Löschung oder Archivierung eines Mitarbeitendendatenblattes.

Bevor Sie beginnen

Das Mitarbeitendendatenblatt ist das zentrale Element seiner Präsenz in Ihrer Lucca-Datenbank. Dies ist Ihre erste Aktion, wenn Sie anfangen, die Ankunft eines/einer neuen Mitarbeitenden planen. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie dieses Datenblatt nicht weiter benötigen. Zwei mögliche Fälle:

• Ihr:e Mitarbeitende:r verlässt das Unternehmen, Sie werden somit das jeweilige Datenblatt archivieren, indem Sie ein Enddatum für den Vertrag angeben;
• Ihr:e Mitarbeitende:r beschließt, nicht in das Unternehmen einzutreten, oder Sie haben das betreffende Datenblatt versehentlich angelegt, dann können Sie das Datenblatt löschen.

1. Verwaltung des Ausscheidens eines/einer Mitarbeitenden

Die Archivierung des Datenblattes gestattet es Ihnen, anzugeben, dass der/die Mitarbeitende Ihr Unternehmen verlassen hat, während der entsprechende Werdegang im Personalordner und in anderen Lucca-Lösungen bestehen bleibt. Im Falle einer Rückkehr des/der Mitarbeitenden ermöglicht dies Ihnen, alle relevanten Daten zu behalten.

a. Angabe eines Enddatum des Vertrags (Ausscheiden des/der Mitarbeitenden)

Um das Datenblatt eines/einer Mitarbeitenden zu löschen, müssen Sie ein Enddatum für den Vertrag angeben.

b. Verwaltung der Rückkehr eines/einer Mitarbeitenden

Wenn Ihr:e Mitarbeitende:r in Ihr Unternehmen zurückkehrt, reicht es, wenn Sie einen neuen Vertrag für den/die ausgeschiedene:n Mitarbeitende:n erstellen. Achtung, bis zum Datum des neuen Vertrags kann er/sie nicht auf Ihre Lucca-Instanz zugreifen.

c. Modul zum Recht auf Vergessenwerden

Sie können das Modul zum Recht auf Vergessenwerden in zwei Situationen nutzen:

• wenn die Umsetzung des Rechts auf Vergessenwerden durch eine:n Ihrer Mitarbeitenden ausgeübt wird;
• bei der Umsetzung der Aufbewahrungsfristen in Bezug auf die Angaben, die in den abonnierten Lösungen über Ihre Mitarbeitenden ausgefüllt sind.

Sie können das entsprechende Datenblatt einsehen, indem Sie auf den Link klicken: Modul zum Recht auf Vergessenwerden

2. Annullierung der Ankuft eines/einer Mitarbeitenden

Dieser Teil betrifft die Mitarbeitenden, die sich entschließen, schließlich nicht in Ihr Unternehmen einzutreten, für die Sie aber bereits eine Personalakte angelegt haben.

a. Anwendung der Funktion

Zwei Bedingungen sind erforderlich, um die Taste „Ankunft eines/einer Mitarbeitenden abbrechen“ anzuwenden:

1. Nutzung der Erlaubnis „Einen/eine Mitarbeitende:n erstellen/löschen“
2. Einhaltung von Fristen: Die Bearbeitung ist bis zum Vortag des ersten Vertragstages durchzuführen
   
   

Wenn die Löschung ausgeführt wird, erscheint die folgende Mitteilung.

b. Im Falle eines Löschfehlers

Es ist möglich, dass die vollständige Löschung des Datenblattes des/der Mitarbeitenden aus technischen Gründen nicht möglich ist. Das Tool fährt dann automatisch mit der Archivierung (Schritt 1.a) und dem Recht auf Vergessenwerden (Schritt 1.c) des Datenblatt des/der Mitarbeitenden fort. Die folgende Mitteilung erscheint zu Ihrer Information:

Diese Fälle einer unvollständigen Löschung treten üblicherweise auf, wenn es eine Interaktion mit einer anderen Software der Lucca-Suite gab (Liste nicht umfassend):