Synchronisieren der Abwesenheiten mit Ihrem Outlook-Kalender

Bevor Sie beginnen

Zunächst muss die Funktion auf Ihrer Plattform durch den Lucca-Helpdesk aktiviert werden. Kontaktieren Sie uns für diesen Antrag. Die Funktion ist kostenlos, sofern Sie die Einstellungen selbstständig vornehmen, wenn nicht, wird Ihnen eine Dienstleistung angeboten.

Anschließend benötigen Sie die folgenden Berechtigungen in Lucca Absences, um die Synchronisierung parametrieren zu können: 

• Einstellung
• Die Synchronisierungen einstellen
• Die Synchronisierungen einsehen

Lucca Absences ermöglicht es Ihnen, Abwesenheiten in Echtzeit mit dem Outlook-Kalender des/der Mitarbeitenden (mit Office 365 oder Exchange) zu synchronisieren. Bei der Erstellung/Genehmigung/Löschung einer Abwesenheit in Lucca Absences wird sie automatisch im Kalender des/der Mitarbeitenden erstellt/aktualisiert/gelöscht. 

Achtung: Die Versionen Exchange Server 2010 oder 2013 werden vom Herausgeber nicht mehr gewartet und können zu einer beeinträchtigten Benutzer:innenerfahrung sowie zu Sicherheitsrisiken führen. Wir empfehlen ein Upgrade auf Microsoft Exchange 2019 oder Office 365, bevor Sie die Synchronisierung einrichten.

Bitte beachten Sie: Lucca Absences ermöglicht auch die Synchronisierung mit Google Calendar.

In diesem Merkblatt finden Sie: 

• die Hilfe für die Einstellungen für Office 365
• die Hilfe für die Einstellungen für Exchange on-premise
• die am häufigsten auftretenden Probleme und deren Lösung

Einstellungen für Office 365 (und Exchange Online mit Microsoft-Konto)

• Öffnen Sie das Modul zur Synchronisierung von Abwesenheiten auf, das sich in der Anwendung Lucca Absences > Einstellungen > Synchronisierung von Abwesenheiten befindet.
• Klicken Sie auf „Erstellen einer Synchronisierung“
• Wählen Sie die Betriebe, für die Sie diese Synchronisierung der Abwesenheiten erstellen
• Wählen Sie die Art der Synchronisierung: Exchange
• Klicken Sie zum Bestätigen auf „Erstellen einer Parametrierung“
• Im Tab Ihrer neuen Parametrierung klicken Sie auf „Parametrieren“.
• Klicken Sie anschließend auf der Konfigurationsseite auf „Zugriffsberechtigungen erteilen“.

• Stellen Sie dann im sich öffnenden Fenster mit einem Administrator:innenkonto (der Office 365-Anwendung) eine Verbindung zu Office 365 her, um Lucca Absences die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf Ihren Kalender zu erteilen.
  

Heute verwenden wir die letzten 3 Berechtigungen nicht mehr, diese stammen aber wie oben erwähnt aus der ursprünglich verwendeten Bibliothek.

• Sobald die Einwilligung erteilt wurde, ist die Synchronisierung aktualisiert und einsatzbereit.

Einstellungen für Exchange on premise (auf Ihren Servern gehostet)

Bei der lokalen Outlook-Synchronisierung, setzt Lucca Absences auf ein Servicekonto, das über Lese- und Schreibrechte auf Mitarbeitendenkalender verfügt.

So erstellen Sie das Dienstkonto unter Exchange Server 2010 oder 2013:

• Erstellen Sie zunächst eine:n Benutzer:in (in diesem Beispiel nennen wir ihn/sie „SynchroFiggoUser“).
• Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Berechtigungsbereich (den wir hier „SynchroFiggoScope“ nennen):

  New-ManagementScope –Name:SynchroFiggoScope –RecipientRestrictionFilter:{RecipientType -eq "UserMailbox"}

• Weisen Sie dem/der für Lucca Absences erstellten Benutzer:in die Standardrolle zu:
  

  New-ManagementRoleAssignment –Name:SynchroFiggoAssignment –
  Role:ApplicationImpersonation –User:SynchroFiggoUser –CustomRecipientWriteScope:SynchroFiggoScope 

• Erzwingen Sie die Aktualisierung, damit die Zuordnungen wirksam sind: gpupdate /force

Auf Seite von Lucca Absences: 

• Wechseln Sie anschließend zu Einstellungen > Synchronisierung der Abwesenheiten
• Klicken Sie auf „Erstellen einer Synchronisierung“
• Wählen Sie die Betriebe, für die Sie diese Synchronisierung der Abwesenheiten erstellen
• Wählen Sie die Art der Synchronisierung: Exchange
• Klicken Sie zum Bestätigen auf „Erstellen einer Parametrierung“
• Im Tab Ihrer neuen Parametrierung klicken Sie auf „Parametrieren“.
• Wechseln Sie anschließend in den Bereich für die Einstellungen von Verbindung auf der Seite Parametrierung
• Wählen Sie „Exchange“
• Geben Sie dann in der Exchange-Synchronisierungseinstellung die Server-URL sowie den Benutzernamen und das Passwort des Servicekontos ein (beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung und den Inhalt Ihres Benutzernamens und Passworts: Sie müssen genau mit denen im Servicekonto übereinstimmen):in den Einstellungen der Exchange-Synchronisierung ():

Die Exchange-Server-URL muss das folgende Format haben: https://mail.societe.com/ews/exchange.asmx.

Sie müssen außerdem sicherstellen, dass die Lucca-Webservice-IP berechtigt ist, auf den betreffenden Server zuzugreifen.

Hinweis: Die Synchronisierung mit einem Exchange-Server erfolgt über HTTPS und erfordert ein Zertifikat, das von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt wird. Eigensignierte Zertifikate reichen nicht aus.

Geben Sie die verschiedenen Einstellungen Ihrer Abwesenheitssynchronisierung ein. Klicken Sie zur Bestätigung auf „Änderung anwenden“.

Sobald dies geschehen ist, können Sie zur Liste der Synchronisierungen zurückkehren. Klicken Sie dann auf den Tab Ihrer Synchronisierung, um zum Monitoring zu gelangen

Wichtig: Lassen Sie die Synchronisierung einige Zeit laufen, um die übermittelten Ereignisse sehen und überprüfen zu können, ob sie in Ihrem Kalender erscheinen.

Details der synchronisierten Informationen

Bezeichnung der Ereignisse

Sie können auswählen, ob die Art der Abwesenheit (Urlaub, zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche, Krankheit...) in der Bezeichnung des Ereignisses angezeigt werden soll. Defaultmäßig werden die Bezeichnungen ausgeblendet (das Ereignis zeigt „Abwesend“ an).

• Wenn im Konto Lucca Absences der Parameter „Als Abwesenheit gezählt“ aktiviert ist (=Ja), wird das Ereignis als Busyangezeigt, was in Outlook als „Beschäftigt“ übersetzt wird.
• Wenn im Konto Lucca Absences der Parameter „Als Abwesenheit gezählt“ nicht aktiviert ist (=nein), wird das Ereignis als Working Elsewhereangezeigt, was von Microsoft als „Abwesend vom Büro“ oder „Unterwegs“ übersetzt wird.
  • Es sei denn, das Konto ist vom Typ „Homeoffice“ (Eigenschaft mit der Implementierung von Lucca Office deaktiviert), in diesem Fall lautet der angezeigte Status „Kostenlos“, was von Microsoft als „kostenlos“ oder „verfügbar“ übersetzt wird.

Darüber hinaus kann die Synchronisierungskonfiguration es ermöglichen, Bezeichnungen der Ereignisse zu senden, die dem Namen des Kontos in Lucca Absences entsprechen:

• Wenn in den Synchronisierungseinstellungen der Einstellungen „Bezeichnungen ausblenden“ = Ja ist: Lucca Absences sendet in Outlook das Label „Abwesend“, mit Ausnahme von Lucca Absences-Konten, bei denen die Einstellung „Öffentlicher Grund“ aktiviert ist (= Ja), an die wir den Namen senden des Kontos, wie es in Lucca Absences erscheint.
• Wenn in den Synchronisierungseinstellungen der Einstellungen „Bezeichnungen ausblenden“ = nein : Lucca Absences sendet die Kontobeschreibung immer so an Outlook, wie sie in Lucca Absences erscheint.

Ganze Tage

Bei ganztägigen Ereignissen können Sie wählen, ob Sie sie als „ganzer Tag“ oder Zeitfenster senden möchten. Wenn Sie Zeitfenster wählen, wird Lucca Absences ein Ereignis für die eingestellten Uhrzeiten erstellen.

Dies entspricht der Einstellung „Ganze Tage in Zeitfenstern senden“, die in Ihrer Synchronisierungskonfiguration verfügbar ist.

Hinweis: Bei halben Tagen werden Abwesenheiten immer als Zeitfenster gesendet, auch wenn dieser Parameter in der Parametrierung abgewählt ist.

Status

Beim Eingeben eines auf Genehmigung anstehenden Antrags wird im Kalender ein provisorisches Ereignis erstellt. Sobald der Antrag genehmigt ist, wird das Ereignis bestätigt.

Synchronisierung nach Abwesenheitsbündeln

Sie können die Synchronisierung von Abwesenheiten, die bereits in Lucca Absences vorhanden sind, mithilfe der Funktion Batch-Synchronisierung von Abwesenheiten erzwingen, die Ihnen unten auf der Seite der Einstellungen für Ihre Synchronisierung zur Verfügung steht.

Diese Funktion ist vor allem dann nützlich, wenn Sie die Synchronisierung testen.

Im Datumsfeld können Sie angeben, ab welchem Datum Lucca Absences die Abwesenheiten synchronisieren soll. So können Sie z. B. die Abwesenheiten des letzten Monats abrufen.

Sie müssen die Betriebe auswählen, für die Sie die Abwesenheiten synchronisieren möchten. So ist es möglich, eine Synchronisierung nur für bestimmte Betriebe zu erzwingen.

Bitte beachten Sie: Der Zähler der Schaltfläche „X Ereignisse initialisieren“ erhöht sich immer entsprechend dem im Feld eingegebenen Datum.
Die Anzahl der Ereignisse gibt nicht die Anzahl der Ereignisse an, die auf die Synchronisierung warten, sondern vielmehr die Anzahl der Ereignisse, die nach diesem Datum bestehen.

Häufige Probleme

Beim Einrichten einer Synchronisierung eines Kalenders können die folgenden Fehler auftreten.

• Alle Ereignisse sind fehlerhaft: Im Allgemeinen liegt ein Problem mit der Server-URL (Exchange vor Ort) oder mit den Zugriffsrechten des Dienstkontos vor.
  In diesem Fall empfehlen wir: 
  • Konfigurationsfehler auf Azure-Seite beheben
  • Validieren Sie die Konfiguration, indem Sie einen Wiederholungsversuch für ein Ereignis durchführen
  • Wenn das Ereignis gesendet wurde (erscheint nun in „Success“): Starten Sie im Bereich „Konfigurieren“ eine Batch-Synchronisierung der Abwesenheiten
    
    
• Für einige Benutzer:innen sind die Ereignisse fehlerhaft: Überprüfen Sie die E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden in Lucca. Dies ist möglicherweise nicht dasselbe wie in Office365/Exchange.
  Der Fehlercode in den Protokollen (durch Klicken auf „Details“ beim Fehlerereignis) lautet im Allgemeinen wie folgt.
  
  
• Die Storno der Abwesenheit sind fehlerhaft, mit einem Fehlercode dieser Art:
  
  Dafür gibt es zwei mögliche Ursachen.
  • Die Abwesenheit wurde über eine ICS-Datei aus den Benachrichtigungen von Lucca Absences und nicht über das Modul zur Synchronisierung erstellt. Das ist beim Einrichten der Synchronisierung normal, nach 2-3 Monaten sollte das Problem jedoch nicht mehr auftreten.
  • Oder die Abwesenheit wurde vom/von der Mitarbeitenden bereits aus dem Kalender gelöscht.

Funktion „Ereignisse als bearbeitet markieren“.

Wenn Ereignisse als bearbeitet markiert sind, werden wir in Zukunft nicht mehr versuchen, die Synchronisierung dieser Ereignisse erneut zu starten, weder automatisch noch manuell über die Funktion „Batch-Synchronisierung von Abwesenheiten“.