art der Abwesenheit oder der Population.

Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Genehmigungsschritte, aber wir empfehlen, 2 oder 3 Schritte nicht zu überschreiten.

Genehmigenden definieren

Für jeden Schritt können Sie einen Genehmigenden nach Wahl ausfüllen:

  • der Manager
  • der Managers des Managers
  • der Abteilungsleiter
  • der personalisierte Timmi Abwesenheitsgenehmigende (früher Zweiter Urlaubsgenehmigender)
  • ein spezifischer Benutzer.

Der in Timmi Abwesenheiten personalisierte Genehmigende wird in der Benutzerkarte angegeben und ermöglicht Ihnen, eine andere Person als den Manager als Genehmigenden zu definieren. Genau wie im Feld Manager können Sie den Benutzer selbst ausfüllen, wenn Sie möchten, dass dieser Genehmigungsschritt übersprungen wird.

Alle Schritte des Prozesses garantieren

Sie können Anfragen zwingen, bestimmte Schritte zu durchlaufen, indem Sie die Blockadeeinstellung aktivieren. Dies hat den Effekt, dass der vorherige Schritt blockiert wird, wenn der Genehmigende nicht gefunden wird. Ein Genehmigender wird möglicherweise nicht gefunden, wenn er nicht in der Benutzerkarte (oder in der Abteilungsverwaltung) eingetragen ist oder wenn er keinen aktiven Vertrag mehr hat (bei Ausscheiden aus dem Unternehmen).

Achtung: wenn der Genehmigende nicht gefunden wird und der Schritt obligatorisch ist, kann der Antrag nicht genehmigt werden und es erfordert das Eingreifen eines Administrators, um die fehlenden Daten zu ergänzen.

Warnung bei nicht eingetragenem Feigebern

Timmi Abwesenheiten zeigt für jeden Schritt eine Warnung an, wenn Genehmigende für bestimmte Mitarbeiter nicht ausgefüllt sind. Wenn der Schritt nicht blockierend ist, bedeutet dies, dass er nicht für alle durch die Warnung hochgekommenen Mitarbeiter angewendet wird.

Wenn Sie auf die Anzahl der Mitarbeiter klicken, erhalten Sie eine Liste, mit der Sie die Informationen vervollständigen können. Es ist möglich, dass Genehmigende, deren Vertrag abgelaufen ist, immer noch in der Benutzerkarte angezeigt werden. Denken Sie daran, diese Information zu überprüfen.

Zusätzliche Benachrichtigungen konfigurieren

Sie können eine zusätzliche Benachrichtigung bei der vollständigen Genehmigung des Antrags einrichten.

Wahl des Genehmigenden zulassen

Es ist möglich, bestimmten Mitarbeitern die Wahl des Abwesenheitsgenehmigers zu überlassen, z.B. bei einem Projektleiter, der regelmäßig wechseln kann.

Dazu müssen Sie eine Rolle mit der Berechtigung „Seinen Genehmigenden wählen“ erstellen. Mit dem Umfang wird festgelegt, unter welchen Benutzern der Genehmigende ausgewählt werden kann.

 

Achtung: Die Wahl des Genehmigenden gilt für alle Schritte des Genehmigungsprozess.

Standardmäßig werden die Genehmigenden aus dem Genehmigungsprozess angeboten.

Sie können die Liste der Mitarbeiter, die ihren Genehmigenden auswählen können, auf der Seite „Prozesskonfiguration“ einsehen.

Benachrichtigungen für Konten ohne Genehmigung konfigurieren

Sie können Benachrichtigungen bei Anfragen einrichten, die auf Konten ohne Genehmigung gestellt werden. Diese Funktion ist besonders nützlich, um den Mitarbeitern mehr Autonomie zu geben und gleichzeitig die Information der Manager zu gewährleisten.

In der Konfiguration der Konten (Konfigurieren Konten) können Sie festlegen, ob sie genehmigungspflichtig sind oder nicht.

Die Aktivierung der Benachrichtigungen erfolgt über die Konfigurationsseite des Genehmigungsprozesses im Block Nicht genehmigungspflichtige Konten.

Über den Link können Sie alle genehmigungsfreien Konten anzeigen, die den Mitarbeitern zur Verfügung stehen (Konten, die für Administratoren vom Typ Krankheit reserviert sind, werden nicht angeboten). Sie können dann bei der Eingabe eine Person auswählen, die benachrichtigt werden soll.

Beachten Sie: Die Benachrichtigung wird nur bei der Eingabe durch den Mitarbeiter aus dem Modul Antrag versendet. Sie wird nicht gesendet, wenn die Abwesenheit von einem Administrator über das Modul Terminplanmanagement eingegeben wurde.

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