Bevor Sie beginnen
Mit dem Modul Berichte können Sie die Daten Ihrer Benutzer:innen verwenden und benutzerdefinierte Berichte erstellen. Diese Berichte sind besonders nützlich, um eine Bestandsaufnahme der fehlenden Daten in den Benutzer:innenstammblättern Ihrer Mitarbeitenden vorzunehmen. Basierend auf den Ergebnissen dieser Berichte können Sie eine Aktualisierungskampagne in Poplee erstellen.
In diesem Artikel werden folgende Themen behandelt:
- Wie erstelle ich einen Bericht?
- Wie kann ich die im Bericht verfügbaren Daten hinzufügen/bearbeiten?
- Wie filtere ich die Berichtsergebnisse?
- Wie kann ich einen Bericht anzeigen und downloaden?
- Wie speichere ich die Berichtsvorlage als Vorlage?
- Wie kann ich einen Bericht freigeben?
Wie erstelle ich einen Bericht?
In der Navigationsleiste auf der linken Seite können Sie über Mitarbeitende und dann Berichte eigene benutzerdefinierte Berichte erstellen oder auf vorgespeicherte Berichte zugreifen. Diese Berichte können im CSV-Format und in einen ZIP-Ordner zur Verwendung als Anhang exportiert werden.
Klicken Sie beim Bericht auf „+“-, um aus der Datenliste eine eigene Tabelle zu erstellen.
Wie kann ich die im Bericht verfügbaren Daten hinzufügen/bearbeiten?
Um dem Bericht Daten hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf die Bezeichnung. Die ausgewählten Daten werden in der rechten Spalte angezeigt. Sie können das Suchfeld auch verwenden, um schnell ein Datenelement in der Liste zu finden.
Der erste Datensatz in der ausgewählten Datenspalte ist die erste Spalte des Berichts usw. Defaultmäßig ist der Datensatz „Name“ die erste Spalte des Berichts. Sie können die Anordnung der Spalten des Berichts bearbeiten mittels Drag-and-Drop an den jeweiligen Datensätzen wählen.
Wie filtere ich die Berichtsergebnisse?
Defaultmäßig zeigt der Bericht Daten für alle Benutzer:innen an. Sie können Filter hinzufügen, um nur eine bestimmte Gruppen von Benutzer:innen anzuzeigen. Der Bericht zeigt nur Benutzer:innen an, die alle Kriterien erfüllen.
- Wählen Sie den Datensatz, der, nach denen Benutzer:innen gefiltert werden soll.
- Wählen Sie den Operator (Operatoren variieren je nach Datensätzen).
- Wählen Sie den gewünschten Wert.
Sie können zusätzliche Filter hinzufügen, indem Sie auf den Link „Erweiterten Filter hinzufügen“ klicken.
Sie können auch Daten von ausgeschiedenen Mitarbeitenden ausschließen/einbeziehen (vorausgesetzt, Sie haben die Berechtigung für den Zugriff auf ausgeschiedene Mitarbeitende). Defaultmäßig werden ausgeschiedene Mitarbeitende nicht in der Auswertung angezeigt.
Wie kann ich einen Bericht anzeigen und downloaden?
Nachdem Sie Ihre Daten und Filter ausgewählt haben, können Sie:
- den Bericht anzeigen
- den Bericht im CSV-Format downloaden, der dann in Excel verwendet werden kann
- eine ZIP-Datei downloaden, die alle Berichtsdaten im angefügten Format enthält (z. B. Fotos)
Wenn Ihr Bericht als Vorlage gespeichert ist, können Sie auf diese über die Startseite des Berichtsmoduls und über die Drop-Down-Liste „Auswahl einer Vorlage“ zugreifen.
Wie speichere ich die Berichtsvorlage als Vorlage?
Um zu vermeiden, dass jedes Mal derselbe Bericht erstellt werden muss, können Sie die Vorlage speichern. Klicken Sie dazu auf das Symbol „Speichern“ und geben Sie die gewünschte Bezeichnung ein. Nachdem die Berichtsvorlage gespeichert wurde, ist sie in der Drop-Down-Liste „Vorlage auswählen“ verfügbar.
Wie kann ich einen Bericht freigeben?
Wenn Sie einen Bericht freigeben, können ausgewählte Benutzer:innen den von Ihnen gespeicherten Bericht verwenden, einschließlich der Spalten und Filter, die Sie angewendet haben. Wenn Sie diese Elemente ändern, gilt dies für alle Benutzer:innen, die an Ihrem Bericht arbeiten.
Ein freigegebener Bericht kann nur vom Autor umbenannt oder bearbeitet werden. Mitarbeitende, für die Sie eine Vorlage freigeben, haben die Möglichkeit, sie zu duplizieren, um Verantwortliche:r der Vorlage zu werden.
Es ist möglich, einen Bericht für Mitarbeitende freizugeben, solange der Vor- und Nachname angezeigt werden. Wenn Mitarbeitende keinen Zugriff auf das Berichtsmodul haben, können sie den Bericht nicht verwenden. Um Zugriff zu gewähren, muss die Rolle bearbeitet werden.