Bevor Sie beginnen
Aus Sicherheitsgründen entfernen wir in den Benachrichtigungsmails im Zusammenhang mit Abwesenheiten alle Anhänge, die Belege für Abwesenheiten enthalten.
Die Belege bleiben natürlich über die Schnittstellen von Lucca Absences abrufbar.
Wie kann man die Belege bekommen
Ab sofort hängen wir die Belege für Abwesenheiten nicht mehr als Anhang an die Benachrichtigungsmails an. Um diese zu erhalten, müssen Sie sie daher direkt in den Schnittstellen von Lucca Absences abrufen.
Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Die Benachrichtigungsmail, die mit einer Abwesenheit verknüpft ist, enthält einen Link zum Abrufen des Anhangs. Sie müssen bei Lucca Absences angemeldet sein und die Berechtigung zum Zugriff auf die Belege haben.
- Gehen Sie zum Block „Zu prüfende Belege“ auf der Seite „Durchzuführende Aktionen“.
- Gehen Sie zu den Details des Abwesenheitsantrags (von der Seite „Antrag“ oder der Planung aus).
- Gehen Sie auf der Seite Antrag in den Verlauf der Anträge.
Die Berechtigung, auf Belege zuzugreifen
Um einen Beleg in Lucca Absences abzurufen, müssen Sie dazu berechtigt sein. Wenn Sie diese Berechtigung zu einer Ihrer Rollen hinzufügen müssen, gehen Sie wie folgt vor.
- Überprüfen Sie in den Einstellungen von Lucca Absences, wie die Belege in Ihrer Schnittstelle verwaltet werden. Gehen Sie dazu in Lucca Absences, danach in Einstellungen, Voreinstellungen, Belegverwaltung.
- Wenn Belegverwaltung „Nach dem Zugriff auf die Details der Abwesenheiten“ lautet, dann gehen Sie zu den Rollen und fügen die Berechtigung „Details der Abwesenheiten anzeigen“ im entsprechenden Bereich hinzu. Zum Beispiel auf „Alle Abteilungen“ für eine Rolle, die in der Lage sein muss, Belege des gesamten Unternehmens abzurufen.
- Wenn Belegverwaltung „Nach der Berechtigung Belege anzeigen und verwalten“ lautet, dann gehen Sie zu den Rollen und fügen Sie die Berechtigung „Belege für Abwesenheiten anzeigen und verwalten“ hinzu.
Wenn Sie Ihrem Lohnabrechnungsdienstleister diesen Zugriff auf Belege geben möchten, ohne dass er Zugriff auf die restlichen Berechtigungen hat (einen Antrag stellen etc.), empfehlen wir Ihnen, eine eigene Rolle für ihn zu erstellen, um nur die Berechtigungen hinzuzufügen, die erforderlich sind. Um eine Rolle hinzuzufügen, lesen Sie bitte dieses Merkblatt.