Bevor Sie beginnen
Mit der Generierungsfunktion von Dokumenten können Sie Dokumente erstellen, die automatisch mit Informationen aus den Personalakten Ihrer Mitarbeitenden gefüllt werden.
Auf diese Weise können Sie alle Arten von Dokumenten wie z. B. Arbeitsverträge, Vertragszusätze, Reisebescheinigungen usw. erstellen.
Im ersten Schritt werden die Dokumentvorlagen erstellt. Dabei handelt es sich um formatierte Dokumente, jedoch ohne personenbezogene Daten. Beim Generierungsvorgang kann dieses Dokument mit den Daten des/der ausgewählten Mitarbeitenden ergänzt werden.
Auf diesem Merkblatt finden Sie Hinweise, wie Sie ein Dokument erstellen und es werden die verschiedenen Tags aufgeführt.
Bedingungstags
Die Verwaltung von Verträgen und anderen HR-Dokumenten kann mühsam sein, vor allem, wenn sie an das Profil einzelner Mitarbeitender angepasst werden müssen: unbefristeter Vertrag, unbefristeter Vertrag mit Firmenwagen, befristeter Saisonarbeitsvertrag ... Die Liste kann schnell länger werden.
Dank bedingter Tags brauchen Sie nicht mehr viele Dokumentvorlagen, die den Prozess schwerfälliger machen und manchmal zu Fehlern führen. Sie können nun Absätze im Dokument hinzufügen oder ausschließen, je nachdem, ob es in der Personalakte einen Eintrag dazu gibt.
Wenn Sie beispielsweise einen Bereich „Vertragsklauseln“ anlegen und Daten vom Typ „Kästchen zum Ankreuzen“ hinzufügen, die Ihren verschiedenen Klauseln entsprechen (Wettbewerbsverbot, DSGVO oder Dienstwagen), müssen Sie nur noch die Klauseln ankreuzen, die in dem für den Mitarbeitenden erstellten Vertragsdokument erscheinen sollen.
Das Bedingungstag (Erklärung nachstehend) zeigt die Klauseln an, wenn die entsprechenden Kästchen angekreuzt sind, andernfalls kann es einen anderen ausgewählten Text oder gar keinen Text anzeigen.
Wie funktioniert das?
Nehmen wir als Beispiel eine Vertragsklausel bei der Ausstattung eines Firmenwagens:
| {%if e_Modeledevoiture%} | Dieses Tag entspricht dem Beginn der Bedingung: Es bezieht sich auf den Code „e_Fahrzeigmodell“, der einem Datensatz „Fahrzeugmodell“ in der Personalakte entspricht. Wenn die Daten ausgefüllt sind, zeigt das Tag den darunter geschriebenen Text an. Wenn keine Daten ausgefüllt sind, zeigt das Tag keinen Text an. |
| {%endif%} | Dieses Tag zeigt das Ende des bedingten Tags an. Der Text des Rests der Dokumentvorlage wird ab hier fortgesetzt. |
Nehmen wir nun das Beispiel einer Vertragsklausel, die je nach Bedingung zwei unterschiedliche Informationen anzeigt, wie z. B. ein Wettbewerbsverbot (das umgekehrt auch eine Klausel über die freie Wahl des Arbeitsplatzes sein kann):
Wir haben zuvor eine Datenart „Kästchen zum Ankreuzen“ mit dem Titel „Wettbewerbsverbot“ erstellt.
Hier erfahren Sie, was die Tags bedeuten:
| {%if e_Non-concurrence%} | Dieses Tag entspricht dem Anfang der Bedingung: Es bezieht sich auf den Code “e_Non-concurrence”, der einem Datensatz „Wettbewerbsverbotsklausel“ in der Personalakte entspricht. Wenn die Angabe mit „Ja“ markiert ist, zeigt das Tag den darunter geschriebenen Text an. |
| {%else%} | Wenn die Angabe mit „Nein“ markiert oder nicht ausgefüllt ist, dann zeigt das Tag den Text an, der unterhalb des {%else%}-Tags verfasst wurde. |
| {%endif%} | Dieses Tag zeigt das Ende des bedingten Tags an. Der Text des Rests der Dokumentvorlage wird ab hier fortgesetzt. |
In den Bedingungen können auch weitere Tags enthalten sein. Im Beispiel haben wir mehrere Tags wie Titel, Vorname, Nachname und Geschlechts-Tags hinzugefügt (um diese in Ihre Vorlagen einzufügen, lesen Sie bitte dieses Merkblatt).
So sieht das Dokument nach der Erstellung aus:
Einige Daten sind (derzeit) nicht mit bedingten Tags kompatibel, z. B. zusammengesetzte Daten, mehrfach vorkommende Daten oder Daten vom Typ „Datei“. Alle anderen Daten werden als „wahr“ betrachtet, wenn sie ausgefüllt sind, und als „falsch“, wenn sie nicht ausgefüllt sind (Kästchen zum Ankreuzen, Text, mehrzeiliger Text, Datum, Hypertext oder Zahl).
- Die Bedingung kann nicht auf ein benutzerdefiniertes Tag (mit dem Präfix „custom_“) angewendet werden.
- Wenn das Tag {%if%} das einzige Element in einer Zeile des Dokuments ist, müssen die Tags {%else%} und {%endif%} ebenfalls die einzigen Elemente in ihrer Zeile sein.
- Wenn der Tag {%if%} Teil eines Absatzes mit anderen Wörtern ist, dürfen die Tags {%else%} und {%endif%} nicht die einzigen Elemente in ihrer Zeile sein. Sie müssen Teil des Absatzes sein.
Tags zum Geschlecht
Ein Tag ermöglicht die Erstellung eines Dokuments auf der Grundlage des Geschlechts, das in der Personalakte der Mitarbeitenden eingegeben wurde. Es reduziert die Anzahl der verschiedenen Vorlagen, die in Core HR erstellt werden, erheblich.
Bei der Erstellung Ihrer Dokumentvorlage können Sie das folgende Tag verwenden, um geschlechtsspezifische Unterscheidungen zu verwalten:
- {|ManOption|WomanOption|UndefinedOption|}
Achtung, im Gegensatz zu den anderen Tags benötigt das Geschlecht-Tag nur eine geschweifte Klammer am Anfang und eine am Ende.
Hier ein Beispiel in Bildern:
Hier einige Beispiele für die Verwendung (in diesen Beispielen wird davon ausgegangen, dass das Maskulinum vorherrscht, wenn in der Personalakte kein Geschlecht angegeben ist):
| Ich {| der Unterzeichnende|die Unterzeichnende|} X | Ich, die Unterzeichnende |
| {|Geboren|} am {{Geburtsdatum}} | 11. Februar 1969 |
| Im Folgenden {|bezeichneter|bezeichnete|} „{|Der|Die|} {|Arbeitnehmer|Arbeitnehmerin|}“ | im Folgenden „die Arbeitnehmerin“ genannt |
| {{civilTitle}} X ist {|verpflichtet|} in ihrer Eigenschaft als | Frau X ist eingestellt in ihrer Eigenschaft als |