Ein Update anfordern

Bevor Sie beginnen

Durch die Anforderung eines Updates in Core HR kann die HR-Abteilung sicherstellen, dass die Daten der Mitarbeitenden aktuell sind, Informationen stapelweise verbreiten und die Aktualisierungen aller Mitarbeitenden individuell verfolgen.

Einige Anwendungsbeispiele

Hier sind die wichtigsten Anwendungsfälle:

Aktualisierung: Senden eines Formulars nach 1 Jahr Verwendung von Core HR an das gesamte Unternehmen zur Überprüfung der Basisdaten (Name, Anschrift, BIC, IBAN usw.)

Neue Datenelemente: Einleiten einer Anforderung nach Hinzufügen eines neuen Datenelements in die Personalakte, nur für das betreffende Datenelement. Beispiel: Im Rahmen der Organisation von Erste-Hilfe-Schulungen müssen Sie Ihre bereits geschulten Mitarbeitenden auflisten. Sie fügen die Daten des Erste-Hilfe-Zertifikats in der Personalakte hinzu und senden eine Aktualisierungsanforderung für diese Daten.

Rollout von Core HR für eine neue Personalgruppe: Verwendung der Personalakte für einen neuen Standort. Sie importieren die Informationen, die Sie in „Ihrer Excel-Datei“ haben, und bitten diese neue Personalgruppe, diese Informationen zu prüfen/zu vervollständigen.

Aktivieren des Moduls

Gehen Sie zu dem „Zahnrad“ oben rechts und dann zu „Rollen“. Sie müssen die Berechtigung „Aktualisierungsanforderungen verwalten“ aktivieren.

Wählen Sie die Aktionsbereiche basierend auf dem Zugriff, den Sie Ihren Mitarbeitenden gewähren möchten.

Beispiel:

Manager:in + betreute Mitarbeitende

Administrator:innen + alle Abteilungen oder eine Reihe von Abteilungen und Unterabteilungen ...

Einleiten einer Aktualisierungsanforderung

Über Mitarbeitende > Aktualisierung haben Sie jetzt Zugriff auf das Modul Aktualisierungsanforderung.

Hier können Sie vergangene Anforderungen und den Status der aktuellen Anforderung sehen oder eine neue Anforderung erstellen:

Auswahl einer Personalgruppe

Wählen Sie die Liste der zu aktualisierenden Daten (Adresse, Notfallkontakt, BIC, ...).

Verwenden Sie die Leiste „Erläuterung“, mit der Sie beispielsweise das gewünschte Format der Antwort (Kleinbuchstaben, Großbuchstaben...) oder den Kontext der Datenanforderung angeben können.

Je genauer und transparenter Ihre Anfragen sind, desto einfacher ist es für Ihre Mitarbeitenden, ihre Informationen einzugeben.

Passen Sie das Formular und die Nachricht, die Sie Ihren Mitarbeitenden senden, an.

Titel und Text der E-Mail können entsprechend Ihren Anforderungen und der Nachricht, die Sie an Ihre Mitarbeitenden senden möchten, bearbeitet werden.

Verfolgen des Fortschritts der Anforderung

Es ist möglich, den Fortschritt der Aktualisierungen für alle Mitarbeitenden zu verfolgen („abgeschlossen“ oder „noch abzuschließen“).

Sie können auch Mitarbeitende, die ihre Daten noch nicht aktualisiert haben, über eine Erinnerungs-E-Mail erinnern. Hier eine Vorschau:

Auch wenn sich die Daten der Mitarbeitenden nicht geändert haben, müssen sie dennoch ihre Daten aufrufen und überprüfen, ob die eingegebenen Daten noch aktuell sind.

Tipp: Sie können Ihrer Anfrage mit den Tastenkombinationen Emoji Windows + „;“ oder cmd ⌘ + Leerschritt etwas mehr Freundlichkeit verleihen.