Bevor Sie beginnen
Mit dieser Anwendung können Sie den Zugriff auf öffentliche HR-Dokumente wie interne Vorschriften oder die Homeoffice-Charta zentralisieren und erleichtern. Die Mitarbeitenden werden im Falle des Vorhandenseins eines neuen Dokuments benachrichtigt und können die mit ihnen geteilten Dokumente frei einsehen und downloaden.
Klicken Sie auf diesen Link, wenn Sie das Erklärvideo (4 Minuten) sehen möchten.
Installation und Zugriff auf die App
Als Administrator:in der Lösung
„Freigegebene Dokumente“ ist kostenlos im Lucca Store erhältlich. Sagt Ihnen das nichts? Um eine App aus dem Store zu installieren (zugänglich über die Rakete rechts neben Ihrem Lucca-Menü), müssen Sie in den Rollen über die Berechtigung „Anwendungen verwalten“ verfügen. Wenn Sie auf Probleme stoßen, wenden Sie sich an Ihre(n) globale(n) Administrator:in oder den Helpdesk.
Bei der Installation über die dedizierte Store-Seite wird eine sekundäre Rolle erstellt und Ihnen automatisch zugewiesen. Sie sind Administrator:in dieses Moduls und können daher freigegebene Dokumente hinzufügen, aktualisieren und löschen.
Als Mitarbeitende:r
Um einer Rolle Lesezugriff auf die Anwendung zu gewähren, fügen Sie einfach die Anwendung „Freigegebene Dokumente“ aus dem Rollenverwaltungsmodul hinzu.
Mitarbeitende, die die Anwendung für ihre Rolle(n) aktiviert haben, können Dokumente, die in ihrem Betrieb geteilt wurden, anzeigen und downloaden.
Öffentliche Dokumente hinzufügen und teilen
Um Dokumente hinzuzufügen und für relevante Mitarbeitende freizugeben, ist die Berechtigung „Freigegebene Dokumente verwalten“ erforderlich. Sie wurde Ihnen bei der Installation automatisch zugewiesen.
Durch Klicken auf „Dokument hinzufügen“ rechts öffnet sich ein modales Fenster. Anschließend können Sie Folgendes angeben:
- Den Titel des Dokuments,
- Die Kategorie des Dokuments (die links angezeigt wird). Die Anwendung verfügt bei der Installation defaultmäßig über drei Kategorien. Mit der Berechtigung „Verwaltung der freigegebene Dokumente“ ist es möglich, Dokumentkategorien hinzuzufügen, umzubenennen, zu löschen oder neu zu organisieren.
- Sowie den Zugriffsbereich des Dokuments (alle Betriebe oder nur die ausgewählten). Die Liste der auswählbaren Betriebe entspricht den mit der Rolle verknüpften Betrieben.
- Und schließlich entscheiden Sie, ob die Mitarbeitenden über die Hinzufügung des Dokuments benachrichtigt werden sollen oder nicht. Dieser Benachrichtigung kann eine personalisierte Nachricht beigefügt sein.