Importieren von Mitarbeitendendaten

Bevor Sie beginnen

Das Importmodul ermöglicht, neue Mitarbeitende mit ihren Daten zu importieren und/oder die bereits vorhandenen Mitarbeitendendaten zu aktualisieren. 

Vorbereiten Ihrer Datei

Die Importdatei muss im CSV-Format sein, mit einem Semikolon als Trennzeichen. Die erste(n) Spalte(n) dieser Datei muss den Lucca-Anmeldedaten entsprechen:

• entweder dem Betrieb/der Angestelltennummer (achten Sie darauf, vor dem Import das richtige Format der Angestelltennummer beizubehalten, die „0“ können gelöscht werden, Endung .CSV)
• oder das Login der Mitarbeitenden
• oder Vorname + Nachname. Wir empfehlen diese Methode nur, wenn die ersten beiden nicht möglich sind, und bitten Sie, besonders sorgfältig auf die Schreibweise der Kombination „Vor- und Nachname“ zu achten, damit es in Ihrem Lucca-Bereich keine Dubletten gibt.

Einige Daten sind obligatorisch. Sie finden die Liste und die entsprechenden Importcodes im folgenden Hilfeblatt.

Genauere Angaben zum Aufbau einer Importdatei finden Sie im Abschnitt „So erstellen Sie eine Importdatei“.

Importvorgang

Zugriff auf das Importmodul

Klicken Sie auf die Registerkarte Mitarbeitende (1), danach auf den Tab Menü Aktualisierung (2) und anschließend auf Datenimport (3), um auf das Importmodul zuzugreifen.  

Auswahl der Datei

Wählen Sie die CSV-Datei aus, die die zu importierenden Poplee-Daten enthält, indem Sie auf den Link „Eine Datei auswählen“ klicken.

Test des Dateiinhaltes

Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben (Achtung: Sie können nur Dateien im CSV-Format mit einem Semikolon als Trennzeichen auswählen, so wie dies zuvor beschrieben wurde), wird deren Inhalt analysiert, um eventuelle Fehler zu erfassen.

Die Analyse beginnt mit den Spaltenüberschriften der Datei. Wird die Spaltenüberschrift nicht erkannt, können Sie in der Lösung die zu importierenden Daten auswählen und die Dateianalyse neu starten: 

Die gesamte Datei wird anschließend getestet. Zwei Warnmeldungen können angezeigt werden:

• Kritische Fehler werden rot dargestellt und entsprechen den Zeilen, die vom Import ausgeschlossen werden.
• Warnungen werden orange dargestellt und entsprechen nicht kritischen Daten, die importiert werden, jedoch überprüft werden müssen.

Die Daten können direkt in der Schnittstelle bearbeitet und die Analyse neu gestartet werden: 

Import der Datei

Nachdem die Datei validiert wurde, können Sie den Import starten, indem Sie auf Weiter klicken.

Automatischer Import

Der automatische Datenimport kann über dieses Modul geplant werden, indem Sie oben rechts auf das Zahnrad „Kein automatischer Import“ und anschließen auf „Einstellung eines automatischen Imports“ klicken. 

Hier müssen Sie:

• die Uhrzeit festlegen, zu der die Imports durchgeführt werden sollen;
• den entsprechenden FTP-Ordner auswählen.

Sie können ebenfalls die zu sendenden Benachrichtigungen einstellen.

• Beim automatischen Import und der Erstellung von Benutzer:innen oder bei Fehlern in Bezug auf bestimmte Benutzer:innen eine Benachrichtigung senden. Die gesendete E-Mail entspricht folgender Form: 

• Eine Benachrichtigung per E-Mail für alle erstellten Benutzer:innen senden. Die gesendete E-Mail entspricht folgender Form:

Es kann ebenfalls eine Entsprechungstabelle erzeugt werden, die die Datennamen der Importdateien mit den Entsprechungen in Lucca verbindet (siehe Link oben rechts „Entsprechungscodes festlegen“). Um mehr zu diesem Thema zu erfahren, können Sie unser Hilfeblatt lesen.

So erstellen Sie eine Importdatei

Unabhängig von den zu aktualisierenden Daten, entspricht die erste Spalte der Datei zwingend dem Login oder der Kombination Betrieb + Angestelltennummer. Diese Daten ermöglichen es dem Importmodul, die Benutzer:innen zu identifizieren, die aktualisiert werden müssen.

Bei Zweifeln in Bezug auf das Dateiformat können Sie auf „Informationen zum erwarteten Dateiformat“ klicken. 

Hierbei müssen Sie so viele Spalten erstellen, wie Daten aktualisiert werden sollen. Die Spaltenüberschriften müssen den Poplee-Entsprechungscodes entsprechen (Diese Codes können im Rahmen der Daten zum erwarteten Dateiformat durch Klicken auf „Alle verfügbaren Datenelemente anzeigen“ aufgerufen werden).

Das Format dieser Spaltenüberschriften ist je nach zu importierendem Datentyp unterschiedlich. Weitere Informationen zu den Datensatzarten in Poplee finden Sie in diesem Hilfeblatt: Die unterschiedlichen Datensatzarten in der Personalakte

Das vom Importmodul erwartete Dateiformat ist CSV (durch Semikolon getrennt). Sie können eine CSV-Datei über eine Excel-Datei erstellen. Wählen Sie hierfür in Excel „Speichern unter“ und den Dateitypen „CSV (durch Semikolon getrennt)“.

Der Fall einfacher Datensätze

Hierbei handelt es sich um den einfachsten Fall: Alle zu importierenden Daten entsprechen einer Spalte der Importdatei. Die Reihenfolge der Spalten spielt hierbei keine Rolle. Das nachstehende Beispiel enthält eine Aktualisierung der folgenden einfachen Datensätze: E-Mail, Geburtsdatum, Abteilung, Profil, Sozial- und Berufskategorie, Kalender und Sprache.

der Fall zusammengesetzter Datensätze

Zusammengesetzte Datensätze können nicht direkt importiert werden (für sie ist auch kein Entsprechungscode verfügbar). Die unterschiedlichen zusammengesetzten Datensätze müssen Spalte für Spalte importiert werden. 

Die Spalte „Notfallkontakt“ enthält beispielsweise einen Namen und eine Telefonnummer: Die Importdatei muss somit zwei Spalten enthalten, eine mit der Überschrift „Name“ (e_emergencycontact_name) und eine weitere mit der Überschrift „Telefon“ (e_emergencycontact_number).

Der Fall von Vertragsdaten

Dies ermöglicht, eine große Anzahl an Mitarbeitendenverträgen gleichzeitig zu importieren oder die Daten bereits vorhandener Verträge zu aktualisieren. 

Für die Erstellung oder Bearbeitung von Verträgen muss die erste Spalte das Login der Mitarbeitenden und die zweite Spalte das Datum des Vertragsbeginns enthalten.

Zum Erstellen von Verträgen sind die folgenden Daten erforderlich:

• Benutzername des/der Mitarbeitenden;
• Vertragsart;
• Datum des Vertragsbeginns;
• Betrieb.

Für die Bearbeitung vorhandener Verträge müssen die Anmeldedaten der ersten Spalte Folgendem entsprechen:

• dem Login der Mitarbeitenden + Datum des Vertragsbeginns,
• oder der ID des zu bearbeitenden Vertrags.

Wenn Sie nicht über Poplee Core HR verfügen, können Sie Ihre Mitarbeitenden erstellen, ohne Verträge importieren zu müssen. Der Import der Benutzer:innen ermöglicht es, diese mit ihren Verträgen zu erstellen.

Sekundäre Rollen

Es ist möglich, mehrere sekundäre Rollen über eine einzelne Datei hinzuzufügen, die mit Komma getrennt werden.

Defaultmäßig werden die Werte den aktuellen Werten hinzugefügt. In den erweiterten Importoptionen ist es möglich, eine Einstellung zu aktivieren, wenn Sie diese Datensätze ersetzen möchten.

Der Fall von mehrfach vorkommenden Datensätzen

Beim Import von mehrfach vorkommenden Datensätzen wird nur eine Version je Datei beibehalten. 

Sie müssen eine CSV-Datei im UTF-8- (defaultmäßig) oder ANSI-Format, mit einem Semikolon als Trennzeichen, importieren. 

Sie müssen die Benutzer:innen anhand folgender Daten identifizieren: 

• ihr Login: in der ersten Spalte
• oder den Betrieb mit der Angestelltennummer: in den ersten beiden Spalten

Die folgenden Spalten müssen die zu importierenden Datensätze bzw. die Komponenten der zusammengesetzten Datensätze enthalten.

Sie können mehrere Einträge für Mitarbeitende machen, indem Sie ebenso viele Zeilen hinzufügen. 

Die Spaltenüberschriften müssen dem Code dieses Eintrags entsprechen. Die verfügbaren Daten sind unter „Informationen zum erwarteten Dateiformat“ > „Alle verfügbaren Datenelemente anzeigen“ verfügbar.

Sie können ebenfalls eine Dateivorlage auf der Startseite erstellen: 

Sie können neue Einträge hinzufügen, einen oder mehrere bearbeiten oder alle vorhandenen Einträge löschen und diese durch die Ihrer Datei ersetzen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor: 

Hinzufügen neuer Einträge

Um neue Einträge hinzuzufügen, importieren Sie eine Datei, die nur diese enthält. Hierfür können Sie eine Vorlage erstellen, ohne die vorhandenen Werte zu integrieren. 

Bearbeiten eines Eintrags oder mehrerer Einträge 

Erstellen Sie eine Vorlage, die die vorhandenen Werte enthält, um einen Eintrag oder mehrere Einträge ganz einfach bearbeiten zu können. Letztere verfügen über einen Benutzername, der nicht bearbeitet werden darf. Bearbeiten Sie lediglich die gewünschten Werte. 

Wenn Sie der Datei neue Einträge hinzufügen, werden diese den vorhandenen Einträgen hinzugefügt. In diesem Fall müssen Sie keinen Benutzernamen angeben, da diese automatisch vergeben wird.

Löschen und Ersetzen

Wenn alle vorhandenen Einträge der Datenbank ersetzt werden sollen, müssen Sie eine Datei erstellen, ohne die vorhandenen Werte zu integrieren. Fügen Sie anschließend die neuen Werte hinzu und importieren Sie diese, indem Sie die erweiterte Option wie folgt abändern: 

Wenn Benutzer:innen in der Datei vorhanden sind, löscht der Import alle in der Datenbank vorhandenen Einträge für das importierte Datenelement und ersetzt diese durch die Werte dieser Datei. Ist kein Wert vorhanden, löscht der Import nur die derzeit vorhandenen Werte. 

Sollten Benutzer:innen nicht in der Datei vorhanden sein, hat der Import keine Auswirkungen auf die vorhandenen Werte. 

Entwürfe

Wenn Sie einen Import starten und einige Werte der Datei in der Lösung bearbeiten, wird automatisch ein „Importentwurf“ erstellt. 

Sollte die Verbindung unterbrochen werden und Sie verlassen das Modul versehentlich oder haben ganz einfach keine Zeit, den letzten Import abzuschließen, können Sie den Import erneut beginnen, indem Sie auf die Entwürfe zugreifen und auf „Weiter“ klicken:

Hinweis: Der Einfachhalt halber wurde die Aktualisierung der drei Datensätze in Poplee separat behandelt. Es ist jedoch durchaus möglich, eine Importdatei zu erstellen, die alle einfachen, zusammengesetzten und mehrfach vorkommenden Datensätze enthält, um die Aktualisierung in einem Import durchzuführen. Hierbei muss das Format der Spaltenüberschriften je nach Art der Datensätze berücksichtigt und stets das richtige Login der Benutzer:innen in der ersten Spalter aufgeführt werden. 

Spezifische Datensätze

Der Fall der Arbeitszyklen

Obwohl es sich bei den Arbeitszyklen der Benutzer:innen um mehrfach vorkommende Datensätze handelt, werden diese mit den Benutze:innendaten importiert. Sie können nur jeweils einen Arbeitszyklus importieren.

Unabhängig vom Datensatz selbst, müssen Sie in der Importdatei folgende Angaben leisten: 

Fall der Genehmigenden von Spesenabrechnungen

In der Anwendung Cleemy Spesenabrechnung können Genehmigende für Spesen durch einen Benutzer:innenimport importiert werden. Hierbei kann der Name und Vorname der Genehmigenden verwendet werden. In diesem Fall muss folgender Code verwendet werden: Cleemy Notes de fraisApprover. Sie können die Genehmigenden ebenfalls über ihren Login mit dem folgenden Code importieren: CleemyApprover.login.

Häufig gestellte Fragen zu Daten von Mitarbeitenden

Fehler vom Typ „XX bezieht sich auf zwei Werte“

Sollten Sie auf diesen Fehler stoßen, obwohl die Werte unterschiedlich sind, ist dieser wahrscheinlich auf die Spaltenüberschrift zurückzuführen, der es an Präzision mangelt. Ersetzen Sie beispielsweise „manager“ durch „manager.login“.

Standardvorlage

Wenn Sie die Vorlagendatei für Benutzer:innendaten nicht aus Ihrer Lucca-Umgebung downloaden können, überprüfen Sie diese Beispieldatei unter Import der Datensätze von Mitarbeitenden.