Mit dem Importmodul können Sie die festen und variablen Lohnbestandteile von Mitarbeitenden über den Import einer Excel-Datei global aktualisieren. In Lucca Compensation gehen Sie zu Einstellungen > Import > Neuer Import.
Dateiformat
Die Datei muss folgende Bedingungen erfüllen:
- Dateiformat: Excel (.xls oder .xlsx)
- eine Kopfzeile, die die Namen der Spalten in der Datei enthält
- eine Position für jede:n Mitarbeitende:n und jeden zu importierenden Vergütungswert
- Die Vergütungsbeträge müssen für Teilzeitmitarbeitende „nicht für Vollzeit hochgerechnet“ importiert werden. Beispiel: Wenn Teilzeitmitarbeitende monatlich 3.000 € für 80 % der Arbeitszeit verdienen, sollten Sie den Betrag 3.000 importieren.
Es müssen 8 oder 9 Spalten enthalten sein:
- Die identifizierende(n) Spalte(n): Entweder das Login oder die Kombination aus Angestelltennummer und Betrieb
- Nachname des/der Benutzers:in
- Vorname des/der Benutzers:in
- Vergütungsart
- Datum des Gültigkeitsbeginns (des Lohnbuchhaltungspostens)
- Datum des Gültigkeitsendes (für den Lohnbuchhaltungsposten können Zellen leer sein, wenn der Posten kein Enddatum hat)
- Monatsbetrag
- Kommentare (Spalte nicht erforderlich)
Die Kopfzeilenbeschriftung und die Vergütungsarten können in der Datei und in Lucca eine andere Schreibweise haben: Sie können sie beim Importieren der Datei korrigieren.
Ablauf des Imports
Schritt 1: Erstellen und importieren Sie eine Datei.
Klicken Sie auf Neuer Import. Sie können Ihre Excel-Datei komplett neu erstellen oder eine Vorlage von der Benutzeroberfläche downloaden.
Klicken Sie auf Datei auswählen, um die Datei zu importieren. Füllen Sie die Felder auf der rechten Seite des Bildschirms aus (Betriebe, Datenformate, Dezimaltrennzeichen), und fahren Sie fort.
Schritt 2 : Bezeichnen Sie die Spalten der Datei.
In diesem Schritt werden die Spalten Ihrer Datei den Lucca-Daten zugewiesen. Das Modul macht einen Vorschlag: Es liegt an Ihnen, diesen zu bearbeiten, wenn Inkonsistenzen vorliegen.
Schritt 3: Ermittlung der Vergütungsarten
In gleicher Weise können Sie in diesem Schritt die Vergütungsarten Ihrer Datei mit den Vergütungsarten der Lucca-Datenbank verknüpfen. Mit Drop-Down-Listen können Sie die richtige Art in Lucca auswählen. Sie können eine Art auch ignorieren, wenn Sie sie nicht in den Import aufnehmen möchten.
Schritt 4: Überprüfen der zu importierenden Daten
Dieser letzte Schritt ist eine Zusammenfassung der Daten, die importiert werden.
Wenn die Datei keinen Fehler enthält, können Sie fortfahren und den Import abschließen.
Wenn die Datei Fehler enthält, werden rote Warnungen angezeigt. Hierfür haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Import fortsetzen: Fehlerzeilen werden ignoriert.
- Downloaden der Datei und Beheben der Fehler.
Jeder Fehler wird von einer beschreibenden Meldung auf der Schnittstelle begleitet. Beispiele:
Das Format des Datums entspricht nicht dem Format, das beim Laden der Datei angegeben wurde (Schritt 1).
Diese Vergütung ist identisch mit anderen Vergütungen in der Datei (Zeilen 1, 3).
Wir können keine Mitarbeitenden finden, die mit der Kombination Angestelltennummer/Betrieb übereinstimmen.
Wenn Sie die zu korrigierende Datei downloaden, werden die Fehlermeldungen kommentiert, um Änderungen zu erleichtern.
Nachdem die Datei geändert wurde, importieren Sie sie erneut und schließen Sie den Vorgang ab.