Bevor Sie beginnen
Mit Vertragsvorlagen und dem Abschnitt „Verträge“ in der Personalakte können Sie die Verträge Ihrer Mitarbeitenden an Ihre internen Prozesse anpassen und protokollieren.
In diesem Hilfeblatt ist erläutert, wie Sie die Informationen aus Ihrem benutzerdefinierten Abschnitt extrahieren und die fehlenden Daten importieren, um die angebotenen Funktionen wie Empfehlungen, Warnungen oder Einreichung von Daten zur Anmeldung der einzustellenden Person beim zuständigen Sozialversicherungsträger (DPAE)sowie andere Lucca-Anwendungen wie Lucca Dashboards optimal nutzen zu können.
Vertragsvorlagen definieren
Gehen Sie zum Tab „Verträge“ der Einstellungen in Core HR.
Defaultmäßig werden 7 Vertragsvorlagen erstellt:
- Permanent,
- Vorübergehend,
- Praktikum,
- Berufsausbildung,
- Zeitarbeit,
- Sonstige Verträge - Intern,
- Sonstige Verträge - Extern.
Sie können je nach Ihrer internen Funktion diese Vorlagen bearbeiten und neue erstellen, wenn Sie den Tab Einstellungen > Verträge wählen. Sie können für jeden dieser Verträge vorgeschlagene Daten aktivieren, wie z. B. das Ende der Probezeit oder den Grund für das Vertragsende. So können Sie die Kennzahlen der Lucca Dashboards erweitern.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeblatt.
Extrahieren von benutzerdefinierte Daten
Nachdem die Vertragsvorlagen an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst wurden, können Sie jetzt Daten aus Ihren benutzerdefinierten Abschnitten für Vertragsinformationen Ihrer Mitarbeitenden extrahieren.
Sie können direkt einen benutzerdefinierten Bericht mit den folgenden Informationen erstellen:
- Datum Vertragsbeginns ;
- Betriebsstätte ;
- Sozial- und Berufskategorie ;
- Vertragstyp (basierend auf den zuvor definierten Vorlagen);
- Datum Vertragsende.
Dann müssen Sie den Bericht nur noch im CSV-Format exportieren.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeblatt.
Importieren von Vertragsdaten
Dies ermöglicht, eine große Anzahl an Mitarbeiterverträgen gleichzeitig zu importieren oder die Daten bereits vorhandener Verträge zu aktualisieren.
Zum Erstellen von Verträgen sind die folgenden Daten erforderlich:
- das Login des Mitarbeiters;
- die Vertragsart;
- das Datum des Vertragsbeginns;
- der Betrieb.
Sie können eine Vorlage für den Datenimport direkt downloaden:
Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeblatt.
Importieren der Vertragsdokumente
Der Standardabschnitt „Verträge“ wurde kürzlich um die Dateitypdaten ergänzt. Sie können das Vertragsdokument aller Mitarbeitenden über einen Dateiimport importieren: Die Hauptinformationen des Mitarbeitendenvertrags werden jetzt zentralisiert.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeblatt.
Fertig! Sie können die Lucca-Version der Verträge vollständig verwenden, automatisch die Einreichung von Daten zur Anmeldung der einzustellenden Person beim zuständigen Sozialversicherungsträger (DPAE) von Neueinstellungen versenden oder bei Bedarf Änderungen an den Verträgen erstellen.
Bonus: Alte benutzerdefinierte Personalakten archivieren
Rufen Sie das Menü zur Verwaltung Ihrer Daten auf (Einstellungen > Datenverwaltung).
Um Daten zu archivieren, z. B. einen „Arbeitsvertrag“, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Archivieren“ auf der rechten Seite des Bildschirms.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfeblatt.