Synchronisieren der Abwesenheiten mit Ihrem Outlook-Kalender

Vor Beginn

Zunächst muss die Funktionalität auf Ihrer Plattform durch den Help Desk von Lucca aktiviert werden. Wir bitten Sie, uns zu kontaktieren, um diesen Antrag zu stellen. Die Funktion ist kostenlos, sofern Sie die Parametrierung selbstständig vornehmen, wenn nicht, wird Ihnen eine Dienstleistung angeboten.

Anschließend benötigen Sie die folgenden Berechtigungen in Timmi Abwesenheiten, um die Synchronisierung parametrieren zu können: 

  • Parametrieren
  • Die Synchronisierungen konfigurieren
  • Die Synchronisierungen einsehen

Timmi Abwesenheiten ermöglicht es Ihnen, Abwesenheiten in Echtzeit mit dem Outlook-Kalender der Mitarbeiter (mit Office 365 oder Exchange) zu synchronisieren. Bei der Erstellung/Genehmigung/Löschung einer Abwesenheit in Timmi Abwesenheiten, wird sie automatisch im Kalender des Mitarbeiters erstellt/aktualisiert/gelöscht. 

Hinweis: Timmi Abwesenheiten ermöglicht auch die Synchronisierung mit Google Calendar.

In diesem Hilfeblatt finden Sie: 

Parametrierung für Office 365 (und Exchange Online mit Microsoft-Konto)

Bei einer Synchronisierung mit Outlook Office365 greift Timmi Abwesenheiten auf unsere Microsoft-Dienstanwendung (Azure AD) zurück, der Sie Ihre Administrator-Zustimmung zum Zugriff auf Ihren Unternehmenskalender erteilen. Dieser Vorgang muss nur einmal durch den Administrator des Office 365-Kontos durchgeführt werden.
  • Öffnen Sie das Modul zur Synchronisierung von Abwesenheiten auf, das sich in der Anwendung Timmi Abwesenheiten Parametrierung Synchronisierung von Abwesenheiten befindet.
  • Klicken Sie auf „Erstellen einer Synchronisierung“
  • Wählen Sie die Betriebe, für die Sie diese Synchronisierung der Abwesenheiten erstellen
  • Wählen Sie die Art der Synchronisierung: Exchange
  • Klicken Sie zum Bestätigen auf „Erstellen einer Parametrierung“
  • In der Registerkarte Ihrer neuen Parametrierung klicken Sie auf „Parametrieren“.
  • Klicken Sie anschließend auf der Konfigurationsseite auf „Zugriffsberechtigungen erteilen“.
  • Anschließend Melden Sie sich im Fenster, das sich öffnet, mit einem Administratorkonto (der Office 365-Anwendung) bei Office 365 an, um Timmi Abwesenheiten die notwendigen Berechtigungen für den Zugriff auf Ihren Kalender zu geben.
  • Sobald die Zustimmung erteilt wurde, wird die Synchronisierung aktualisiert und ist betriebsbereit.
Hinweis: Eine Synchronisierung von Abwesenheiten erfolgt nicht augenblicklich. Es kann einige Minuten dauern, bis Sie die eingehenden Abwesenheiten in der Anwendung des Drittanbieters angezeigt werden. Zögern Sie nicht, die Synchronisierung eine gewisse Zeit laufen zu lassen, bevor Sie zur Benutzeroberfläche zurückkehren, um festzustellen, dass die Ereignisse hochgeladen werden, und zu prüfen, ob sie korrekt in Ihr Kalender-Werkzeug überspielt werden.
Sie können die Berechtigungen, die Sie Lucca gewährt haben, jederzeit über die Office 365-Administration einsehen: Admin Azure Active Directory Enterprise applications Timmi Abwesenheiten - Synchronisierung von Abwesenheiten Berechtigungen 
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Parametrierung für Exchange on premise (auf Ihren Servern gehostet)

Bei einer Synchronisierung mit Outlook on premise, stützt sich Timmi Abwesenheiten auf ein Dienstkonto, das über Lese- und Schreibrechte für die Kalender der Mitarbeiter verfügt.

So erstellen Sie das Dienstkonto in Exchange Server 2010 oder 2013:

  • Beginnen Sie mit Erstellen eines Benutzers (wir nennen ihn in diesem Beispiel „SynchroFiggoUser“)
  • Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Umfang der Berechtigung (den wir hier „SynchroFiggoScope“ nennen):
    New-ManagementScope -Name:SynchroFiggoScope -RecipientRestrictionFilter:{RecipientType -eq "UserMailbox"}
  • Weisen Sie die Standard-Personifikationsrolle dem erstellten Benutzer für Timmi Abwesenheiten zu:
    New-ManagementRoleAssignment -Name:SynchroFiggoAssignment -
    Role:ApplicationImpersonation -User:SynchroFiggoUser -CustomRecipientWriteScope:SynchroFiggoScope 
  • Erzwingen Sie die Aktualisierung , damit die Assoziationen wirksam werden: gpupdate /force

Auf Seite von Timmi Abwesenheiten: 

  • Wechseln Sie anschließend zu Parametrierung Synchronisierung der Abwesenheiten
  • Klicken Sie auf „Erstellen einer Synchronisierung“
  • Wählen Sie die Betriebe, für die Sie diese Synchronisierung der Abwesenheiten erstellen
  • Wählen Sie die Art der Synchronisierung: Exchange
  • Klicken Sie zum Bestätigen auf „Erstellen einer Parametrierung“
  • In der Registerkarte Ihrer neuen Parametrierung klicken Sie auf „Parametrieren“.
  • Wechseln Sie anschließend in den Bereich für die Parametrierung von Verbindung auf der Seite Parametrierung
  • Wählen Sie „Exchange“
  • Geben Sie dann die URL des Servers sowie die Kennung und das Passwort des Dienstkontos (achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung und den Inhalt Ihrer Kennung und des Passworts: Sie müssen genau die gleichen Angaben machen wie im Dienstkonto) in der Parametrierung der Exchange-Synchronisierung () ein.

Die URL des Exchange-Servers muss in der Form: https://mail.societe.com/ews/exchange.asmx vorliegen.

Sie müssen ebenfalls sicherstellen, dass dieIP-Adresse des Webservice von Lucca über die Berechtigung verfügt, auf den Zielserver zuzugreifen.

Hinweis: Die Synchronisierung mit einem Exchange-Server erfolgt über HTTPS und erfordert ein Zertifikat, das von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt wird. Eigensignierte Zertifikate reichen nicht aus.

Füllen Sie die verschiedenen parameter Ihrer Synchronisierung der Abwesenheiten aus Klicken Sie auf „

Die Änderung anwenden “, um zu bestätigen

Klicken Sie nicht auf die Schaltfläche „Erteilen von Zugriffsberechtigungen“, die nur für Online-Authentifizierung aber nicht für eine On-Premise-Authentifizierung nützlich ist

Sobald dies geschehen ist, können Sie zur Liste der Synchronisierungen zurückkehren. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Ihrer Synchronisierung, um zum Monitoring zu gelangen

Klicken Sie auch nicht auf die Schaltfläche „Aktualisieren der Zugriffsrechte für den Kalender“, die ebenfalls nur für eine Online-Authentifizierung und nicht für eine On-Premise-Authentifizierung nützlich ist.

Wichtig: Lassen Sie die Synchronisierung einige Zeit laufen, um die übermittelten Ereignisse sehen und überprüfen zu können, ob sie in Ihrem Kalender erscheinen.

Details der synchronisierten Informationen

Bezeichnung der Ereignisse

Sie können auswählen, ob die Art der Abwesenheit (Urlaub, zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche, Krankheit...) in der Bezeichnung des Ereignisses angezeigt werden soll. Defaultmäßig werden die Bezeichnungen ausgeblendet (das Ereignis zeigt „Abwesend“ an).

  • Wenn im Konto von Timmi Abwesenheiten der Parameter „Als Abwesenheit gezählt“ angekreuzt ist (=Ja), erscheint das Ereignis als Busy, übersetzt als „Beschäftigt“ in Outlook.
  • Wenn im Konto von Timmi Abwesenheiten der Parameter „Als Abwesenheit gezählt“ nicht angekreuzt ist (=Nein), erscheint das Ereignis als Free, übersetzt als „Frei“ oder „Verfügbar“ von Microsoft. Dies gilt z. B. für die Konten für Telearbeit.

Zusätzlich kann die Parametrierung der Synchronisierung es ermöglichen, die Bezeichnungen der Ereignisse zu übermitteln, die den Kontonamen in Timmi Abwesenheiten entsprechen:

  • Wenn in der Parametrierung der Synchronisierung der Parameter „Ausblenden der Bezeichnungen“ = Ja: Timmi Abwesenheiten übermittelt die Bezeichnung „Abwesend“ an Outlook, mit Ausnahme der Konten von Timmi Abwesenheiten, bei denen der Parameter „Grund veröffentlichen“ angekreuzt ist (=Ja). Hier wird der Kontoname übermittelt, wie er in Timmi Abwesenheiten angezeigt wird.
  • Wenn in der Parametrierung der Synchronisierung der Parameter „Bezeichnungen ausblenden“ = nein: Timmi Abwesenheiten sendet an Outlook immer die Bezeichnung des Kontos, wie sie in Timmi Abwesenheiten erscheint.

Ganze Tage

Bei ganztägigen Ereignissen können Sie wählen, ob Sie sie als „ganzer Tag“ oder Zeitfenster senden möchten. Wenn Sie Zeitfenster wählen, wird Timmi Abwesenheiten ein Ereignis für die parametrierten Uhrzeiten erstellen.

Dies entspricht dem Parameter „Ganze Tage als Zeitfenster senden“, der in der Parametrierung Ihrer Synchronisierung verfügbar ist.

Hinweis: Bei halben Tagen werden Abwesenheiten immer als Zeitfenster gesendet, auch wenn dieser Parameter in der Parametrierung abgewählt ist.

Status

Bei der Eingabe eines Antrags, der zur Genehmigung ansteht, wird im Kalender ein Ereignis des Typs vorläufig angelegt. Sobald der Antrag genehmigt ist, wird das Ereignis bestätigt.

Synchronisierung nach Abwesenheitsbündeln

Sie können die Synchronisierung von Abwesenheiten, die bereits in Timmi Abwesenheiten vorhanden sind, mithilfe der Funktion Batch-Synchronisierung von Abwesenheiten erzwingen, die Ihnen unten auf der Seite der Parametrierung für Ihre Synchronisierung zur Verfügung steht.

Diese Funktion ist vor allem dann nützlich, wenn Sie die Synchronisierung testen.

Im Datumsfeld können Sie angeben, ab welchem Datum Timmi Abwesenheiten die Abwesenheiten synchronisieren soll. So können Sie z. B. die Abwesenheiten des letzten Monats abrufen.

Sie müssen die Betriebe auswählen, für die Sie die Abwesenheiten synchronisieren möchten. So ist es möglich, eine Synchronisierung nur für bestimmte Betriebe zu erzwingen.

Hinweis: Der Zähler der Schaltfläche „x Ereignisse initialisieren“ erhöht sich immer entsprechend dem in das Feld eingetragenen Datum.
Die Anzahl der Ereignisse gibt nicht die Anzahl der Ereignisse an, die zur Synchronisierung anstehen, sondern die Anzahl der Ereignisse, die nach diesem Datum bestehen.

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Häufige Probleme

Beim Einrichten einer Synchronisierung eines Kalenders können die folgenden Fehler auftreten.

  • Alle Ereignisse sind mit Fehlern behaftet: Dies beruht in der Regel auf einem Problem mit der Server-URL (Exchange on-premise) oder den Zugriffsrechten des Dienstkontos.

  • Ereignisse sind bei einigen Benutzern mit Fehlern behaftet: Überprüfen Sie die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter in Lucca. Möglicherweise sind sie nicht dieselben wie in Office365/Exchange.
    Der Fehlercode in den Logs (wenn Sie auf Detail bei dem mit einem Fehler behafteten Ereignis klicken) lautet in der Regel wie folgt:
    CleanShot_2021-07-13_at_11.17.39_2x.png
  • Stornos von Abwesenheiten sind mit Fehlern behaftet, die einen Fehlercode dieser Art anzeigen:
    mceclip0.png
    Dafür gibt es zwei mögliche Ursachen.
    • Die Abwesenheit wurde über eine ICS-Datei aus den Benachrichtigungen von Timmi Abwesenheiten und nicht über das Modul zur Synchronisierung erstellt. Das ist beim Einrichten der Synchronisierung normal, nach 2-3 Monaten sollte das Problem jedoch nicht mehr auftreten.
    • Oder die Abwesenheit wurde vom Mitarbeiter bereits aus dem Kalender gelöscht.

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