Bevor Sie beginnen
Wenn Sie das Onboarding-Verfahren an jedes neue Mitarbeitendenprofil anpassen müssen, das Ihrem Unternehmen beitritt, dann sind Sie hier genau richtig!
Indem Sie mehrere Vorlagen für Begrüßungs-E-Mails und mehrere Formulare konfigurieren und verschiedene Aufgabenlisten im Modul erstellen, können Sie die am besten geeignete Konfiguration für Ihre nächsten Mitarbeitenden auswählen.
Unten sehen Sie, wie das Modul funktioniert.
Wenn Sie Beispiele oder Tipps wünschen, lesen Sie unsere zusätzlichen Datenblätter: Optimieren Sie Ihre Onboarding-Verfahren: Neueinstellung, Vertragsänderung, Rückkehr nach längerer Abwesenheit usw.
Einstellen und Anpassen Ihrer Vorlagen
Im Navigationsmenü, das Ihnen angezeigt wird, indem Sie auf die Schaltfläche Mitarbeitende des Banners klicken, stehen Ihnen zwei Schnittstellen zur Verfügung:
Eine Schnittstelle für Einstellungen
Mitarbeitende > Einstellungen > Onboarding
Die Konfigurationsschnittstelle ist in drei Teile unterteilt:
Begrüßungs-E-Mails
Die Begrüßungs-E-Mail ist die E-Mail, die an die persönliche E-Mail-Adresse der zukünftigen Mitarbeitenden gesendet wird, wenn das Onboarding gestartet wird. Diese E-Mail enthält den Link zum Formular für den HR-Datensatz und administrative Datensätze, die zur Vorbereitung des Eintritts verwendet werden. Sie können beliebig viele E-Mail-Vorlagen erstellen und eine defaultmäßige Vorlage definieren, die beim Starten des Onboardings im Voraus ausgewählt wird.
Formulare
Ebenso wie die Begrüßungs-E-Mail können Sie mehrere Eingabeformulare erstellen, um die zu erfassenden Informationen auf der Grundlage des Profils der Mitarbeitenden anzupassen.
Aufgabenlisten
Wenn Sie ein Onboarding-Verfahren starten, müssen Sie mindestens eine Aufgabenliste auswählen, die ausgefüllt werden muss, um die Ankunft der Mitarbeitenden vorzubereiten. Sie müssen zuerst die Aufgaben erstellen, bevor Sie sie zu verschiedenen Listen hinzufügen.
Eine Aufgabe kann mehreren Listen zugeordnet werden.
Eine Schnittstelle zur Verwaltung des Starts eines Onboardings.
Mitarbeitende > Onboarding
Über diese Schnittstelle können Sie jedes Verfahren starten und verfolgen, das für Ihre zukünftigen Mitarbeitenden durchgeführt wird.
Die Verfahren sind in mehrere Kategorien unterteilt:
– Zu starten: Entspricht zukünftigen oder neu eintretenden Mitarbeitenden, für die noch kein Verfahren gestartet wurde.
– In Bearbeitung: Entspricht allen laufenden Onboarding-Verfahren, für die das Formular noch nicht ausgefüllt und/oder noch nicht alle Aufgaben ausgeführt wurden.
– Zu schließen: Das Formular ist abgeschlossen und alle Aufgaben wurden erledigt. Sie müssen lediglich prüfen, ob die Mitarbeitenden erfolgreich integriert wurden und ihr Onboarding schließen, um es zu archivieren.
– Archiviert: In dieser Kategorie können Sie den Verlauf aller Onboarding-Verfahren finden.
Wichtige Funktionen
Verlauf der Verfahren: Sie haben jederzeit Einsicht in alle Verfahren, die geschlossen, unterbrochen oder abgebrochen wurden (nicht absichtlich gestartet).
Ein Onboarding neu starten: In mehreren Situationen müssen Sie möglicherweise das Onboarding für Mitarbeitende neu starten: Im Falle einer Rückkehr in das Unternehmen, nach einem Betriebswechsel oder wenn Sie versehentlich ein laufendes Verfahren unterbrochen haben.
Geben Sie einfach den Namen in die Suchleiste ein und klicken Sie auf „Neues Onboarding starten“.
Hinzufügen von Anhängen zu Begrüßungs-E-Mails: Sie können Dokumente in Begrüßungs-E-Mails anhängen (zu lesende, auszufüllende Dokumente usw.).
Aufgabenverantwortliche auf der Basis eines Datensatzes der Personalakte: Sie können benutzerdefinierte Datensätze aus der Personalakte als Aufgabenverantwortliche auswählen (IT-Manager:in, Sponsor:in ...). Diese Option ist verfügbar, wenn mindestens ein benutzerdefinierter Benutzertyp in Ihrer Personalakte vorhanden ist.
Neu verfügbare Tags: Sie können Willkommens-E-Mails und Aufgaben mit neuen Tags (Abteilung, Stellenbezeichnung, Führungskraft usw.) weiter anpassen.
Allgemeine verfügbare Informationen: Neben dem Namen der Mitarbeitenden stehen allgemeine Informationen zu den Mitarbeitenden zur Verfügung.