Poplee Core HR sendet verschiedene Benachrichtigungen an Benutzer:innen. In diesem Hilfeblatt werden diese Benachrichtigungen und ihre Funktionsweise aufgeführt.
Personalakte
Die Personalakte ist Quelle mehrerer Benachrichtigungen:
- Erstellen von Benutzer:innen
Wenn Sie neue Benutzer:innen erstellen, wird eine E-Mail an deren dienstliche E-Mail-Adresse gesendet. Diese Benachrichtigung kann von Fall zu Fall deaktiviert werden, bevor die Informationen gespeichert werden.
- Die E-Mail, um ein neues Passwort zu erstellen
Wenn Mitarbeitende ihr Passwort vergessen, können Sie eine E-Mail aus ihrer Personalakte auslösen, mit der sie ihr Passwort zurücksetzen können (Abschnitt Login > Passwortverwaltung).
- Warnungen bei Bearbeitungen
Sie können Warnungen konfigurieren, die Benachrichtigungen auslösen, wenn eine Bearbeitung durchgeführt wird. Sie werden unter Mitarbeitende > Einstellungen > Warnungen eingestellt. Sie können wählen, welche Datensätze überwacht werden sollen und wer die Warnungen erhält, wenn diese geändert werden.
- Warnungen zu Fälligkeitsdaten
Sie können Warnungen für ein Fälligkeitsdatum konfigurieren, die Benachrichtigungen auslösen, wenn dieses bestimmte Fälligkeitsdatum erreicht ist. Beispiel: Eine Benachrichtigung kann 1 Monat vor Ablauf der Probezeit für Neueinstellungen gesendet werden.
Onboarding
Wenn Sie ein Onboarding-Verfahren auslösen, werden mehrere E-Mails gesendet:
- Eine Begrüßungs-E-Mail
Die zukünftigen Mitarbeitenden erhalten eine E-Mail, in der sie begrüßt und gebeten werden, bestimmte Informationen über ein Formular auszufüllen.
- Benachrichtigung über zu erledigende Aufgaben
Alle für Aufgaben Verantwortliche werden benachrichtigt, wenn Sie ein Onboarding-Verfahren auslösen.
- Aufrufen einer Aufgabe
7 Tage vor Ablauf der Frist für eine Aufgabe erhalten die Verantwortlichen eine E-Mail.
- Überfällige Aufgabe
Sobald die Frist abgelaufen ist, erhalten die Verantwortlichen täglich eine E-Mail, in sie daran erinnert werden, die Aufgabe abzuschließen. Um die Erinnerung nicht zu erhalten, muss entweder angegeben werden, dass die Aufgabe abgeschlossen ist, oder das Zieldatum geändert werden.
- Ausgefülltes Formular
Sobald das Formular von den zukünftigen Mitarbeitenden ausgefüllt wurde, erhält der/die Initiator:in des Onboardings eine E-Mail-Benachrichtigung. Er/sie erhält auch eine Benachrichtigung, wenn das Formular geändert wird.
- Eingereichtes Formular
Sobald das Formular ausgefüllt wurde, erhalten die zukünftigen Mitarbeitenden eine Bestätigungs-E-Mail.
Offboarding
Wenn Sie ein Offboarding-Verfahren auslösen, werden alle für Aufgaben Verantwortlichen benachrichtigt. Genau wie bei Onboarding-Aufgaben wird 7 Tage vor dem Zieldatum eine Erinnerungs-E-Mail gesendet, danach eine E-Mail pro Tag nach Ablauf des Zieldatums.
Aktualisierungsanträge
Eine Benachrichtigungs-E-Mail wird gesendet, wenn Sie einen Aktualisierungsantrag initiieren. Es ist auch möglich, Follow-up-E-Mails an Benutzer:innen zu senden, die das Formular noch nicht ausgefüllt haben.
Personalmaßnahmen
Wenn Sie eine Personalmaßnahme starten, werden alle für Aufgaben Verantwortliche benachrichtigt. 7 Tage vor dem Zieldatum wird eine Erinnerungs-E-Mail gesendet, danach eine E-Mail pro Tag nach Ablauf des Zieldatums.
Exporte
Sie können die Erstellung von Datenexporten für Mitarbeitende automatisieren. Diese automatische Erstellung kann das Senden von E-Mails auslösen.
Erinnerungs-E-Mails
Defaultmäßig erhalten alle Benutzer:innen am Montagmorgen eine wöchentliche Erinnerung, um sie über alle Aktionen zu informieren, die für Lucca Anwendungen ausgeführt werden müssen. Diese Erinnerungen sind konfigurierbar und können pro Benutzer:in unter Mein Konto > Benachrichtigungen konfiguriert werden. Sie können diese E-Mails deaktivieren oder täglich aktivieren.