ℹ️ Erläuterungen
- Sie, als Kunde von Lucca, bleiben der/die Datenverantwortliche für die in der Lösung gespeicherten personenbezogenen Daten der Bewerber:innen.
- Lucca ist Ihr Unterauftragnehmer.
Das bedeutet konkret, dass die Daten Ihrer Bewerber:innen in unserer Lösung für Sie gespeichert werden und Sie allein über die Zwecke und rechtlichen Grundlagen der Verarbeitung entscheiden.
⚖️ Die Rechtsgrundlage
Die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Europäischen Union. Sie bildet den rechtlichen Rahmen für Lucca Recruitment, dessen Ziel es ist, Sie bei der Verarbeitung der Daten Ihrer Bewerber:innen zu unterstützen.
💡Die französische Datenschutzbehörde CNIL legt in ihrem Leitfaden zur Personalbeschaffung die Grundsätze fest, die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu Einstellungszwecken zu beachten sind. Wir empfehlen Ihnen, diesen Leitfaden zu konsultieren.
Nutzung des Moduls „Verwaltung personenbezogener Daten“
Für jedes Profil können Sie über das Modul Verwaltung personenbezogener Daten die Rechtsgrundlage für die Speicherung von Daten sowie die verschiedenen Daten (Erfassung, Information, Aufbewahrungsfrist) nachverfolgen.
- Datum der Erfassung: entspricht dem Datum, an dem Sie die Informationen des Bewerbers/der Bewerberin erhalten oder eingegeben haben.
- Datum der Informationsmitteilung: entspricht dem Datum, an dem Sie dem Bewerber/der Bewerberin Ihre Datenschutzrichtlinie mitgeteilt haben.
- Aufbewahrungsfrist: entspricht einer maximalen Frist von 2 Jahren ab dem Datum der Erfassung.
💡 Die französische Datenschutzbehörde CNIL legt die rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Merkblatt Nr. 4 ihres Leitfadens zur Personalbeschaffung fest. Dazu gehören insbesondere die Rechtsgrundlagen, die im Rahmen der Erstellung einer Lebenslaufdatenbank herangezogen werden können, wie Einwilligung und berechtigtes Interesse.
Das Modul Verwaltung personenbezogener Daten ist über das Symbol rechts neben dem Namen eines Bewerbers/einer Bewerberin zugänglich. Es gibt 2 Fälle für die Ausführung dieses Moduls:
1️⃣Bewerber:innen, die sich über eine Karriereseite auf Lucca Recruitment beworben haben
Am einfachsten ist es bei Bewerber:innen, die sich über eine Karriereseite von Lucca Recruitment beworben haben: Bei der Bewerbung gibt der/die Bewerber:in sein/ihr Einverständnis, dass seine/ihre personenbezogenen Daten 2 Jahre lang gespeichert werden (*). Alle Felder des Moduls für personenbezogene Daten werden dann automatisch ausgefüllt.
Die Statusanzeige des Vewaltungsmoduls wechselt nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch von orange auf rot. Es liegt dann an Ihnen, diese:n Bewerber:in zu löschen oder zu archivieren.
(*) Die Frist von 2 Jahren ist derzeit nicht personalisierbar. Sie können die URL Ihrer Datenschutzrichtlinie in der Rubrik „ Allgemeine Einstellungen“ von Lucca Recruitment eingeben.
2️⃣ Bewerber:innen, die manuell in Lucca Recruitment angelegt wurden
Für die in Lucca Recruitment manuell erstellten Bewerber:innen (z. B. durch den Import von Lebensläufen) ist nur das Datum der Erhebung der personenbezogenen Daten bekannt. Standardmäßig ist die Aufbewahrungsdauer der Daten auf einen Monat festgelegt.
In diesem Fall wird die Statusanzeige des Moduls zur Verwaltung personenbezogener Daten orange angezeigt und Sie müssen die Informationen im Modul zur Verwaltung personenbezogener Daten manuell ergänzen.
Weitere Funktionen in Bezug auf personenbezogene Daten
Für mehr Diskretion können Sie vertrauliche Notizen hinzufügen, die nur von Ihnen sowie autorisierten Personen eingesehen werden können.
❓ Häufig gestellte Fragen
Ich bin Benutzer:in von Lucca Recruitment. Wie gehe ich mit einem Antrag zur Ausübung von Rechten um?
Wenn Sie Lucca Recruitment nutzen, können sich Ihre Bewerber:innen mit Ihnen in Verbindung setzen, um eines ihrer Rechte gemäß der DSGVO geltend zu machen. Lucca Recruitment kann Ihnen helfen, mit den folgenden Funktionen auf diese Anträge zu reagieren:
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Zugangsrecht: Administrator:innen haben über eine einzige Seite Zugriff auf alle Informationen, die in der Lösung über eine:n Bewerber:in gespeichert sind, und können diese den Bewerber:innen in einem Format ihrer Wahl zur Verfügung stellen. Bitte beachten Sie, dass die Profilseiten über die nativen Funktionen Ihres Browsers (Datei > Drucken) als PDF ausgedruckt werden können.
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Berichtigungsrecht: Die Administrator:innen können jedes Feld im Bewerberdatensatz manuell bearbeiten.
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Recht auf Löschung: Administrator:innen können jederzeit ein Profil archivieren oder löschen.
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Widerspruchsrecht: Die Administrator:innen können das Profil des betreffenden Bewerbers/der betreffenden Bewerberin jederzeit löschen.
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Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Die Administrator:innen können das Profil des betreffenden Bewerbers/der betreffenden Bewerberin jederzeit archivieren.
Wie kann Lucca Recruitment mich bei der Einhaltung der DSGVO unterstützen?
- Sie haben volle Kontrolle über die erhobenen Daten: Sie können frei entscheiden, welche Daten Sie über Ihre Bewerber:innen sammeln möchten. Keines der Felder ist ein Pflichtfeld. Die erfassten Daten beziehen sich daher auf die in den Lebensläufen Ihrer Bewerber:innen enthaltenen Daten oder auf jene Daten, die direkt von einem Benutzer/einer Benutzerin in die Lösung eingegeben werden.
- Sie haben volle Kontrolle über die Zugriffsverwaltung: Wie bei all unseren Lösungen können Sie die Zugriffsrechte und Befugnisse von Personen in der Lösung ganz einfach verwalten.
- Sie haben volle Kontrolle über die Information der Bewerber:innen hinsichtlich der Verarbeitung ihrer Daten: Sie können die URL Ihrer Datenschutzrichtlinie direkt in die Lösung eingeben, damit sie in der Fußzeile Ihrer Stellenangebote erscheint. Sie haben zudem die Möglichkeit, Texte zu erstellen, mit denen Sie die Zustimmung der Bewerber:innen zur Speicherung ihrer Daten einholen können, sowie die E-Mail-Adresse, an die sich die Bewerber:innen wenden können, wenn sie ihre Rechte ausüben möchten.