Optimieren Sie Ihre Onboarding-Verfahren: Neueinstellung, Vertragsänderung, Rückkehr nach langfristiger Abwesenheit ...

Bevor Sie beginnen

Das Onboarding-Verfahren ist einer der wichtigsten Punkte, um eine gute Integration Ihrer zukünftigen Mitarbeitenden zu gewährleisten. Es bietet die Gelegenheit, die unterschiedlichen Aktionen, die intern durchgeführt werden müssen, zu koordinieren und auch den zukünftigen Mitarbeitenden Vertrauen in ihre bevorstehende Integration zu geben.

Mit dem Modul Onboarding in Core HR soll dieses Verfahren so einfach und personalisiert wie möglich gestaltet werden. Ein Onboarding-Verfahren besteht aus drei Hauptelementen:

• Einer E-Mail, die an die zukünftigen Mitarbeitenden geschickt wird,
• Einem Formular, mit dem Sie die persönlichen Daten der Mitarbeitenden (in der Begrüßungs-E-Mail enthalten) erfassen können,
• Und einer Liste der Aufgaben, die intern ausgeführt werden sollen.

In diesem Hilfeblatt finden Sie einige Beispiele und Tipps zur Konfiguration Ihrer Onboarding-Verfahren, wenn diese noch nicht definiert sind oder wenn Sie nach neuen Praktiken suchen.

Sie werden auch feststellen, dass Sie mit diesem Modul andere Situationen als die Ankunft neuer Mitarbeitender bewältigen können, wie Vertragsänderungen oder die Rückkehr nach längerfristiger Abwesenheit, die eine besondere Nachsorge erfordern.

Den Eintritt neuer Mitarbeitender verwalten

Die Begrüßungs-E-Mail und das entsprechende Formular

Beim Eintritt neuer Mitarbeitender entstehen für Sie eine Reihe von rechtlichen Verpflichtungen, die es erforderlich machen, persönliche Informationen über die Mitarbeitenden zu erheben. Das Formular, dessen Link Sie in der Begrüßungs-E-Mail finden, wird Ihnen helfen, diese Informationen zu erheben.

Innerhalb des Formulars sind die am häufigsten angeforderten Daten die folgenden:

Daten zur Anmeldung der einzustellenden Person beim zuständigen Sozialversicherungsträger (DPAE)

• Anrede (Herr, Frau,....)
• Name und Vorname (zur Kontrolle durch die Mitarbeitenden)
• Geburtsname
• Geburtsdatum
• Geburtsort
• Sozialversicherungsnummer
• Wenn die Mitarbeitenden im Ausland sind, müssen Sie auch die Arbeitserlaubnis einholen.

Informationen für die Zahlung des Gehalts und gegebenenfalls für die Erstattung von Spesenabrechnungen:

• Name der Bank
• BIC
• IBAN
• Scan der Bankkontodaten

Für diese Elemente können Sie die zukünftigen Mitarbeitenden auch bitten, ihre Personalakte vorab mit den Informationen auszufüllen, die Sie auf eine allgemeinere Weise erfassen möchten, z. B.:

• Ein Foto, um Lucca zu personalisieren
• Einen Notfallkontakt
• Adresse
• Transportnachweise zur Deckung der Transportkosten
• Scan des Ausweises
• Familienstand
• Anzahl der Kinder
• ...

Alle Daten in der Personalakte können in Ihre Formulare integriert werden.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Personalisierung der Begrüßungs-E-Mail die Übermittlung von Informationen und Dokumenten, die den Mitarbeitenden die Vorbereitung ihrer Ankunft ermöglichen:

• Einführungsunterlagen zum Beruf, zum Unternehmen, ...,
• Auszufüllende und/oder zu unterzeichnende Dokumente,
• Interne Regelungen,
• Links zu externen Ressourcen,
• ...

Aufgabenlisten

Ein Neuankömmling erfordert auch die Mobilisierung zahlreicher Mitarbeitender und Abteilungen: Führungskraft, Teammitglieder, ein:e Sponsor:in, allgemeine Services, IT und HR, ... Diese verschiedenen Akteure haben die Aufgabe sicherzustellen, dass alle rechtlichen Verpflichtungen eingehalten werden und dass die Integration der Mitarbeitenden unter den besten Bedingungen erfolgt.

Dazu können Sie Aufgaben erstellen, die den gesetzlichen Verpflichtungen entsprechen:

Diese rechtlichen Aufgaben können durch operative Aufgaben ergänzt werden, mit denen die Ankunft der Mitarbeitenden vor Ort vorbereitet wird.

Außerdem können Sie Aufgaben hinzufügen, die die gute Integration der Mitarbeitenden in ihrem Team und im Unternehmen sicherstellen:

*In den Aufgabeneinstellungen haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Mitarbeitende auszuwählen, die für diese Aufgabe defaultmäßig für jedes Onboarding-Verfahren verantwortlich sind, oder anzugeben, dass die der Aufgabe zugewiesenen Mitarbeitenden beim Start des Verfahrens definiert werden.

Vertragsänderung

Die Einstellung von permanenten Mitarbeitenden nach einem Praktikum oder einem befristeten Vertrag ist üblich und umfasst bestimmte spezifische Rechtsverfahren. 

Dank des Onboarding-Moduls können Sie beispielsweise eine Liste für den Übergang von einem Praktikum zu einem unbefristeten Vertrag erstellen:

Für diese Aufgaben empfehlen wir Ihnen, Termine relativ zum Beginn des Onboarding anzugeben, damit deren Referenztermine nicht denen des ersten Vertrags entsprechen.

Was die Begrüßungs-E-Mail anbelangt, so können Sie sie vollständig anpassen, um die Mitarbeitenden über die Auswirkungen dieser Vertragsänderung zu informieren (Anspruch auf die Unternehmens-Krankenkasse, Rente, Zugang zu CSE, ...). Mit dem Formular können Sie sicherstellen, dass die Informationen in der Personalakte auf dem neuesten Stand sind.

Rückkehr von Mitarbeitenden nach einer langfristigen Abwesenheit

Die besonderen Fälle von langen Abwesenheiten wie Erziehungsurlaub, Sabbatjahr oder langfristiger krankheitsbedingter Urlaub führen auch zu rechtlichen Verpflichtungen, die Sie aus bestimmten Aufgabenlisten entnehmen können:

In diesem Fall können Sie den Mitarbeitenden mit der Begrüßungs-E-Mail eine gute Rückkehr wünschen. Das Formular stellt sicher, dass die Informationen in der Personalakte nach dieser langen Abwesenheit immer auf dem neuesten Stand sind.