Bevor Sie beginnen
Die analytischen Ausrichtungen und deren Kostenstellen können durch Klicken auf das Zahnrad in den Einstellungen oben rechts und anschließend auf Analytische Ausrichtungen erstellt und bearbeitet werden. Sie können mit der richtigen Berechtigung für die Verwaltung der analytischen Ausrichtungen auf dieses Menü zugreifen. Sollte dies nicht der Fall sein, fordern Sie den Antrag bei Ihrem/Ihrer Administrator:in oder beim Helpdesk an.
In Cleemy Spesenabrechnungen ermöglicht ein Link in Einstellungen > Kostenzuordnungen ebenfalls den Zugriff auf diese Schnittstelle.
Abrufen der Ausrichtungen und deren Kostenstellen
Im linken Bereich können Sie eine vorhandene Ausrichtung auswählen und neue erstellen. Hier sind drei Ausrichtungen zu finden: Projekt, Unterprojekt und Kostenstelle. Diese Bezeichnungen können frei gewählt werden.
Rechts finden Sie die Kostenstellen der ausgewählten Ausrichtungen. Die Ausrichtung „Projekt“ enthält drei davon. Die Schaltfläche „Neu“ ermöglicht, eine neue Kostenstelle der ausgewählten Ausrichtung hinzuzufügen.
Eigenschaften einer Ausrichtung
Jede Ausrichtung verfügt über zahlreiche Eigenschaften, die durch Klicken auf „Konfiguration“ aufgerufen werden können.
Die Haupteigenschaften einer Ausrichtung sind:
- Der Name der Ausrichtung in mehreren Sprachen.
- Das Kästchen zum Ankreuzen „Wird in der Benutzerdatei angezeigt“ ermöglicht, für jede:n Mitarbeitende:n einen defaultmäßigen Wert für diese Ausrichtung direkt in der Benutzerdatei festzulegen.
- Eine Ausrichtung kann in eine andere eingebettet werden (z. B. eine übergeordnete). Die Option „Als Unterausrichtung festlegen“ ermöglicht dies zu verwalten. Weitere Informationen erfahren Sie im nachstehenden Kapitel zu den eingebetteten Ausrichtungen.
- Die beiden letzten Optionen ermöglichen festzulegen, was dem/der Benutzer:in angezeigt werden soll, wenn diese:r Ausgabenzuordnungen eingibt: Code, Name oder beides.
Die zusätzlichen Felder einer Ausrichtung entsprechen in Timmi Zeiterfassung den folgenden Angaben:
- Beschreibung: Diese wird angezeigt, wenn sich der Mauszeiger auf einer Kostenstelle (Kunde/Projekt/Aufgabe) in Timmi Zeiterfassung befindet.
- Anfangs- und Enddatum: ermöglicht, die Eingabe zeitlich zu begrenzen. Es kann keine Zeit vor oder nach diesem Datum angerechnet werden.
- Verantwortliche:r: Der/die Verantwortliche hat immer Zugriff auf die Kostenstellen in Timmi Zeiterfassung sowie auf alle von den Mitarbeitenden eingegebenen Aktivitäten für seine/ihre eigenen Projekte der Berichte.
Die Aspekte Dauer und Preis werden nicht in Timmi Zeiterfassung verwendet. (Timmi Projekte synchronisiert diese Daten ebenfalls nicht)
Eigenschaften einer Kostenstelle
Bei der Erstellung einer Kostenstelle müssen mehrere Angaben geleistet werden.
- Die wichtigste ist der Code: Dieser Wert wird vor allem in den Buchhaltungs-Exporten verwendet. Die Kostenstellen einer Ausrichtung müssen jeweils über einen eindeutigen Code verfügen.
- Der Projektname zeigt dem/der Mitarbeitenden genauere Angaben an, wenn sie ihre Ausgaben eingeben.
- Der Zugriff kann allen gewährt werden (alle Benutzer:innen können Kostenstellen belasten) oder eingeschränkt sein. In diesem zweiten Fall können Sie die Personen, Abteilungen oder juristische Personen auflisten, die diese Kostenstelle belasten können. Diese Beschränkungen sind kumulativ. Die Beschränkung auf die Abteilung „Marketing“ und den Betrieb „Lucca“ bedeutet, dass alle Mitarbeitenden des Unternehmens „Lucca“ sowie alle Benutzer:innen der Abteilung „Marketing“ unabhängig des Unternehmens auf die Kostenstelle Zugriff haben.
- Eine Abteilung kann nur gelöscht werden, wenn keine Einträge erfolgt sind. Andernfalls kann sie nur archiviert werden, um neue Einträge zu verhindern. Die Archivierung einer analytischen Ausrichtung wird im Merkblatt Archivieren einer analytischen Ausrichtung beschrieben.
Eingebettete Kostenzuordnungen
Lucca verwaltet eingebettete Kostenzuordnungen. Im nachstehenden Beispiel entspricht die Ausrichtung „Unterprojekt“ einem Zweig der Ausrichtung „Projekt“, wobei die enthaltenen Kostenstellen mit denen der Ausrichtung „Projekt“ verknüpft sind, um den Benutzern:innen zu ermöglichen, zuerst das Projekt und anschließend die Unterprojekte auszuwählen, indem Sie sich auf das genannte Audit-Projekt beziehen.
Füllen Sie das Feld „Als Unterausrichtung festlegen“ in der Konfigurationsschnittstelle aus, um festzulegen, ob eine Ausrichtung in eine andere eingebettet werden soll.
Defaultmäßig kann eine übergeordnete Ausrichtung über mehrere Unterausrichtungen verfügen. Eine Kostenstelle der Unterausrichtung kann jedoch nur über ein übergeordnetes Element verfügen. Die Option „Elemente können über mehrere übergeordnete Elemente verfügen“ ändert dieses Verhalten.