Importieren von Mitarbeiterdaten

Vor Beginn

Das Importmodul ermöglicht, neue Mitarbeiter mit ihren Daten zu importieren und/oder die bereits vorhandenen Mitarbeiterdaten zu aktualisieren. 

Vorbereiten Ihrer Datei

Die Importdatei muss im CSV-Format sein, mit einem Semikolon als Trennzeichen. Die erste(n) Spalte(n) dieser Datei muss den Lucca-Anmeldedaten entsprechen:

• Betrieb/Angestelltennummer (achten Sie darauf, das richtige Format vor dem Import der Angestelltennummer zu bewahren. Die „0“ können im CSV-Format gelöscht werden)
• Login des Mitarbeiters
• oder Vorname + Nachname

Einige Daten müssen zwingend angegeben werden. Die Liste dieser ist mit den entsprechenden Importcodes in diesem Merkblatt zu finden.

Genauere Angaben zum Aufbau einer Importdatei finden Sie im Abschnitt „So erstellen Sie eine Importdatei“.

Importvorgang

Zugriff auf das Importmodul

Klicken Sie auf die Registerkarte Mitarbeiter (1), das Menü Aktualisierung (2) und anschließend auf Datenimport (3), um auf das Importmodul zuzugreifen.  

Auswahl der Datei

Wählen Sie die CSV-Datei aus, die die zu importierenden Poplee-Daten enthält, indem Sie auf den Link „Eine Datei auswählen“ klicken.

Test des Dateiinhaltes

Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben (Achtung: Sie können nur Dateien im CSV-Format mit einem Semikolon als Trennzeichen auswählen, so wie dies zuvor beschrieben wurde), wird deren Inhalt analysiert, um eventuelle Fehler zu erfassen.

Die Analyse beginnt mit den Spaltenüberschriften der Datei. Wird die Spaltenüberschrift nicht erkannt, können Sie in der Lösung die zu importierenden Daten auswählen und die Dateianalyse neu starten: 

Die gesamte Datei wird anschließend getestet. Zwei Warnmeldungen können angezeigt werden:

• Kritische Fehler werden rot dargestellt und entsprechen den Zeilen, die vom Import ausgeschlossen werden.
• Warnungen werden orange dargestellt und entsprechen nicht kritischen Daten, die importiert, jedoch überprüft werden müssen.

Die Daten können direkt in der Schnittstelle bearbeitet und die Analyse neu gestartet werden: 

Import der Datei

Nachdem alle Fehler behoben wurden, können Sie den Import starten, indem Sie auf Weiter klicken.

Automatischer Import

Der automatische Datenimport kann über dieses Modul geplant werden, indem Sie oben rechts auf das Zahnrad „Kein automatischer Import“ und anschließen auf „Parametrierung eines automatischen Imports“ klicken. 

Hier müssen Sie:

• die Uhrzeit festlegen, zu der die Imports durchgeführt werden sollen;
• den entsprechenden FTP-Ordner auswählen.

Sie können ebenfalls die zu sendenden Benachrichtigungen parametrieren.

• Beim automatischen Import und der Erstellung eines Benutzers oder bei Fehlern in Bezug auf bestimmte Benutzer eine Benachrichtigung senden.
• Eine Benachrichtigung per E-Mail je erstelltem Benutzer senden. 

Weiterhin kann eine Zuständigkeitstabelle erzeugt werden, die die Datennamen der Importdateien mit den Entsprechungen in Lucca verbindet (siehe Link oben rechts „Die Entsprechungscodes festlegen“). Um mehr zu erfahren, lesen Sie unser Merkblatt zu diesem Thema.

So erstellen Sie eine Importdatei

Unabhängig von den zu aktualisierenden Daten, entspricht die erste Spalte der Datei zwingend dem Login oder den Anmeldedaten Betrieb + Angestelltennummer. Diese Daten ermöglichen es dem Importmodul, die Mitarbeiterdaten zu aktualisieren.

Bei Zweifeln in Bezug auf das Dateiformat können Sie auf „Informationen zum erwarteten Dateiformat“ klicken. 

Hierbei müssen Sie so viele Spalten erstellen, wie Daten aktualisiert werden sollen. Die Spaltenüberschriften müssen den Poplee-Entsprechungscodes entsprechen (Diese Codes können durch Klicken auf „Alle verfügbaren Datenelemente anzeigen“ aufgerufen werden).

Das Format dieser Spaltenüberschriften ist je nach zu importierendem Datentyp unterschiedlich. Genauere Angaben zu den Datentypen in Poplee finden Sie im Merkblatt Die unterschiedlichen Daten der Personalakte.

Das vom Importmodul erwartete Dateiformat ist CSV (Trennzeichen Semikolon). Sie können eine CSV-Datei über eine Excel-Datei erstellen. Wählen Sie hierfür in Excel „Speichern unter“ und den Dateitypen „CSV (Trennzeichen-getrennt) (.csv)“.

Fall von einfachen Daten

Hierbei handelt es sich um den einfachsten Fall: Alle zu importierenden Daten entsprechen einer Spalte der Importdatei. Die Reihenfolge der Spalten spielt hierbei keine Rolle. Das nachstehende Beispiel enthält eine Aktualisierung der folgenden einfachen Daten: E-Mail, Geburtsdatum, Abteilung, Profil, Sozial- und Berufskategorie, Kalender und Sprache.

Fall von zusammengesetzten Daten

Zusammengesetzte Daten können nicht direkt importiert werden (für sie ist ebenfalls kein Entsprechungscode verfügbar). Die unterschiedlichen zusammengesetzten Daten müssen Spalte für Spalte importiert werden. 

Die Spalte „Notfallkontakt“ enthält beispielsweise einen Namen und eine Telefonnummer: Die Importdatei muss somit zwei Spalten enthalten, eine mit der Überschrift „Name“ (e_emergencycontact_name) und eine weitere mit der Überschrift „Telefon“ (e_emergencycontact_number).

Fall von Vertragsdaten

Dies ermöglicht, eine große Anzahl an Mitarbeiterverträgen gleichzeitig zu importieren oder die Daten bereits vorhandener Verträge zu aktualisieren. 

Für die Erstellung oder Bearbeitung von Verträgen muss die erste Spalte das Login des Mitarbeiters und die zweite Spalte das Datum des Vertragsbeginns enthalten.

Für die Erstellung von Verträgen müssen die folgenden Daten zwingend angegeben werden:

• das Login des Mitarbeiters;
• die Vertragsart;
• das Datum des Vertragsbeginns;
• der Betrieb.

Für die Bearbeitung vorhandener Verträge müssen die Anmeldedaten der ersten Spalte Folgendem entsprechen:

• Login des Mitarbeiters + Datum des Vertragsbeginns
• oder die ID des zu bearbeitenden Vertrags.

Wenn Sie nicht über Poplee HR-Grundlagen verfügen, können Sie Ihre Mitarbeiter erstellen, ohne Verträge importieren zu müssen. Der Import der Benutzer ermöglicht diese mit ihren Verträgen zu erstellen.

Fall von mehrfach vorkommenden Daten

Beim Import von mehrfach vorkommenden Daten wird nur eine Version je Datei beibehalten. 

Sie müssen eine CSV-Datei im UTF-8- (defaultmäßig) oder ANSI-Format, mit einem Semikolon als Trennzeichen, importieren. 

Sie müssen die Benutzer anhand folgender Daten identifizieren: 

• ihr Login: in der ersten Spalte
• oder den Betrieb mit der Angestelltennummer: in den ersten beiden Spalten

Die folgenden Spalten müssen die zu importierenden Daten bzw. die Komponenten der zusammengesetzten Daten enthalten.

Sie können mehrere Einträge für einen Mitarbeiter machen, indem Sie ebenso viele Zeilen hinzufügen. 

Die Spaltenüberschriften müssen dem Code dieses Eintrags entsprechen. Die verfügbaren Daten sind unter „Informationen zum erwarteten Dateiformat“ „Alle verfügbaren Datenelemente anzeigen“ verfügbar.

Sie können ebenfalls eine Dateivorlage auf der Startseite erstellen: 

Weiterhin können Sie neue Einträge hinzufügen, einen oder mehrere bearbeiten oder alle vorhandenen Einträge löschen und diese durch die Ihrer Datei ersetzen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor: 

Hinzufügen neuer Einträge

Um neue Einträge hinzuzufügen, importieren Sie eine Datei, die nur diese enthält. Hierfür können Sie eine Vorlage erstellen, ohne die vorhandenen Werte zu integrieren. 

Bearbeiten eines Eintrags oder mehrerer Einträge 

Erstellen Sie eine Vorlage, die die vorhandenen Werte enthält, um einen Eintrag oder mehrere Einträge ganz einfach bearbeiten zu können. Letztere verfügen über eine ID, die nicht bearbeitet werden darf. Bearbeiten Sie lediglich die gewünschten Werte. 

Wenn Sie der Datei neue Einträge hinzufügen, werden diese den vorhandenen Einträgen hinzugefügt. In diesem Fall müssen Sie keine ID angeben, da diese automatisch vergeben wird.

Löschen und Ersetzen

Wenn alle vorhandenen Einträge der Datenbank ersetzt werden sollen, müssen Sie eine Datei erstellen, ohne die vorhandenen Werte zu integrieren. Fügen Sie anschließend die neuen Werte hinzu und importieren Sie diese, indem Sie die erweiterte Option wie folgt abändern: 

Wenn ein Benutzer in der Datei vorhanden ist, löscht der Import alle in der Datenbank vorhandenen Einträge für das importierte Datenelement und ersetzt diese durch die Werte dieser Datei. Ist kein Wert vorhanden, löscht der Import nur die derzeit vorhandenen Werte. 

Sollte ein Benutzer nicht in der Datei vorhanden sein, hat der Import keine Auswirkungen auf die vorhandenen Werte. 

Entwürfe

Wenn Sie einen Import starten und Sie einige Werte der Datei in der Lösung bearbeiten, wird automatisch ein „Importentwurf“ erstellt. 

Sollte die Verbindung unterbrochen werden und verlassen Sie das Modul versehentlich oder haben Sie ganz einfach keine Zeit, den letzten Import abzuschließen, können Sie den Import erneut beginnen, indem Sie auf die Entwürfe zugreifen und auf „Weiter“ klicken:

Hinweis: Der Einfachhalt halber wurde die Aktualisierung der drei Datenelemente in Poplee separat behandelt. Es ist jedoch durchaus möglich, eine Importdatei zu erstellen, die alle einfachen, zusammengesetzten und mehrfach vorkommenden Daten enthält, um die Aktualisierung in einem Import durchzuführen. Hierbei muss das Format der Spaltenüberschriften je nach Art der Datenelemente berücksichtigt und stets das richtige Benutzer-Login in der ersten Spalter aufgeführt werden. 

Spezifische Daten

Fall der Arbeitszyklen

Obwohl es sich bei den Arbeitszyklen der Benutzer um mehrfach vorkommende Datenelemente handelt, werden diese mit den Benutzerdaten importiert. Sie können nur jeweils einen Arbeitszyklus importieren.

Unabhängig vom Datenelement selbst, müssen Sie in der Importdatei folgende Angaben leisten: 

Fall der Kostengenehmiger

In der Anwendung Cleemy Spesenabrechnung können Kostengenehmiger durch einen Benutzerimport importiert werden. Hierbei kann der Name und Vorname des Kostengenehmigers verwendet werden. In diesem Fall muss folgender Code verwendet werden: „Cleemy Notes de fraisApprover“ (Cleemy Spesenabrechnungen Genehmigen). Sie können den Genehmigenden ebenfalls über sein Login mit dem folgenden Code importieren: cleemyApprover.login.

Häufig gestellte Fragen zu Mitarbeiterdaten

Fehler vom Typ „XX bezieht sich auf zwei Werte“

Sollten Sie auf diesen Fehler stoßen, obwohl die Werte unterschiedlich sind, ist dieser wahrscheinlich auf die Spaltenüberschrift zurückzuführen, die an Präzision mangelt. Ersetzen Sie beispielsweise „manager“ durch „manager.login“.

Standardvorlage

Wenn Sie die Dateivorlage der Benutzerdaten nicht in Ihrer Lucca-Umgebung herunterladen können, finden Sie unter anderem genauere Angaben im Merkblatt Importieren von Mitarbeiterdaten.