Bevor Sie beginnen
Mit Timmi Abwesenheiten können Sie einen mehrstufigen Freigabeweg einrichten, um sicherzustellen, dass Ihre Regeln für die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten eingehalten werden. Dieses Arbeitsblatt erklärt Ihnen, wie Sie diesen Freigabeweg einrichten können.
- Genehmigungsstufen konfigurieren
- Zusätzliche Benachrichtigungen konfigurieren
- Wahl des/der Genehmigenden zulassen
- Benachrichtigungen für Konten ohne Genehmigung konfigurieren
Genehmigungsstufen konfigurieren
Unter Einstellungen > Präferenzen > Freigabeweg können Sie die erwarteten Genehmigungsschritte für Abwesenheitsanträge definieren. Der Prozess ist für alle Anträge einheitlich, unabhängig von der Art der Abwesenheit oder der Personalgruppe.
Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Genehmigungsschritte, aber wir empfehlen, 2 oder 3 Schritte nicht zu überschreiten.
Genehmigende:n definieren
Für jeden Schritt können Sie eine:n Genehmigende:n nach Wahl ausfüllen:
- der Manager
- Manager:in des/der Managers:in
- der Abteilungsleiter
- der/die personalisierte Genehmigende für Timmi Abwesenheiten (früher Zweiter Urlaubsgenehmigende:r)
- ein:e spezifische:r Benutzer:in.
Der/die in Timmi Abwesenheiten personalisierte Genehmigende wird in der Benutzerkarte angegeben und ermöglicht Ihnen, eine andere Person als den/die Manager:in als Genehmigende:n zu definieren. Genau wie im Feld Manager können Sie den/die Benutzer:in selbst ausfüllen, wenn Sie möchten, dass dieser Genehmigungsschritt übersprungen wird.
Alle Schritte des Prozesses garantieren
Sie können erzwingen, dass Anträge bestimmte Schritte durchlaufen, indem Sie die Blockadeeinstellung aktivieren. Dies hat den Effekt, dass der vorherige Schritt blockiert wird, wenn der/die Genehmigende nicht gefunden wird. Ein:e Genehmigende:r wird möglicherweise nicht gefunden, wenn er nicht in der Benutzerkarte (oder in der Abteilungsverwaltung) eingetragen ist oder wenn er keinen aktiven Vertrag mehr hat (bei Ausscheiden aus dem Unternehmen).
Achtung: Wenn der/die Genehmigende nicht gefunden wird und der Schritt obligatorisch ist, kann der Antrag nicht genehmigt werden und es erfordert das Eingreifen eines/einer Administrators:in, um die fehlenden Daten zu ergänzen.
Warnung bei Fehlen des Eintrags des/der Genehmigenden
Timmi Abwesenheiten zeigt für jeden Schritt eine Warnung an, wenn für bestimmte Mitarbeitende keine Genehmigenden eingetragen wurden. Wenn der Schritt nicht blockiert, bedeutet dies, dass er nicht auf alle von der Warnung betroffenen Mitarbeitenden angewendet wird.
Wenn Sie auf die Anzahl der Mitarbeitenden klicken, erhalten Sie eine Liste, mit der Sie die Informationen vervollständigen können. Es ist möglich, dass Genehmigende, deren Vertrag abgelaufen ist, immer noch in der Benutzerkarte angezeigt werden. Denken Sie daran, diese Information zu überprüfen.
Zusätzliche Benachrichtigungen konfigurieren
Sie können eine zusätzliche Benachrichtigung bei der vollständigen Genehmigung des Antrags einrichten.
Wahl des/der Genehmigenden zulassen
Es ist möglich, bestimmten Mitarbeitenden die Wahl des/der Genehmigenden des Urlaubs zu überlassen, z.B. bei einem/einer Projektleiter:in, der/die regelmäßig wechseln kann.
Dazu müssen Sie eine Rolle mit der Berechtigung „Genehmigenden wählen“ erstellen. Mit der Einstellung wird festgelegt, unter welchen Benutzern:innen der/die Genehmigende ausgewählt werden kann.
Achtung: Die Wahl des/der Genehmigenden gilt für alle Schritte des Freigabewegs.
Defaultmäßig stehen die Genehmigenden aus dem Freigabeweg zur Verfügung.
Sie können die Liste der Mitarbeitenden, die ihren Genehmigenden auswählen können, auf der Seite „Prozesskonfiguration“ einsehen.
Benachrichtigungen für Konten ohne Genehmigung konfigurieren
Sie können Benachrichtigungen bei Anträgen einrichten, die auf Konten ohne Genehmigung gestellt werden. Diese Funktion ist besonders nützlich, um den Mitarbeitenden mehr Autonomie zu geben und gleichzeitig die Information der Manager:innen zu gewährleisten.
In der Konfiguration der Konten (Konfigurieren > Konten) können Sie festlegen, ob sie genehmigungspflichtig sind oder nicht.
Die Aktivierung der Benachrichtigungen erfolgt über die Konfigurationsseite des Freigabewegs im Block Nicht genehmigungspflichtige Konten.
Über den Link können Sie alle für Mitarbeiter:innen verfügbare Konten ohne Genehmigung anzeigen (Konten des Typs „Krankheit“, die für Administrator:innen bereitstehen sind, werden nicht angezeigt). Sie können dann bei der Eingabe eine Person auswählen, die benachrichtigt werden soll.
Bitte beachten Sie: Die Benachrichtigung wird nur bei der Eingabe durch den/die Mitarbeitende:n aus dem Modul „Antrag“ versendet. Sie wird nicht gesendet, wenn die Abwesenheit von einem/einer Administrator:in über das Modul Abwesenheitsverwaltung eingegeben wurde.