Bevor Sie beginnen
Mit dem Erwerb nach Regeln werden aufeinanderfolgende Verträge verwaltet. Damit der Erwerb korrekt berechnet wird, darf das Datum des Vertragsendes nicht bearbeitet werden, sobald die Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen erfolgt ist.
Generell gilt: Die Daten eines Vertrags zu bearbeiten, um sie an einen neuen Vertrag anzupassen, entspricht nicht der Realität und darf daher nicht durchgeführt werden.
Mein:e Mitarbeitende:r hat das Unternehmen verlassen oder kehrt für einen neuen Vertrag zurück oder der Vertrag meines/meiner Mitarbeitenden wird verlängert, wie muss ich vorgehen?
Wenn ein:e Mitarbeitende:r für einen neuen Zeitraum in das Unternehmen zurückkehrt, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie für ihn/sie einen neuen Vertrag erstellen. Wenn sein/ihr alter Vertrag wiederverwendet wird und das Datum des Vertragsbeginns und -endes geändert wird, findet kein Erwerb statt.
Dasselbe gilt, wenn der Vertrag des/der Mitarbeitenden verlängert wird (befristeter Vertrag, duales System, Praktikum)
Man geht wie folgt vor, um die Vertragsänderung eines/einer Mitarbeitenden ordnungsgemäß durchzuführen:
- Am Ende des ersten Vertrags:
- Geben Sie das Ausscheidedatum in der Personalakte des/der Mitarbeitenden an.
- Geben Sie die Endabrechnung beim Ausscheiden aus dem Unternehmen im Modul „Erwerb“ ein.
- Für den neuen Vertrag:
- Erstellen Sie einen neuen Vertrag in der Personalakte des/der Mitarbeitenden, geben Sie den Vertragsbeginn ein (zusätzlich zu den sonstigen Informationen).
- Bearbeiten Sie das Erwerbsprofil des/der Mitarbeitenden, wenn sich dieses von dem ersten Vertrag unterscheidet.
- Behalten Sie den normalen Ablauf im Hinblick auf den Erwerb bei, wenn die Gutschrift monatlich und am Monatsende erfolgt. Bei einer monatlichen Gutschrift am Monatsanfang oder einer jährlichen Gutschrift zu Beginn des Zeitraums lesen Se bitte das Merkblatt [Erwerb nach Regeln] Wie werden die Urlaubsansprüche eines/einer neuen oder eines/einer ausscheidenden Mitarbeitenden berechnet?
FAQ
Sonderfall für Kunden:innen, die Lucca Absences länger als seit April 2023 haben - Meinem/meiner Mitarbeitenden wird nach der Migration meiner Datenbank nichts mehr gutgeschrieben, wie muss ich vorgehen?
Dieser Fall betrifft nur migrierte Datenbanken und ist nicht auf einen Fehler beim Erwerb zurückzuführen. Die fehlende Gutschrift nach der Migration ist auf eine Fehlfunktion in den Einstellungen der Mitarbeitendenverträge zurückzuführen. Der Erwerb nach Profilen (vor der Migration) hat Folgeverträge nicht gut verwaltet und ließ Folgendes zu:
- eine Bearbeitung der Daten des Vertragsendes,
- dass es mehrere Endabrechnungen für einen Vertrag beim Ausscheiden aus dem Unternehmen gab.
Der Erwerb nach Regeln lässt dies nicht mehr zu, daher wird das Vertragsende ordnungsgemäß in Lucca Absences verwaltet.
Wenn Sie also früher die Angewohnheit hatten, die Daten des Vertragsendes Ihrer Mitarbeitenden zu bearbeiten und Endabrechnungen zu erstellen, ist es wahrscheinlich, dass Ihre Mitarbeitenden aus diesem Grund keine Gutschriften mehr erhalten. Wie muss ich daher vorgehen?
Unsere Empfehlung für einen Neuanfang auf einer soliden Grundlage lautet wie folgt:
- Schließen Sie den laufenden Vertrag, indem Sie ein Datum für das Vertragsende wählen, das der letzten Gutschrift Ihres/Ihrer Mitarbeitenden entspricht.
- Erstellen Sie einen neuen Vertrag, der am Tag nach dem Abschluss beginnt. Die beiden Verträge müssen aufeinander folgen*, wenn das Vertragsende auf einen Freitag gelegt wird, beginnt der neue Vertrag an einem Samstag*.
- Reaktivieren Sie die Regeln des/der betreffenden Mitarbeitenden in allen Monaten, in denen er/sie keine Urlaubstage erworben hat.
- Ändern Sie Ihre Gewohnheiten und verwenden Sie ab sofort die Vertragserstellung, eine Bearbeitung des Vertragsenddatums erfolgt nur bei einem verspäteten Ausscheiden eines/einer Mitarbeitenden. 🙂
Ich kann meine:n Mitarbeitende:n im Block „Eintritt/Ausscheiden des/der Mitarbeitenden“ nicht finden, wie ist das zu erklären?
Gilt für Ihre:n Mitarbeitende:n tatsächlich die Regel des jährlichen Erwerbs? Dies ist der einzige Fall, in dem die Mitarbeitenden wieder im Block angezeigt werden Ein:e Mitarbeitende:r mit monatlichem Erwerb wird demnach nicht angezeigt, und das ist kein Programmfehler.
Ist die Personalakte Ihres/Ihrer Mitarbeitenden vollständig? Um das herauszufinden, können Sie in den Block „Zu ergänzende Profile“ im Modul „Durchzuführende Aktionen“ gehen. Wenn die Personalakte Ihres/Ihrer Mitarbeitenden unvollständig ist, erhält er/sie keine Gutschrift.