Bevor Sie beginnen
Mit Lucca Absences können Manager:innen ihre Rechte zur Genehmigung von Urlaubsanträgen an andere Mitarbeitende delegieren, und zwar für einen bestimmten Zeitraum, dauerhaft oder während des Urlaubs. Diese Delegation ermöglicht also einer dritten Person, Anträge zu genehmigen, während die Rechte beim/bei der regulären Manager:in verbleiben.
Übertragung aktivieren
1. Aus dem Menü Genehmigung von Lucca Absences
Wenn die Delegation aktiviert ist, erhalten sowohl der/die Beauftragte als auch der/die reguläre Genehmigende bei einem Antrag die Benachrichtigungsmail und haben in ihrem Tab Genehmigung Zugriff auf den Antrag.
Die Delegation kann vom Modul Genehmigung aus aktiviert/deaktiviert werden, indem Sie auf „Delegation verwalten“ klicken.
Es muss ein Delegationszeitraum ausgewählt werden:
- während meines Urlaubs (wenn der/die reguläre Genehmigende abwesend ist)
- dauerhaft
- über einen bestimmten Zeitraum (von ... bis ...)
2. Aus der Personalakte eines/einer Mitarbeitenden
In der Personalakte des/der Mitarbeitenden gibt es ein Feld für die Übertragung. Letzteres wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie Lucca Absences durchlaufen haben. Sie können es jedoch direkt bearbeiten und die Person angeben, auf die übertragen wird, sowie den gewählten Zeitraum.
Häufig gestellte Fragen
Ich möchte für eine:n Mitarbeitenden 2 Genehmigende festlegen, ohne dass eine doppelte Genehmigung erforderlich ist. Ist dies mit der Übertragung möglich?
Sie müssen eine:n Manager:in für den/die Mitarbeitende:n und dann eine:n ständige:n Beauftragte:n für den/die Manager:in festlegen.
In diesem Fall werden sowohl der/die Manager:in als auch der/die Beauftragte bei einem Abwesenheitsantrag benachrichtigt und beide können ihn genehmigen (entweder der/die eine oder der/die andere).
Wenn der/die Manager:in an eine:n betreute:n Mitarbeitende:n delegiert, kann diese:r seine/ihre eigenen Anträge nicht genehmigen.
Kommen bei der Rückkehr des/der Managers/Managerin die Anträge, die übertragen wurden, wieder an ihn/sie zurück?
Der/die Beauftragte ist für die Genehmigung verantwortlich geworden; er/sie behält den Zugriff auf diesen Antrag im Tab Genehmigung, solange dieser noch nicht bearbeitet wurde.
Der/die Manager:in kann auch über den Tab Genehmigung in Lucca Absences auf die delegierten Anträge zugreifen: Er/sie sieht die eigenen Anträge auf dem ersten Tab und auch die Anträge, die an seine.n/ihre.n Beauftragte:n weitergeleitet wurden, auf dem Tab „Andere Genehmigende“.
Die Übertragung nach Betrieb
Es ist als Administrator:in möglich, einen Umfang für die Delegation festzulegen, sodass die Benutzer:innen nur auf bestimmte Mitarbeitende zugreifen können, um die Genehmigung ihrer Spesenabrechnungen, Abwesenheiten und der Zeiterfassung zu übernehmen.
Um diese Änderung vorzunehmen, müssen Sie Administrator:in sein und Zugriff auf die Rollen haben, indem Sie wie folgt vorgehen: