Bevor Sie beginnen
Diese neue Verwaltung ermöglicht es Ihnen, die Verträge Ihrer Mitarbeitenden zu historisieren, zu bereichern und anzupassen.
Funktionsweise
Im Navigationsmenü der Personalakte ist ein Abschnitt „Verträge“ verfügbar. Hier können Sie Verträge für Mitarbeitende erstellen, bearbeiten und löschen.
Jeder Unterabschnitt des Abschnitts Verträge betrifft einen Vertrag der Mitarbeitenden. Er kann beendet sein, in Bearbeitung oder soll in Zukunft erfolgen. Verträge werden in umgekehrt chronologischer Reihenfolge angezeigt.
Der Vertrag umfasst mindestens die folgenden Informationen:
- Datum des Vertragsbeginns,
- Betrieb,
- Sozial- und Berufskategorie,
- Vertragstyp,
- Datum des Vertragsendes.
Im Falle einer zukünftigen Änderung eines Elements dieses Vertrags (wie z. B. des Betriebs oder der Sozial- und Berufskategorie) können Sie eine Vertragsergänzung erstellen. Die Bearbeitungen werden für ein zukünftiges Datum geplant und automatisch angewendet. Sie finden auch die Verlauf der Bearbeitungen, die am aktuellen Vertrag vorgenommen wurden.
Wenn Mitarbeitende Verträge mehrmals gewechselt haben, können Sie in einem Drop-Down-Menü einen früheren, aktuellen oder zukünftigen Vertrag auswählen. Das Start- und Enddatum sowie die Anzahl der mit jedem Vertrag verknüpften Ergänzungen werden aufgelistet.
Das Vertragsdokument
Der Standardabschnitt „Verträge“ wurde kürzlich um einen Datensatz für Dateitypen ergänzt: Die wichtigsten Informationen des Mitarbeitendenvertrags sind nun zentralisiert.
Keine Sorge, wenn Ihre Dateien in benutzerdefinierten Datensätzen gespeichert werden: Wir haben das Importmodul erweitert, sodass Sie die Dateien in einem Bericht exportieren und dann in die Zielstandarddatensätze im Abschnitt Verträge erneut importieren können.
Einstellungen
Defaultmäßig werden 7 Vertragsvorlagen erstellt:
- Unbefristet,
- Zeitvertrag,
- Praktikum,
- Berufsausbildung,
- Zeitarbeit,
- Sonstige Verträge - Intern,
- Sonstige Verträge - Extern.
Sie können je nach Ihrer internen Funktion diese Vorlagen bearbeiten und neue erstellen, wenn Sie den Tab Einstellungen > Verträge wählen.
Innerhalb einer Vorlage können Sie Folgendes einstellen:
- Den Typ der Vorlage (unbefristeter Vertrag, befristeter Vertrag, Praktikum usw.). Dieser Typ definiert, welche Datensätze für diese Vorlage aktiviert werden können.
-
Die Bezeichnung der Vorlage, die in der Personalakte der Mitarbeitenden angezeigt wird
- Die Betriebe, die mit den Vorlagen verknüpft sind.
- Die Datensätze, die für die Vorlage aktiviert wurden. Welche Datensätze aktiviert werden können, hängt vom gewählten Vertragstyp ab. Für den Typ Praktikum kann beispielsweise der Datensatz „Praktikumsbetreuer:in“ hinzugefügt werden.
- Die Werte der Datensätze vom Typ „Werteliste“. Sie können bestimmte Werte aktivieren oder deaktivieren und benutzerdefinierte Werte hinzufügen.
Mit diesen verschiedenen Einstellungen können Sie Ihre Vorlage an Ihr Unternehmen anpassen. Sie benötigen beispielsweise je nach Dauer zwei Vorlagen für befristete Verträge, eine davon benötigt zwei Probezeiten, die andere nur eine.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Können Verträge gelöscht werden?
Ja, es ist möglich, Verträge zu löschen, mit Ausnahme des letzten. Mitarbeitende müssen mindestens einen Vertrag haben.
Ist es möglich, dem Vertrag weitere Datensätze hinzuzufügen?
Es können nur Datensätze hinzugefügt werden, die in Vertragsvorlagen aktiviert werden können.
Ist es möglich, in der Zukunft mehrere Verträge zu erstellen?
Ja, Sie müssen nur sicherstellen, dass sich die Verträge nicht zeitlich überschneiden. Um einen Vertrag für die Zukunft zu erstellen, müssen vorhandene Verträge ein Enddatum aufweisen.
Wer kann die Verträge der Mitarbeitenden anzeigen?
Vertragsdatensätze werden angezeigt, wenn für Benutzer:innen die Berechtigungen „Mitarbeitendenverträge anzeigen“ und/oder „Mitarbeitendenverträge bearbeiten“ aktiviert wurden.
Wenn Mitarbeitende den Betrieb oder die Sozial- und Berufskategorie wechseln, müssen wir dann jetzt einen neuen Vertrag erstellen oder wir nur den Datensatz bearbeiten?
Sie können einen Vertragszusatz erstellen. Sie planen die Änderung des Betriebs oder der Sozial- und Berufskategorie für die Zukunft, indem Sie ein Gültigkeitsdatum für die Bearbeitung festlegen. Sie können auch eine Datei und einen Grund für den Vertragszusatz anhängen.
Aus der Sicht der Lohnbuchhaltung wird die Sozial- und Berufskategorie oder der Betrieb nicht unbedingt angezeigt, andererseits muss der konventionelle Status der Mitarbeitenden in der Abrechnung erwähnt werden. Durch diesen Status erscheint oft der Begriff der Rahmenklassifizierung oder Nicht-Rahmenklassifizierung
In jedem Fall lassen beim Lesen der Abrechnung bestimmte Abgaben für Führungskräfte oder die möglichen Leistungen im Zusammenhang mit einem Betrieb keinen Zweifel an der Klassifizierung und dem Standort der Mitarbeitenden aufkommen.