Die Funktionen für die Massengenerierung von Dokumenten und die Massensignatur befinden sich derzeit in der Betaphase. Wenn Sie diese testen möchten, können Sie Ihr Interesse beim Lucca-Helpdesk bekunden.

Bevor Sie beginnen

Mit der Funktion der Massensignatur können Sie ein Dokument zur Unterschrift an mehrere Ihrer Mitarbeitenden senden.

Das Dokument, das zu unterzeichnen ist, kann für alle identisch sein. Es kann jedoch auch vorher für jede/n Mitarbeitende/n mit unserem Modul zur Dokumentenerstellung personalisiert werden.

Allgemeine Grundsätze

Die Massensignatur eines Dokuments erfolgt in mehreren Schritten:

Auswahl des Dokuments
Auswahl des oder der Mitarbeitenden, die dieses Dokument unterzeichnen sollen
Auswahl der Sprache für die Mails
Wahl des Namens für die Anforderung
Versand von Signaturanforderungen

Voraussetzungen

Um ein Dokument zur Unterzeichnung für eine/n oder mehrere Mitarbeitende/n zu senden, sind folgende Voraussetzung zu erfüllen:

Es muss ein Zugriff auf die Eingabe „Elektronische Signatur“ vorhanden sein. Diese Eingabe bezieht sich auf die Berechtigung „Signaturanforderung senden an“:

Wie kann man mehrere Mitarbeitende in einer Massensignatur unterzeichnen lassen?

Gehen Sie zur Eingabe „Dokumente generieren“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokument generieren“.

Das Dokument ist für alle Mitarbeitenden strikt identisch.

Wenn Sie ein Dokument versenden möchten, das nicht mit den Daten der Mitarbeitenden versehen ist, gehen Sie zur Eingabe „Elektronische Signatur“ und klicken auf die Schaltfläche „Massensignatur anfordern“.

Auswahl des Dokuments

Importieren Sie von Ihrem Computer aus das Dokument, das Sie zur Unterschrift versenden möchten.

In dieser Betaversion ist es nur möglich, ein einzelnes Dokument zur Unterschrift zu versenden.

Auswahl der betreffenden Mitarbeitenden

Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, die das zuvor importierte Dokument betrifft. Mit Filtern kann die Suche verfeinert werden.

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In dieser Betaversion kann jede Signaturanforderung nur voneinem bzw. einer Unterzeichner:in unterschrieben werden: Es muss sich zwingend um den/die Mitarbeitende:n handeln, den/die das Dokument betrifft.

Beispiel: Ich möchte das gleiche Dokument zur Unterschrift sowohl an Julie Bateau als auch an Augustin Bouvet schicken. Julie Bateau wird ihr Dokument allein unterschreiben, und Augustin Bouvet ist ebenfalls der einzige Unterzeichner seines Dokuments.

Wir planen bereits die Hinzufügung weiterer Unterzeichnender und die Hinzufügung von Genehmigenden.

Das Dokument ist auf jede/n Mitarbeitende/n angepasst.

Wenn Sie ein angepasstes Dokument mit den Daten der Mitarbeitenden versenden möchten, generieren Sie diese zunächst vom Modul zur Dokumentenerstellung aus. Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeblatt.

Wenn Sie mit der Maus über eine Zeile in der Übersicht zur Verfolgung der Dokumentengenerierung fahren, können Sie generierte Dokumente zur Unterschrift versenden. Damit werden Sie zum Modul für die elektronische Signatur weitergeleitet.

Die Dokumente werden automatisch in das Modul importiert, ebenso wie die betreffenden Mitarbeitenden. Die Mitarbeitenden, für die ein Dokument erstellt wurde, sind auch die Unterzeichnenden ihres Dokuments.

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Automatische Speicherung des unterzeichneten Dokuments

Wenn Sie die betreffenden Mitarbeitenden ausgewählt haben, können Sie entscheiden, ob das unterzeichnete Dokument automatisch in einem Datensatz der Personalakte gespeichert werden soll.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Das Dokument an die entsprechende Personalakte anhängen, sobald es unterzeichnet ist“, und wählen Sie einen Datentyp aus.

Versand der Anforderung

Sie wählen erst die Sprache für die gesendeten E-Mails aus und den möglichen Namen für die Signaturanforderung, dann können Sie die Anforderungen versenden. Je nachdem, wie viele Anforderungen Sie versenden, kann es bis zu mehreren Minuten dauern, bis die E-Mails in den Postfächern Ihrer Mitarbeitenden ankommen.

Für Massensignaturen haben wir absichtlich die E-Mails deaktiviert, die der/die Anfordernde normalerweise erhält, wenn eine Anforderung abgeschlossen oder abgelehnt wurde. Damit soll verhindert werden, dass sein/ihr E-Mail-Postfach überlastet wird.

[Beta] Massensignatur