Wie wird der Urlaubsanspruch eines/einer neuen oder ausscheidenden Mitarbeitenden berechnet?

Bevor Sie beginnen

Mit dem Erwerb nach Regeln werden aufeinanderfolgende Verträge verwaltet. Damit die Berechnung des Erwerbs ordnungsgemäß erfolgt, muss die Personalakte der Mitarbeitenden rechtzeitig vollständig sein. Rechtzeitig heißt:

• Das Datum des Vertragsbeginns muss vor dem Eintritt des/der Mitarbeitenden im Unternehmen angegeben werden.
• Das Datum des Vertragsendes wird angegeben, sobald es im Unternehmen bekannt ist.
• Das Erwerbsprofil, der Terminplan, die Sozial- und Berufskategorie und der Betrieb sind vom Vertragsbeginn bis zum Vertragsende richtig.

Mein:e Mitarbeitende:r kommt im Laufe des Jahres, wie muss ich vorgehen?

Bei allen folgenden Empfehlungen wird davon ausgegangen, das die Personalakte aktuell ist, wenn der/die Mitarbeitende in das Unternehmen eintritt. Das bedeutet, dass sein Vertragsbeginn, sein Betrieb, sein Terminplan und sein Erwerbsprofil von seinem ersten Tag an korrekt angegeben sind.

Beim monatlichen Erwerb:

Wenn für den/die Mitarbeitende:n die Regel des monatlichen Erwerbs am Ende des Zeitraums gilt, erwirbt er/sie seine/ihre Anrechte für den Monat seines/ihres Eintritts zusammen mit allen Mitarbeitenden am Ende des Monats. Der Betrag seines/ihres Erwerbs wird im Verhältnis zu seiner/ihrer Anwesenheitsrate in dem Monat berechnet.

Wenn für den/die Mitarbeitende:n die Regel des monatlichen Erwerbs zu Beginn des Zeitraums gilt und er den Zeitpunkt der Gutschrift „verpasst“ hat, müssen Sie die Regel für den Monat, in dem er ankommt, erneut aktivieren. Wenn der/die Mitarbeitende bei der erneuten Aktivierung der Regel nicht unter den Personen aufgeführt ist, die eine Gutschrift erhalten, denken Sie daran, zu überprüfen, ob er/sie nicht bereits eine Gutschrift erhalten hat, bevor Sie sich mit dem Helpdesk in Verbindung setzen: Wenn Sie die Personalakte vor Beginn seines/ihres Eintrittsmonats ergänzt haben, hat er/sie bereits eine Gutschrift erhalten.

In beiden Fällen (Gutschrift am Monatsanfang oder Gutschrift bei der Reaktivierung der Regel) wird der Betrag seines/ihres Erwerbs im Verhältnis zu seiner/ihrer Anwesenheitsrate in dem Monat berechnet.

Beispiel: Paul tritt am 17. Juli in das Unternehmen ein:

• Der Erwerb für Juli hat bereits stattgefunden. Ich gebe seinen Vertragsbeginn an, gehe zum Modul „Erwerb“ und reaktiviere die Regel. Paul erhält für seine Anwesenheit vom 17. bis 31. Juli eine anteilige Gutschrift.
• Der Erwerb im Juli hat noch nicht stattgefunden. Ich gebe seinen Vertragsbeginn ein, falls dies nicht bereits geschehen ist, und mache sonst nichts weiter. Paul erhält für seine Anwesenheit vom 17. bis 31. Juli am Ende des Monats zusammen mit allen seinen Kollegen eine anteilige Gutschrift.*

Beim jährlichen Erwerb:

Der jährliche Erwerb erfolgt üblicherweise zu Beginn des Zeitraums, daher ist dies der einzige Fall, der hier erläutert wird.

Wenn der/die Mitarbeitende bis zum Ende des Monats, in dem er/sie in das Unternehmen eintritt, warten kann, um seine/ihre Urlaubstage gutgeschrieben zu bekommen, werden sie ihm/ihr am Ende des Monats automatisch über die Regeln gutgeschrieben, die für ihn/sie gelten. Tatsächlich sieht der dynamische Erwerb vor, dass die Jahresregeln jeden Monat am Monatsende automatisch ausgelöst werden, um sicherzustellen, dass die Personen eine Gutschrift erhalten, die im Laufe des Zeitraums in das Unternehmen eingetreten sind.

Wenn der/die Mitarbeitende nicht bis zum Ende des Monats, in dem er/sie in das Unternehmen eintritt, auf die Gutschrift seiner/ihrer Urlaubstage warten kann, wie es zum Beispiel in der Schweiz der Fall ist, muss die Gutschrift manuell am Tag des Eintritts des/der Mitarbeitenden ausgelöst werden. Das kann wie folgt durchgeführt werden:

• Vom Modul „Durchzuführende Aktionen“ aus im Block Erwerbsberichtigungen bei Ankünften/Abgängen auf den entsprechenden Zeilen des/der neuen Mitarbeitenden. Es gibt eine Zeile pro Konto, in der die Gutschrift zu buchen ist. Dies ist die empfohlene Option, um den Eintritt von wenigen Mitarbeitenden zu bewältigen.
• Vom Modul „Erwerb“ aus, indem Sie die Regeln für den/die ankommende:n Mitarbeitende:n nachholen. Dies ist die empfohlene Option, um den Eintritt mehrerer Mitarbeitender mit denselben Anrechten zu verwalten, da mit der Aktivierung der Regel alle betroffenen Mitarbeitenden eine Gutschrift erhalten.

In allen Fällen wird der Erwerbsbetrag im Verhältnis zur Anwesenheitsrate im ganzen Jahr berechnet.

Beispiel (bei einem Erwerb in einem Kalenderjahr): Paul tritt am 17. Juli in das Unternehmen ein:

• Paul kann bis zum 31. Juli warten, um seinen Urlaub zu erhalten. Ich mache nichts. Paul erhält eine anteilige Gutschrift am 31. Juli für seine Anwesenheit vom 17. Juli bis zum 31. Dezember.
• Paul soll am 17. Juli seinen Urlaub erhalten. Ich gehe am Tag seines Eintritts in „Durchzuführende Aktionen“ und löse die Gutschrift für seinen Urlaub aus. Paul erhält für seine Anwesenheit vom 17. Juli bis zum 31. Dezember sofort eine anteilige Gutschrift.*

Mein:e Mitarbeitende:r verlässt das Unternehmen im Laufe des Jahres, wie muss ich vorgehen?

Bei allen folgenden Empfehlungen wird davon ausgegangen, dass die Personalakte am Tag des Ausscheidens des/der Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand ist. Das bedeutet, dass das Datum seines/ihres Vertragsendes angegeben ist.

Beim monatlichen Erwerb:

Wenn für den/die Mitarbeitende:n die Regel monatlicher Erwerb am Ende des Zeitraums giltund Sie eine Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen mithilfe des dafür vorgesehenen Moduls Lucca Absences erstellen, erhält der/die Mitarbeitende für seinen/ihren Erwerb im Abgangsmonat eine Gutschrift in der Endabrechnung. Diese Option wird empfohlen.

Wenn der/die Mitarbeitende auf den monatlichen Erwerb am Ende des Zeitraums eingestellt ist, Sie aber die Endabrechnung ohne Verwendung des dedizierten Moduls von Lucca Absences durchführen, müssen Sie die Regel für diese:n Mitarbeitende:n am Tag seines Ausscheidens vom Modul „Erwerb“ aus manuell aktivieren.

Wenn der/die Mitarbeitende auf den monatlichen Erwerb zu Beginn des Zeitraums eingestellt ist, wurde die Gutschrift bereits für den/die ausscheidende(n) Mitarbeitende(n) gebucht. Dann gibt es zwei Möglichkeiten:

• Wenn Sie das STC-Modul von Lucca Absences verwenden, wird die eventuelle Berichtigung des Erwerbs im Falle einer Überzahlung mit der Endabrechnung vorgenommen.
• Wenn Sie das STC-Modul von Lucca Absences nicht verwenden, und das Vertragsende zu Beginn des Austrittsmonats in der Personalakte des/der Mitarbeitenden nicht angegeben war, müssen Sie die Regeln für den/die Mitarbeitende:n manuell neu aktivieren, damit seine/ihre erworbenen Urlaubstage berichtigt werden, da ihm/ihr Urlaub für einen vollen Monat gutgeschrieben wurde.

Der erworbene Betrag wird im Verhältnis zur Anwesenheitsrate in dem Monat berechnet.

Beim jährlichen Erwerb:

Der jährliche Erwerb erfolgt üblicherweise zu Beginn des Zeitraums, daher ist dies der einzige Fall, der hier erläutert wird.

Wenn der/die Mitarbeitende auf einen jährlichen Erwerb eingestellt ist, hat er/sie ein Guthaben erhalten, das der Anwesenheit im ganzen Jahr entspricht. Dann gibt es zwei Möglichkeiten:

• Das Datum des Vertragsendes wird in der Personalakte des/der Mitarbeitenden vor dem Monat, in dem der/die Mitarbeitende das Unternehmen verlässt, angegeben (dies ist der klassische Fall). Die Berichtigung des zu viel gezahlten Betrags erfolgt automatisch am Ende des Monats, in dem das Enddatum in die Personalakte eingetragen wurde.
• Das Datum des Vertragsendes wird in der Personalakte im ausscheidenden Monat des/der Mitarbeitenden angegeben.. Die Berichtigung erfolgt bei der Endabrechnung des/der Mitarbeitenden in Lucca Absences.

Die Berichtigung kann auch manuell erfolgen, entweder vom Modul „Durchzuführende Aktionen“ für die Zeilen, die den/die Mitarbeitende:n betreffen, oder vom Modul „Erwerb“ aus, indem eine Nachbesserung der Regeln für den/die Mitarbeitende eingeleitet wird.

Der erworbene Betrag wird im Verhältnis zur Anwesenheitsrate im ganzen Jahr berechnet.

*Beispiel (bei einem Erwerb in einem Kalenderjahr): Paul verlässt das Unternehmen am 17. Juli:

• Pauls Ausscheidedatum wurde vor dem 30. Juni in seiner Personalakte eingetragen, man braucht nichts zu machen, die Berichtigung seiner erworbenen Urlaubstage wurde bereits vorgenommen. Paul erhielt eine anteilige Belastung des zu viel bezogenen Betrags für den Zeitraum vom 18. Juli bis zum 31. Dezember.
• Pauls Ausscheidedatum wurde nicht vor dem 30. Juni in seine Personalakte eingegeben. Ich gehe zu „Durchzuführende Aktionen“, sobald ich das Enddatum des Vertrags eingegeben habe, und löse die Berichtigung seines erworbenen Urlaubs aus. Paul erhält sofort eine anteilige Belastung des zu viel bezogenen Betrags für den Zeitraum vom 18. Juli bis zum 31. Dezember.*

FAQ

Ich kann meine:n Mitarbeitende:n im Block „Eintritt/Ausscheiden des/der Mitarbeitenden“ nicht finden, wie ist das zu erklären?

Gilt tatsächlich die Regel des jährlichen Erwerb für den/die Mitarbeitende:n? Dies ist der einzige Fall, in dem die Mitarbeitenden wieder im Block angezeigt werden Ein:e Mitarbeitende:r mit monatlichem Erwerb wird demnach nicht angezeigt, und das ist kein Programmfehler.

Ist die Personalakte Ihres/Ihrer Mitarbeitenden vollständig? Um das herauszufinden, können Sie in den Block „Zu ergänzende Profile“ im Modul „Durchzuführende Aktionen“ gehen. Wenn die Personalakte Ihres/Ihrer Mitarbeitenden unvollständig ist, erhält er/sie keine Gutschrift.