Abrechnen der variablen Komponenten in Timmi Zeiterfassung

Vor Beginn

Die Hauptschwierigkeit bei der Zeiterfassung liegt in der Abrechnung der variablen Komponenten, die sich auf die Arbeitszeit des Mitarbeiters beziehen. Zu diesen variablen Vergütungskomponenten (VVK) gehören:

• Überstunden
• Nachtstunden
• Sonntagsstunden
• an einem Feiertag gearbeitete Stunden
• Prämien für Rufbereitschaft
  usw.

In der Praxis sind die Methoden zur Berechnung dieser verschiedenen VVK standardisiert, aber es gibt viele Kombinationen, die in jedem Betrieb oder für jede Population von Mitarbeitern des selben Betriebs praktiziert wird.

Stunden, die über die Referenzzeit hinausgehen

Die Referenzarbeitszeit stellt das erwartete Stundenvolumen dar, das von einer Population von Mitarbeitern in einer bestimmten Periode (Woche, Monat, Jahr...) erwartet wird. Dies ist das Arbeitsvolumen, das ein Mitarbeiter im Austausch für sein festes Gehalt leisten muss (nicht zu verwechseln mit der gesetzlichen Arbeitszeit, die die im Arbeitsgesetzbuch vorgesehene Referenzarbeitszeit ist und 35 Wochenstunden entspricht).

Die erste Art von VVK sind die Arbeitsstunden, die über diese Referenzzeit hinaus geleistet werden.

Diese positive Differenz (eine negative Differenz ist grundsätzlich anormal, da sie signalisiert, dass der Arbeitnehmer nicht genug gearbeitet hat) kann je nach Vertragsart unterschiedlich gehandhabt werden, führt aber immer zu einem Ausgleich in Form von Geld oder Freizeit für den Mitarbeiter.

Außerdem wird für diesen Ausgleich meist ein Zuschlag gezahlt, d.h. eine über die Referenzzeit hinaus geleistete Arbeitsstunde wird höher vergütet als eine innerhalb der Referenzzeit geleistete Arbeitsstunde. Hier findet sich übrigens die Triebfeder für den Übergang zur 35-Stunden-Woche wieder: Überstunden müssen so teuer sein, dass der Arbeitgeber die Schaffung einer neuen Stelle bevorzugt, anstatt von den bereits eingestellten Mitarbeitern mehr Arbeit zu verlangen.

Im klassischen Fall, der im Arbeitsgesetzbuch vorgesehen ist und bei dem die Referenzzeit die gesetzliche Arbeitszeit ist, wird für tatsächliche Arbeitsstunden, die pro Woche über 35 Stunden hinaus geleistet werden, ein Zuschlag von 25% bis zur 43. abgerechneten Arbeitsstunde und 50% darüber hinaus gezahlt. In diesem Beispiel wird die 36. Stunde eines Mitarbeiters, dessen Stundensatz 10€ betragen würde, mit 12,50€ vergütet, und die 44. Stunde mit 15€.

Eine Überstunde wird sowohl für ihre Basis (10€) als auch für ihren Zuschlag als Prozentsatz ihres Basispreises (25% von 10€) bezahlt. Wir gehen später darauf ein, warum dies wichtig ist.

Eine solche Überstunde kann entweder in Form von Geld oder in Form von Ruhezeit, die oft als „Ausgleich“ bezeichnet wird, vergütet werden.

Die Wahl wird manchmal dem Mitarbeiter überlassen, wobei eventuell zwischen dem Teil, der der Basis entspricht, und dem Teil, der dem Zuschlag entspricht, unterschieden wird (z.B. Einzug der Basis und Zahlung des Zuschlags). In jedem Fall muss der eventuelle Zuschlag angewandt werden.

Schließlich sei noch angemerkt, dass verschiedene Vertragsarten eine unterschiedliche Behandlung von Überstunden vorsehen: mit oder ohne Zuschlag, Modulation, Annualisierung... Diese Unterschiede beruhen meistens auf der Frequenz der Überstundenberechnung, die sich von der Woche, wie sie im Arbeitsgesetzbuch vorgesehen ist, unterscheidet. 

Zwischen Referenzzeit und gesetzlicher Arbeitszeit: Zeitausgleich und strukturelle Überstunden

Das Aubry-Gesetz hat die gesetzliche Wochenarbeitszeit zwar auf 35 Stunden gesenkt, doch ist es üblich, dass die von den Mitarbeitern verlangte Wochenarbeitszeit höher ist. Seitdem gelten die über diese Grenze geleisteten Stunden als Überstunden. Wenn z. B. der Betrieb eine Referenzarbeitszeit von 39 Stunden pro Woche vorsieht, leisten die Mitarbeiter jede Woche 4 Überstunden. Diese Überstunden können bezahlt oder durch Zeitausgleich vergütet werden.

Wenn sie bezahlt werden, werden diese Stunden als „strukturelle Überstunden“ bezeichnet, ihre Vergütung wird in den festen Teil des Gehalts des Mitarbeiters integriert, wobei eine Glättung über das Jahr erfolgt. In unserem Beispiel handelt es sich um die Vergütung für (4 Stunden * 52 Wochen) / 12 Monate = 17,33 Stunden. Sie müssen erhöht werden.

Sie können aber auch in Form von Tagen zur Arbeitszeitverkürzung (Zeitausgleich) vergütet werden.

Nehmen wir erneut den Fall von Mitarbeitern, die 39 Stunden pro Woche an 5 Tagen arbeiten, d.h. 39 / 5 = 7,8 Stunden pro Tag, und die im Laufe des Jahres 365 - 104 wöchentliche Ruhetage - 25 bezahlte Urlaubstage - 8 arbeitsfreie Feiertage = 228 Tage arbeiten.

Diese 228 Tage entsprechen 228 / 5 (Tage pro Woche) = 45,6 Arbeitswochen.

Diese Mitarbeiter leisten also (39-35) x 45,6 = 182,4 zusätzliche Arbeitsstunden im Jahr.

Diese 182,4 Stunden entsprechen jedoch 182,4 / 7,8 = 23,38 zusätzlichen Arbeitstagen im Vergleich zur gesetzlichen Arbeitszeit.

Und damit ebenso viele Zeitausgleiche im Jahr, die je nach Vereinbarung auf den nächsthöheren Tag oder halben Tag aufgerundet werden.

Natürlich wird hier der Überstundenzuschlag nicht angewendet, da der Zeitausgleich gerade dazu dienen soll, diese zu neutralisieren: Sie sind als eine Art im Voraus geplanter Ausgleich zu sehen, um Zuschläge zu vermeiden. 

Überstunden ohne Zuschlag

Im Rahmen des Arbeitsgesetzbuchs ist nicht jede Differenz für einen Zuschlag qualifiziert. Zumindest bei Vollzeitbeschäftigten müssen nur die Stunden bezahlt werden, die über die gesetzliche Arbeitszeit hinaus geleistet werden. Es ist möglich, dass ein Mitarbeiter mehr Stunden als geplant leistet, ohne die Zahlung von Überstunden auszulösen.

Nehmen wir das Beispiel eines Mitarbeiters mit einer 35-Stunden-Woche, der an seinem Donnerstag einen freien Tag (also 7 Stunden) nimmt und am Freitag eine Stunde länger arbeitet (also 8 statt 7 Stunden).

Er hat zwar eine Stunde mehr (29 Stunden tatsächliche Arbeitszeit und 7 Stunden Urlaub) als seine Referenzarbeitszeit in der Woche nachgewiesen, aber seine tatsächliche Arbeitszeit hat die 35 Stunden nicht überschritten. Eine solche Differenz entspricht Überstunden ohne Zuschlag, die manchmal auch als „Zusatzstunden“ bezeichnet werden (was normalerweise der Begriff für Überstunden von Teilzeitkräften ist). 

Die tatsächliche Arbeitszeit

Das Arbeitsgesetzbuch legt fest, dass die Arbeitszeit, die für die Überstunden gezählt werden muss, die „tatsächliche Arbeitszeit“ ist, die wie folgt definiert wird: „Zeit, in der ein Mitarbeiter oder Beamter dem Arbeitgeber oder der Verwaltung zur Verfügung steht und deren Anweisungen befolgt, ohne seinen persönlichen Aktivitäten frei nachgehen zu können“.

Wichtig ist, dass sich die tatsächliche Arbeitszeit manchmal von der Anwesenheitszeit (das ist die Zeit, die von Timmi Zeiterfassung gezählt wird) unterscheidet. Tatsächlich sehen einige Kollektivverträge die Einbeziehung von Zeiten außerhalb der Anwesenheit als der tatsächlichen Arbeitszeit gleichwertig vor. Im Allgemeinen gelten als tatsächliche Arbeit:

• Delegationsstunden von Personalvertretern,
• ärztliche Einstellungsuntersuchung und obligatorische medizinische Untersuchungen,
• Schulungszeiten auf Initiative des Arbeitgebers oder im Rahmen eines alternierenden Schulungsvertrags,
• Zeit für Meinungsäußerung,
• Zeit für Verhandlungssitzungen,
• Ersatzausgleich und obligatorische Gegenleistung in Form von Ruhepausen,
• Abwesenheiten aufgrund von familiären Ereignissen (Geburt, Hochzeit...)

Sofern keine anderen Vereinbarungen gelten (Betriebsvereinbarung, Kollektivvertrag), sind folgende Zeiten von der tatsächlichen Arbeitszeit ausgenommen:

• Pausen und Essenszeiten,
• Fahrtzeiten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz,
• Rufbereitschaftszeiten,
• Duschzeiten,
• An- und Ausziehzeiten,
• Stechuhrvorgänge,
• arbeitsfreie Feiertage

Wenn es sich bei diesen Ereignissen eher um Abwesenheit als um Anwesenheit handelt, sollen sie in Timmi Abwesenheiten verwaltet werden. Um sie jedoch in Timmi Zeiterfassung abrechnen zu können, können die VVK-Regeln die Dauer solcher Abwesenheiten abrufen. Dazu muss man die entsprechenden Abwesenheitskonten als „der tatsächlichen Arbeitszeit gleichgestellt“ setzen und in der Differenzsregel von Timmi Zeiterfassung den Eintrag "tatsächliche Arbeitszeit" wählen.

Stunden außerhalb der regulären Arbeitszeiten

Hier interessiert uns nicht die Differenz zwischen dem Gesamtvolumen der geleisteten Stunden und der Referenzzeit, sondern die Arbeit außerhalb des traditionellen Zeitplans. Dazu gehören z.B. Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit.

Im Arbeitsgesetzbuch und in Kollektivverträgen wird davon ausgegangen, dass diese Stunden aufgrund der damit verbundenen Erschwernis ausgeglichen werden. Die Basis einer solchen Stunde (die 10€ aus dem obigen Beispiel) ist nicht als VVK zu zahlen, sondern nur ihr Aufschlag (die 2,50€ bei einem Aufschlag von 25%).

Die Basis für diese Stunde ist entweder in der „Pauschale“ der Referenzarbeitszeit enthalten, dann wird sie über das Gehalt vergütet; oder sie ist einer Überstunde gleichgestellt und wird dementsprechend bezahlt oder ausgeglichen.

Diese Art von VVK, die „atypische Ereignisse in Bezug auf die Planung des Mitarbeiters“ darstellen, führen zu einer Bezahlung der Zuschläge.

Kumulierte Zuschläge

Für bestimmte Arbeitsstunden können mehrere Zuschläge gewährt werden. Eine Arbeitsstunde, die in der Nacht eines Sonntag-Feiertags geleistet wurde, ist z.B. eine Stunde. In der Regel sollte eine solche Stunde Anspruch auf alle drei Zuschläge geben, aber in einigen Kollektivverträgen oder Betriebsvereinbarungen ist vorgesehen, dass in solchen Situationen die Zuschläge nicht kumuliert sondern kombiniert werden müssen.

So wird manchmal vereinbart, dass nur der attraktivste Zuschlag zu berücksichtigen ist, oder dass beide Zuschläge zu einem dritten Zuschlag kombiniert werden, der nicht die Summe der beiden Zuschläge ist.

Diese Ausschlüsse von Zuschlägen werden durch die Regel „keine Kumulierung von Zuschlägen“ behandelt.

Manchmal sind solche Kumulationsausschlüsse auch bei Überstunden vorgesehen. Dies gilt z.B. in der Kollektivkonvention für öffentliche Bauarbeiter: „Die Zuschläge für Überstunden, außergewöhnliche Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit wird nicht kumuliert.

Nur das vorteilhafteste wird angewandt“. In diesem Fall muss die Überstundenbasis korrekt behandelt werden, selbst wenn zwischen den Konten ‚Nur VVK-Zuschlag“ und „Zuschlag + Basis“ unterschieden werden muss.