Stellen anlegen und verwalten

Diese Datei führt Sie durch die wesentlichen Schritte beim Anlegen und bei der Verwaltung einer Stelle.

Die hier beschriebenen Aktionen sind Administrator:innen vorbehalten, die über die Berechtigung „Die Stellen anlegen, bearbeiten, teilen und archivieren“ verfügen

1️⃣ Eine Stelle anlegen

Das Anlegen einer Stelle ist der erste Schritt Ihres Einstellungsverfahrens.

Um eine offene Stelle anzulegen, brauchen Sie nur die Stellenbezeichnung anzugeben. Sie können auch zusätzliche Informationen hinzufügen, welche die Einstellung strukturieren und die Zusammenarbeit zwischen den Teams verbessern, wie z. B.:

Für das Einstellungsverfahren verantwortliche Person: Bestimmen Sie eine Person, die für die Einstellung zuständig ist. Sie wird über neue Bewerbungen benachrichtigt und kann deren Fortschritt verfolgen.
Andere Personen hinzufügen, die das Einstellungsverfahren nachverfolgen sollen: Fügen Sie weitere Mitarbeitende hinzu, die an dem Prozess beteiligt sind. Letztere können als Verantwortliche:r für einen Schritt der Einstellung bestimmt werden (siehe nächsten Konfigurationsschritt „Schritte des Einstellungsverfahrens festlegen“). Sie werden Benachrichtigungen über neue Profile erhalten, die in einer Spalte ankommen, für die sie verantwortlich sind.
Zusätzliche Informationen hinzufügen: Geben Sie diese Informationen an, um den Personalverantwortlichen mehr Kontext zu bieten und die Erwartungen von Anfang an abzustimmen.
⚠️ Diese Informationen bleiben ausschließlich intern und werden ohne Ihre doppelte Bestätigung nicht im Stellenangebot angezeigt.

2️⃣ Die Schritte des Einstellungsverfahrens festlegen

Die Einstellung ist in mehrere Schritte unterteilt, die den Weg des Bewerbers/der Bewerberin durch den gesamten Prozess darstellen. Diese Schritte sind auf Ihre Organisation zugeschnitten und geben Ihnen ein klares Bild über den Fortschritt der Bewerbungen.

Sie können die Schritte Ihres Einstellungsverfahrens anpassen:

Durch Verwendung einer Vorlage aus einer zuvor angelegten Stelle
Durch Personalisierung der standardmäßig vorgeschlagenen Schritte: hinzufügen, löschen, neu benennen oder die Reihenfolge neu anordnen, um ein Einstellungsverfahren nach Ihrer Vorstellung zu erhalten
Durch Hinzufügen von Verantwortlichen für jeden einzelnen Schritt: Wenn Sie eine:n Mitarbeitende:n als Verantwortliche:n für einen Schritt des Einstellungsverfahrens bestimmen (z. B. „Gespräch mit der Führungskraft“). Diese:r erhält dann Benachrichtigungen über neue Profile, die in der Spalte ankommen, für die er/sie verantwortlich ist (siehe „Benachrichtigungen in Lucca Recruitment“ für weitere Informationen).

Tipp: Um diese Schritte des Einstellungsverfahrens standardmäßig einzustellen und in Zukunft automatisch beim Anlegen von Stellen zu verwenden, können Sie die Option „Standardmäßig als Vorlage verwenden“ aktivieren

Zwei Schritte sind spezifisch und wesentlich:

Der erste Schritt: Hier werden Profile von Bewerber:innen erstellt, die auf das Stellenangebot antworten.
Der letzte Schritt: In diesem Schritt kann der/die angestellte Bewerber:in in Lucca angelegt werden.

3️⃣ Eine Stelle bearbeiten

Die Informationen zu Ihrer Stelle können jederzeit bearbeitet werden. In den erweiterten Optionen Ihrer Stelle verfügen Sie über folgende Möglichkeiten:

- „Informationen über die Stelle bearbeiten“: ermöglicht die Bearbeitung des Namens der Stelle, des/der Verantwortlichen, der Teilnehmer:innen usw.
- „Schritte des Einstellungsverfahrens bearbeiten“: ermöglicht die Anpassung der Schritte an Ihr Einstellungsverfahren.
- „Profilkarten personalisieren“: Sie haben die Möglichkeit, die Anzeige von Informationen zu Ihren Bewerber:innen auf dem Kanban-Board basierend auf den in ihren Dateien vorhandenen Daten anzupassen. So können Sie jene Informationen der Profilkarten anzeigen lassen, die für Sie relevant sind.

4️⃣ Eine Stelle archivieren

Die Archivierung einer Stelle ermöglicht, den Abschluss des Einstellungsverfahrens zu markieren und gleichzeitig eine Aufzeichnung darüber für künftige Verwaltungsaufgaben zu behalten. Archivieren Sie Ihre Stelle nach Abschluss des Einstellungsverfahrens, um nur die aktuell offenen Stellen in Ihrer Übersicht anzuzeigen.

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Bei Archivierung einer Stelle werden die Bewerber:innen gespeichert und die Datenaufbewahrungsfrist wird für alle Bewerber:innen aktualisiert, die der Speicherung ihrer Daten nur für die Zwecke im Zusammenhang mit dieser Stelle zugestimmt haben (Für mehr Informationen zum Thema siehe Verwaltung personenbezogener Daten von Bewerber:innen in Übereinstimmung mit der DSGVO).

Die archivierten Stellen werden in die Ansicht „Archiviert“, verschoben, die jederzeit von Ihrer Seite zur Nachverfolgung von Stellen zugänglich ist. Bei Bedarf können Sie eine Stelle erneut öffnen, indem Sie auf die Schaltfläche „Die Stelle wieder öffnen“ klicken.

5️⃣ Übersichtsseite der Stellen

Die Seite „Alle Stellen“ zeigt die Gesamtheit der offenen Stellen an. Jede Stelle enthält folgende Elemente:

- Stern: Damit können Sie die Stelle als Favorit markieren.
- Name der Stelle
- Team, das für die Einstellung verantwortlich ist
- Abteilung
- „Neues Profil“: Anzahl der Profile im ersten Schritt ihrer Stelle, der die neuen Bewerbungen enthält
- „Profil im Auswahlverfahren“: Anzahl der Profile in Ihrer Stelle (nicht berücksichtigte Profile werden nicht gezählt)
- „Erstellt am“: Datum, an dem die Stelle angelegt wurde

Weiterführende Informationen

Erstellen Sie ein Stellenangebot, auf das sich Ihre Bewerber:innen bewerben können.

❓Häufig gestellte Fragen

Gibt es ein Limit für die Anzahl an offenen Stellen?	Nein, Sie können so viele offene Stellen anlegen, wie Sie möchten.
Wer kann eine Stelle anlegen?	Standardmäßig können nur Führungskräfte und Personalverantwortliche Stellen anlegen oder archivieren. Sie können diese Einstellung direkt in der Verwaltung der Rollen einschränken oder erweitern.
Wie kann ich Stellen archivieren/wieder öffnen?	Um Ihre Stellen zu archivieren oder aus dem Archiv herauszunehmen, genügt es, auf das Symbol „Die Stelle archivieren“ bzw. „Die Stelle wieder öffnen“ rechts von Ihrer Stelle zu klicken.
Kann ich eine Stelle duplizieren?	Nein, es ist noch nicht möglich, eine Stelle zu duplizieren.
Kann ich Informationen über die Profilkarten in einer Stelle ausblenden/anzeigen?	Ja, die auf den Profilkarten sichtbaren Elemente können für jede Stelle konfiguriert werden. Diese Einstellungen werden von allen Ihren Kolleg:innen geteilt.
Ich stelle mehrere Personen für eine Stelle ein – wie kann ich das im Hinblick auf mein Stellenangebot verwalten?	Für die Verwaltung wiederkehrender Einstellungen stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung: Eine Stelle pro Standort anlegen. Beispiel: Eine Stelle für Paris, eine für Nantes, eine für Bordeaux Eine Stelle pro Ebene erstellen, um die Anzahl der Profile zu begrenzen. Beispiel: Eine Stelle „Juniorberater“, eine Stelle „Seniorberater“ usw. Tragen Sie in den optionalen Informationen keine Pflichtangaben ein (weder Startdatum, Standort noch Ebene). Fügen Sie in der Beschreibung einfach hinzu, dass es sich um eine wiederkehrende Stelle handelt
Kann man die Stellen nach Filiale anzeigen?	Das ist derzeit nicht möglich. Die beste Lösung besteht im Moment darin, die Filiale im Namen der Stelle anzugeben.
Kann man Stellenbeschreibungen formatieren (fett, kursiv …) ?	Dies ist derzeit nicht möglich, Sie können jedoch Emojis hinzufügen, um das Stellenangebot attraktiver zu gestalten. Eine Verbesserung ist im Laufe des Jahres vorgesehen.