Bevor Sie beginnen
Das Onboarding-Modul von Core HR sorgt für die richtige Eingliederung Ihrer zukünftigen Mitarbeitenden in Ihr Unternehmen. Es besteht aus 2 Teilen: dem Formular zur Erhebung von Verwaltungsinformationen und dem/der Eingliederungsaufgaben-Verantwortlichen.
Das Formular zur Erhebung von Verwaltungsinformationen
Zwischen der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags der Mitarbeitenden und ihrer Ankunft tauscht die Personalabteilung E-Mails mit den zukünftigen Mitarbeitenden aus, um ihren administrativen Informationen (Bankkontodaten, IBAN, Adresse usw.) abzurufen. Die HR-Abteilung gibt diese Informationen dann erneut in die Personalakte ein.
Mit dem Onboarding-Modul können Sie diesen Schritt automatisieren, indem Sie eine E-Mail an die Mitarbeitenden senden, die ein Formular zur Informationsanforderung enthält:
der/die Eingliederungsaufgaben-Verantwortliche.
Die Begrüßung neuer Mitarbeitender erfordert die Koordination vieler Beteiligter. Es ist eine Logistik mit präzisem Timing. Im Modul Onboarding können Sie alle auszuführenden Aufgaben definieren, um eine gute Integration der Mitarbeitenden zu gewährleisten.
Einige Aufgaben finden vor dem Eintreffen der Mitarbeitenden statt (Daten zur Anmeldung der einzustellenden Person beim zuständigen Sozialversicherungsträger (DPAE), Kauf eines PCs...) Andere müssen am Tag der Ankunft durchgeführt werden (Besuch des Betriebsgeländes, Schulung...). Es gibt auch Aufgaben, die in den Monaten nach der Ankunft zugewiesen werden können, um eine ordnungsgemäße Integration sicherzustellen (Was mir aufgefallen ist, 30-Tage-Überprüfung...).
Jede Aufgabe ist Verantwortlichen zugewiesen und hat eine Frist für den Abschluss. Wenn die Frist überschritten wird, wird der/die Verantwortliche täglich per E-Mail benachrichtigt, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.
Onboarding aktivieren
Einstellung des Onboardings
Nach dem Start des Onboardings müssen Sie Ihr Onboarding-Verfahren anpassen.
Auswahl der E-Mail-Vorlage
Diese Vorlage wird zu Beginn des Onboardings neuer Mitarbeitender angeboten. Es kann beim Start des Onboarding für die Mitarbeitenden erneut angepasst werden.
Wir empfehlen Ihnen, den zukünftigen Mitarbeitenden eine Bestätigung zu senden, indem Sie in dieser E-Mail Folgendes beschreiben:
- Die erwartete Anfangsuhrzeit
- Der Arbeitsort des ersten Tages und die Zugangsmöglichkeiten (Digicode...)
- Der typische Zeitplan für den ersten Tag
- Der empfohlene Dresscode
Auswahl der Informationen, die erfasst werden sollen
In diesem Formular können Sie alle Felder Ihrer Personalakte hinzufügen. Wenn Sie Daten benötigen, die nicht vorhanden sind, reicht es aus, diese aus der Verwaltung Ihrer Personalakte zu erstellen.
Anpassen des Formulars
Das Onboarding-Formular ist der erste Kontakt der Mitarbeitenden mit Ihrem Informationssystem. Es ist daher interessant, es in Ihren Farben zu präsentieren. Zu diesem Zweck wird ein Anpassungs- und Vorschaublock bereitgestellt.
Aufgabendefinition
Im Modul Onboarding können Sie Aufgabenvorlagen definieren, die Ihnen bei Ankunft von Mitarbeitenden vorgeschlagen werden. Die meisten unserer Kunden verfügen über mehr als 40 Aufgabenvorlagen, die vom Kauf von Hardware über die Definition des Schulungsprogramms bis hin zur Erstellung in der Lohnbuchhaltungssoftware reichen.
Sie können vordefinierte Aufgaben verwalten, indem Sie auf „Aufgaben verwalten“ klicken. Die Verwendung der Beschreibung ermöglicht es, die Aufgabe detailliert zu beschreiben und Verknüpfungen zur Unterstützung der Realisierung hinzuzufügen.
Tipps:
- Wenn Sie Aufgaben haben, die nicht für alle Ihre Mitarbeitenden gelten, können Sie den Namen der Aufgabenvorlage [MARKETING], [PRAKTIKANT] oder [STANDORTLYON] voranstellen. So können Sie die relevanten Aufgaben für jede Geschäftseinheit oder jeden Geschäftsbereich leicht identifizieren. Dadurch können Sie Aufgaben löschen, die sie nicht betreffen, wenn Sie ein Onboarding starten.
- Eine Aufgabe hinzufügen: „Fragen Sie die Mitarbeitenden 30 Tage nach seiner Ankunft, wie ihr Onboarding verbessert werden kann“, und weisen Sie sie sich selbst zu. Dadurch können Sie die Aufgabenvorlagen anpassen und einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus Ihres Onboarding-Verfahrens durchführen.
Start eines Onboardings
Erstellen von Benutzer:innen
Verwenden Sie das Verzeichnis, um Mitarbeitende hinzuzufügen.
Die persönliche E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden wird verwendet, um den Link zum Formular zu senden. Das Onboarding-Modul bietet Ihnen dann die Möglichkeit, sich an die zukünftigen Mitarbeitenden zu wenden:
Anpassen der Aufgabenliste
Aufgaben können zu diesem Zeitpunkt bearbeitet werden, um die zu integrierenden Mitarbeitenden anzupassen.
Benachrichtigungen werden bei der Erstellung von Aufgaben verschickt, und beim Überschreiten der Frist wird täglich eine Erinnerung verschickt.
Aufgaben-Verantwortliche verfügen über einen Link, mit dem sie die Aufgabe aus der Benachrichtigung validieren und von der Startseite aus auf ihre Aufgabenliste zugreifen können.
Überwachung von laufenden Onboardings
Mit dem Onboarding-Modul können Sie alle Mitarbeitenden mit laufendem Onboarding verfolgen. Sie können das Formular prüfen, überfällige Aufgaben verfolgen und das Onboarding-Verfahren abschließen, wenn alle Aufgaben erledigt sind.
Startseite
Zukünftige Mitarbeitende erscheinen zwei Wochen vor ihrem Ankunftsdatum auf der Startseite:
Sie können sie ausblenden, indem Sie diese Berechtigung entfernen: