Warum kann mein:e Mitarbeitende:r keine Abwesenheiten erfassen?

Dieses Blatt richtet sich an HR-Administratoren:innen: es hilft Ihnen, festzustellen, aus welchen Gründen ein:e Mitarbeitende:r keine Abwesenheiten erfassen kann.

Ist die Personalakte Ihres/Ihrer Mitarbeitenden korrekt ausgefüllt?

Folgende Überprüfungen müssen Sie in der Personalakte Ihres/Ihrer Mitarbeitenden durchführen:

Ist sein/ihr Urlaubserwerbsprofil eingegeben?
Ist sein/ihr Urlaubserwerbsprofil korrekt?
Ist sein/ihr Kalender richtig ausgefüllt?

Ist Ihr:e Mitarbeitende:r tatsächlich einer aktiven (nicht archivierten) Abteilung zugeordnet?
Ist sein/ihr Arbeitszyklus wirklich aktiv (kein Enddatum in der Vergangenheit) ?
Ist seine/ihre Rolle korrekt und verfügt sie über die erforderlichen Berechtigungen in Timmi Abwesenheiten? Zögern Sie nicht, das Merkblatt Verwaltung der Benutzerberechtigungen in Timmi Abwesenheiten zu konsultieren.

Verfügt Ihr:e Mitarbeitende:r über ein ausreichendes Saldo?

Wenn Ihr:e Mitarbeitende:r eine Eintragung auf einem Konto vornehmen möchte, das im Saldo verfolgt wird (bezahlter Urlaub, Abbau von zusätzlichen freien Tagen wegen 35-Std.-Woche, Erholung usw.), muss der veranschlagte Saldo ausreichen.

In diesem Beispiel möchte ein:e Mitarbeitende:r 4 Tage im Rahmen des Abbaus von zusätzlichen freien Tagen wegen 35-Std.-Woche für den Monat November erfassen, wohingegen der geschätzte Saldo Ende November bei 3,13 liegt Es ist möglich, diese Sperre dadurch zu umgehen, dass ein Sollsaldo auf diesem Konto zugelassen wird:

Auf diese Weise kann keinesfalls mehr als der Gesamterwerb für einen bestimmten Zeitraum erfasst werden, aber man kann im Voraus erfragen, was noch nicht erworben wurde.

Läuft der Zeitraum der Inanspruchnahme noch?

Wenn der Zeitraum der Inanspruchnahme des Kontos abgelaufen ist und eine Erfassung nach dem Zeitraum der Inanspruchnahme nicht möglich ist, wird das Konto zum Zeitpunkt der Erfassung nicht mehr vorgeschlagen.

2 Lösungen stehen zu Ihrer Verfügung:

Sie können das Enddatum der Inanspruchnahme in den Kontoeinstellungen bearbeiten:

Sie können die Einstellung „Einen Antrag nach diesem Zeitraum zulassen“ auf Ja wechseln:

Diese Veränderung wird nicht nur eine:n Mitarbeitende:n sondern alle Mitarbeitenden betreffen, die dieses Konto nutzen.

Verfügt Ihr:e Mitarbeitende:r über den Arbeitszyklus, der seinem/ihrem Abwesenheitskonto entspricht?

Arbeitnehmer:innen mit einem aktuellen Arbeitszyklus können nur Abwesenheiten auf Konten in Stunden erfassen, nicht jedoch Abwesenheiten in Stunden.

Arbeitnehmer:innen mit Tagespauschale und Delegationszeiten

Für Gewerkschaftsdelegierte mit einer Tagespauschale muss das Stundenguthaben in Halbtagen zusammengefasst werden, die von der in der individuellen Pauschalvereinbarung festgelegten Anzahl von gearbeiteten Tagen abgezogen werden. Ein Halbtag entspricht 4 Mandatsstunden.

Wir empfehlen Ihnen deswegen, ein aktuelles Tagesdelegationskonto einzurichten, das für diese Kategorie von Arbeitnehmer:innen die Erfassung von Halbtagen gestattet.

Ist Ihr:e Mitarbeitende:r in Teilzeit / angepasster Vollzeit beschäftigt?

Wenn die Urlaubstage von Teilzeitkräften nicht anteilsmäßig berücksichtigt werden, werden die Tage, an denen die Arbeitnehmer:innen aufgrund der angepassten Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung normalerweise nicht arbeiten, auf die Anzahl der Tage angerechnet, die sie in diesem Zeitraum erworben haben.

Sie können die Abrechnung innerhalb der Abrechnungskontrolle des/der betreffenden Mitarbeitenden jederzeit wieder aufrufen:

Defaultmäßig blockiert Timmi Abwesenheiten die Zählung von Teilzeitarbeitstagen über die anhand der erworbenen Anrechte berechnete Grenze hinaus. Wenn Sie diese Kontrolle jedoch deaktivieren möchten, gehen Sie zu Einstellungen > Präferenzen > Einstellungen, in den Abschnitt „Urlaub beantragen“ und ändern Sie die Einstellung „Kontrolle der Berechnung von Teilzeitarbeit“ auf „Nein“.

Wenn der Saldo unzureichend ist, um die nicht gearbeiteten Tage am Ende des Antrags abzurechnen, gestattet Timmi Abwesenheiten defaultmäßig das Versenden des Antrags. Wenn beispielsweise ein:e Arbeitnehmer:in mit 80 % mit seinem/ihrem Freitag in Teilzeit arbeitet, nur noch 4 verfügbare Arbeitstage auf seinem Konto Bezahlter Urlaub 2023/2024 aufweist und eine Woche Urlaub nehmen möchte, gestattet Timmi Abwesenheiten ihm/ihr die Einreichung des Antrags mit 4 Tagen (anstelle von 5 Arbeitstagen).

Sie können diese Erlaubnis deaktivieren. Ändern Sie in Einstellungen > Präferenzen > Einstellungen, im Abschnitt „Urlaub beantragen“ die Einstellung „Antrag ohne nicht gearbeitete Tage bei unzureichendem Saldo erlauben“ auf „Nein“.

In diesem Fall muss der/die Mitarbeitende ein anderes Urlaubskonto verwenden, um den Antrag zu vervollständigen.

Zögern Sie nicht, die folgenden Hilfsblätter einzusehen: