Einstellen der Rollen auf Lucca

Vor Beginn

Eine Rolle ist eine Anzahl von Rechten, die für den oder die Benutzer festlegen, welche Rolle ihm zugeordnet wird, was er berechtigt ist zu sehen und/oder zu tun, wenn er sich mit Lucca verbindet. Dies beantwortet folgende Frage: Auf welche Anwendungen haben die Benutzer mit dieser Rolle Zugriff? Welche Daten können sie sehen und an diesen ändern?

Folgende Rollen sind defaultmäßig vorhanden: „Benutzer“, „Manager“ oder „Administrator“. Weiterhin können zusätzliche Rollen (in unbegrenzter Zahl) erstellt werden, wie „Buchhalter“, „Benutzer mit Zugriff nur auf Timmi Abwesenheiten“, „Beauftragter des Unternehmens“ oder jegliche andere Funktion im Unternehmen.

Lucca bietet die beiden folgenden Arten von Rollen:

  • Die Hauptrolle entspricht den hauptsächlichen Zugangsrechten eines Benutzers. Es kann nur eine geben.
  • Die sekundäre Rolle ermöglicht, zusätzlich zur Hauptrolle, den Zugang auf weitere Funktionen. Ein Benutzer kann über mehrere sekundäre Rollen verfügen. Die sekundären Rollen werden meist verwendet, um die Hauptrolle mit zusätzlichen Funktionen zu vervollständigen, die sich an bestimmte Mitarbeiter richten.

Dieses Merkblatt erklärt, wie Sie eine sekundäre oder Hauptrolle hinzufügen und erstellen können. Weitere Informationen finden Sie in diesem zweiten Merkblatt So weisen Sie einem Benutzer eine Rolle zu.

Zugriff auf die Verwaltung der Rollen

Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts in der Navigationsleiste und anschließend auf die Registerkarte „Rollen“, um auf die Verwaltung dieser zuzugreifen:

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Wenn Sie keinen Zugriff auf die Einstellungen haben, können Sie sich an den Lucca-Help Desk wenden.

Einfach nach einer vorhandenen Rolle suchen

Es sind bereits zahlreiche Datenbanken mit voreingestellten Rollen vorhanden, damit Sie genau die richtige finden können. Verwenden Sie hierfür die Filterleiste der Rollen, um eine Suche zu starten:

  • Nach Benutzername, indem Sie ein @ dem Namen und Vornamen vorsetzen (siehe Screenshot unten rechts).
  • Nach Rollenbezeichnung (siehe Screenshot unten links).
  • Nach Lösung, indem Sie ein # dem Namen der Lösung vorsetzen.

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Eine Rolle erstellen oder bearbeiten

Nachdem Sie auf die Verwaltung der Rollen zugegriffen haben, verfügen Sie über zwei Möglichkeiten, wenn Sie:

  • eine Rolle erstellen möchten: Klicken Sie auf „Rolle hinzufügen“. Sie können jetzt die Rolle benennen, falls es sich um eine Hauptrolle handelt (wie es der Name bereits sagt, verfügt diese über die hauptsächlichen Benutzerrechte). Eine sekundäre Rolle „vervollständigt“ lediglich die Hauptrolle.

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Die Reihenfolge, in der die Hauptrollen angezeigt werden, ist besonders wichtig, da der Administrator (1), wie im nachstehenden Beispiel gezeigt, keine höhere Rolle als seine eigene einem anderen Mitarbeiter (2) zuweisen kann, sondern beispielsweise nur die Benutzerrolle (2). Deshalb ist es grundlegend, die höchsten Rollen den höchsten Ebenen zuzuordnen. Klicken Sie auf die drei horizontalen Balken links des Namens einer Rolle, um diese zu verschieben.

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  • Rolle bearbeiten: Klicken Sie direkt auf die jeweilige Bezeichnung der Rolle.

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Sie haben jetzt Zugriff auf die detaillierten Einstellungen der Rolle, so wie dies nachstehend abgebildet ist:

  • Drei Registerkarten:
    • Berechtigungen: Aktivieren/Deaktivieren des Zugriffs auf die Anwendung mit dieser Rolle und die dortige Berechtigungsverwaltung der Einsichten und Eingriffe (siehe entsprechender Abschnitt unten).
    • Benutzer: Anzeigen der Benutzer, denen diese Rolle zugewiesen wurde und eventuelles Hinzufügen neuer Benutzer zu dieser Rolle (siehe Merkblatt: Eine Rolle einem oder mehreren Benutzern zuweisen).
    • Betriebe: Verwalten des Bereichs dieser Rolle in einem oder mehreren Betrieben (siehe entsprechender Abschnitt unten).
  • Der mögliche Aufruf des Verlaufs dieser Rolle (über einen Hyperlink).
  • Die Schaltflächen mit den Symbolen: mceclip6.png
    • Bleistifte, um den Titel der Rolle zu bearbeiten.
    • Duplizieren, um die Rolle zu kopieren.
    • Der Papierkorb löscht die Rolle dauerhaft (es sei denn, es sind weiterhin Benutzer dieser Rolle zugeordnet).

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Details der Rollenberechtigung

Auf der Registerkarte „Berechtigung“ können Sie Folgendes festlegen:

  1. Die Anwendungen, auf die die Personen mit dieser Rolle zugreifen können. Klicken Sie auf die gewünschte Anwendung, beispielsweise auf „Cleemy Spesenabrechnungen“, um Rechte hinzuzufügen.
  2. Das Recht des Benutzers, wenn er auf die Anwendung(en) zugreift, indem er auf die entsprechende Berechtigung klickt.
  3. Der Anwendungsbereich der Berechtigung.

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Im nachstehenden Screenshot haben wir Zugriff auf Cleemy Spesenabrechnungen gegeben, damit der Benutzer für sich „in die Spesenabrechnungen einsehen“ kann und „Kosten eingeben“ kann. Es wäre ebenfalls möglich gewesen, Zugriff auf weitere Anwendungen zu gewähren (z. B. Timmi Abwesenheiten und Pagga Entgeltabrechnung).

 

Wir hätten ebenfalls den Anwendungsbereich der Berechtigung auf andere Benutzer erweitern können. Dies hätte praktisch sein können, wenn es sich beispielsweise um die Einstellung einer Rolle vom Typ Manager, Abteilungsleiter oder Administrators gehandelt hätte. Klicken Sie hierfür auf das Symbol „+“, das beim Mouseover rechts des bereits dem Benutzer zugeordneten Bereichs erscheint.

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Wie im GIF oben zu sehen ist, sind unterschiedliche Zugriffsbereiche vorhanden:

- Nach Abteilung: begrenzt den Anwendungsbereich je nach Struktur der Abteilungen.

  • Abteilungen der Ebene X: betrifft alle Benutzer, die der Abteilung der Ebene X und den untergeordneten Ebenen zugewiesen sind, indem die Ebene des Mitarbeiters mit der Rolle ausgewählt wurde. Hier muss somit die Struktur der Abteilungen von der Position des Mitarbeiters mit der Rolle nach oben hin bis zur Ebene X verfolgt werden, um die Liste aller Mitarbeiter dieses Teils der Struktur erstellen zu können.
  • Abteilung und Unterabteilungen: hierbei handelt es sich um alle Mitarbeiter einer Abteilung, der auch die Benutzer mit dieser Rolle angehören, sowie alle diese, die eventuell den Unterabteilungen angehören.
  • Nur Abteilung: es handelt sich um alle Mitarbeiter einer Abteilung, der auch die Benutzer dieser Rolle angehören.

 

- Nach Kontext:

  • Manager: bezieht sich auf den Manager des Benutzers, der über diese Rolle verfügt.
  • Benutzer: bezieht sich auf den Benutzer, der selbst über diese Rolle verfügt.
  • Betreute Mitarbeiter: bezieht sich auf alle Mitarbeiter, deren Manager der Benutzer mit dieser Rolle ist. Dies ist besonders praktisch, um die Rolle vom Typ Manager einzustellen!
  • Mitarbeiter mit demselben Manager
  • Spezifische(r) Benutzer

 

Eine einzige Berechtigung kann über mehrere Aktionsbereiche verfügen. Die Personen mit dieser Rolle können in die Details der Struktur ihrer betreuten Mitarbeiter sowie in ihre eignen Details einsehen.

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Begrenzen der Rolle je nach Betrieb

Auch der Aktionsbereich aller Berechtigungen einer Rolle kann auf ein oder mehrere Betriebe beschränkt werden. Greifen Sie hierfür auf die Registerkarte Betrieb einer Rolle zu und markieren Sie die betroffenen Betriebe. Die Personen in diesem Beispiel mit der Rolle Timmi Abwesenheiten – Administrator UK können nur Aktionen an Personen des Betriebs Lucca UK ausführen.

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Eine Rolle einem Benutzer zuweisen

Gute Arbeit! Sie haben die Rolle erstellt. Jetzt müssen Sie diese nur noch den Benutzern zuordnen, indem Sie den Anweisungen im folgenden Merkblatt folgen: Eine Rolle einem oder mehreren Benutzern zuordnen.

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