[Beta] Generierung von Massendokumenten

Die Funktionen für die Massengenerierung von Dokumenten und die Massensignatur befinden sich derzeit in der Betaphase. Wenn Sie diese testen möchten, können Sie Ihr Interesse beim Lucca-Helpdesk bekunden.

Bevor Sie beginnen

Mit der Funktion zur Dokumentengenerierung können Sie Dokumente erstellen, die automatisch mit Informationen aus den Personalakten Ihrer Mitarbeitenden gefüllt werden.

Auf diese Weise können Sie alle Arten von Dokumenten wie Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Reisebescheinigungen usw. erstellen.

Allgemeine Grundsätze

Die Generierung eines Dokuments besteht aus mehreren Schritten:

Auswahl der Dokumentenvorlage
Wahl des/der Mitarbeitenden, für den/die Sie ein Dokument erstellen möchten
Analyse und Überprüfung der Dateien in der Personalakte der ausgewählten Mitarbeitenden
Kontrolle der vorausgefüllten Dokumente
Versand zur Signierung

Für jede Dokumentengenerierung müssen Sie zuvor Dokumentenvorlagen erstellt haben.

Voraussetzungen

Um ein Dokument für einen oder mehrere Mitarbeitende zu generieren, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Sie müssen Zugriff auf die Eingabe „Dokumente generieren“ haben. Diese Eingabe ist mit der Berechtigung „Dokumente generieren und Vorlagen verwalten“ verknüpft.
Ein Dokument kann nur dann erstellt werden, wenn Sie die Berechtigung haben, alle in der Vorlage erwähnten Daten einzusehen und zu bearbeiten. Wenn in der Vorlage beispielsweise der Vertragsbeginn des/der Mitarbeitenden erwähnt ist, Sie jedoch keine Berechtigung haben, dieses Datum in der Personalakte des/der Mitarbeitenden einzusehen oder zu bearbeiten, ist es nicht möglich, das Dokument in der Vorschau anzusehen oder zu erstellen.
Die im Dokument vorhandenen Daten müssen zuvor in der Personalakte angegeben sein, aber es ist möglich, das Dokument trotzdem zu versenden, auch wenn dies nicht der Fall ist.

Wie generiere ich ein Dokument für eine/n Mitarbeitende/n?

Gehen Sie zur Eingabe „Dokumente generieren“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokument generieren“.

Auswahl der Vorlage

Wählen Sie aus allen Vorlagen in Ihrer Vorlagenbibliothek die Dokumentvorlage aus, die Sie erzeugen möchten. Anschließend erhalten Sie eine Vorschau der Vorlage, um zu bestätigen, dass es sich tatsächlich um die gewünschte Vorlage handelt.

Auswahl der Personalgruppe

Wählen Sie den oder die Mitarbeitende:n aus, für den/die Sie die zuvor ausgewählte Dokumentvorlage generieren möchten. Mit Filtern kann die Suche verfeinert werden.

Analyse und Überprüfung des Dokuments

Das Modul wird überprüfen, ob die in der Dokumentenvorlage enthaltenen Daten in den Personalakten der ausgewählten Mitarbeitenden angegeben sind.

Damit Sie die fehlenden Daten ergänzen können, gibt Ihnen die Benutzeroberfläche an, um welche Mitarbeitenden und Daten es sich handelt.

CleanShot 2024-10-25 at 16.55.24.png

Wenn sie ergänzt sind, drücken Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“, um die Liste der fehlenden Daten zu aktualisieren.

Wenn alle Daten angegeben sind, können Sie zum nächsten Schritt übergehen.

Vorschau der ausgefüllten Dokumente

Bevor Sie die Dokumente generieren, können Sie prüfen, ob die Daten Ihrer Mitarbeitenden angegeben sind.

Über ein Dropdown-Menü haben Sie Zugang zur Vorschau eines jeden Dokuments.

Generierung der Dokumente

Wenn Sie auf die Schaltfläche zur Generierung von Dokumenten geklickt haben, werden Sie zur Übersicht über die Dokumentengenerierung weitergeleitet. Es erscheint eine Zeile, und Ihre Dokumente werden generiert. Je nachdem, wie viele Dokumente Sie generieren, kann der Vorgang zwischen einigen Sekunden und einigen Minuten dauern.

CleanShot 2024-10-25 at 17.09.20.png

In dieser Betaversion erhalten Sie keine Nachricht, wenn die Dokumente erstellt sind. Sie müssen Ihre Internetseite von Zeit zu Zeit aktualisieren, bis Sie in der Spalte „Status“ die grüne Plakette „Generiert“ sehen. Das bedeutet, dass die Dokumente erfolgreich generiert wurden, heruntergeladen werden können und zur Unterschrift zur Verfügung stehen.

Download der Dateien

Wenn Sie auf eine Zeile im Dashboard zur Verfolgung der Dokumentengenerierung klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem die Mitarbeitenden dieser Dokumentengenerierung aufgeführt sind, und das Dokument, das ihnen zugeordnet ist. Sie können jedes der erstellten Dokumente herunterladen.

In dieser Betaversion ist es nur möglich, die Dokumente einzeln herunterzuladen. Wir planen die Funktion, alle Dateien mit einem Klick herunterzuladen.

In der Zwischenzeit können Sie alle Dateien über einen anderen Weg herunterladen: Erstellen Sie eine Dokumentenvorlage, die mit einem Datensatz in der Personalakte verknüpft ist, und erstellen Sie einen Bericht über den betreffenden Datensatz, damit Sie alle Dokumente in einer zip-Datei erhalten.

Versand zur Signierung

Eine Dokumentvorlage kann an einen Datensatz der Personalakte vom Typ Datei angehängt werden. Mit dieser Einstellung wird das erstellte Dokument automatisch in der Personalakte des/der Mitarbeitenden gespeichert, für den/die das Dokument erstellt worden ist.

CleanShot 2024-10-25 at 17.39.29.png

Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeblatt.

Automatische Speicherung von generierten Dokumenten

Bei der Erstellung einer Dokumentenvorlage kann diese an einen Datensatz der Personalakte vom Typ Datei angehängt werden. Mit dieser Einstellung wird die Erstellung eines Dokuments automatisch in der Personalakte der Mitarbeitenden gespeichert, für die die Dokumente erstellt wurden.

CleanShot 2024-10-28 at 09.21.04.png