Verwaltung der Arbeitszeitmodelle

Bevor Sie beginnen

Festlegung der Arbeitszeitmodelle

Die Arbeitszyklen sind nun in einem Arbeitszeitmodell enthalten. Mit dem Arbeitszeitmodell kann Folgendes festgelegt werden:

• Eine Einheit (Tage, Stunden oder Uhrzeiten), in der die Zeiterfassung festgelegt ist (Lucca Timesheet).
• Die vertragliche Arbeitszeit, d. h. die Anzahl der Stunden oder der Tage, die die Mitarbeitenden unter Berücksichtigung Ihres Arbeitsvertrags arbeiten müssen.
• DasVollzeitäquivalent, anhand dessen man erkennen kann, ob die Mitarbeitenden in Teilzeit arbeiten.
• Der Kalender der Feiertage.
• Regeln für die Zeiterfassung (Lucca Timesheet).

Mit diesem Modell wird die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit definiert, die an eine:n Benutzer:in geknüpft ist. Eine Modell kann mehrere aufeinanderfolgende Zyklen enthalten, sodass Sie einen Wechsel der Zyklen planen können, zum Beispiel den Sommerzyklus und dann den Winterzyklus. 

Um ein Arbeitszeitmodell einzurichten oder zu bearbeiten, klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts auf dem Bildschirm und danach auf den Abschnitt „Arbeitszeitmodelle“. Sie müssen über die Berechtigung Lucca „Verwaltung der Arbeitszeitmodelle“ verfügen, um darauf zugreifen zu können.

Beispiel

Unter Ihren Mitarbeitenden befindet sich eine Personalgruppe von Technikern/Technikerinnen, die einen Arbeitsvertrag von 35 Wochenstunden haben. Die Techniker:innen haben einen festen wöchentlichen Arbeitsplan mit Uhrzeiten für den Beginn und das Ende.

Um die Planung dieser Personalgruppe darzustellen, müssen Sie ein Modell mit dem Namen „Techniker:innen“ mit einer vertraglichen Arbeitszeit von 35 Std./Woche und eine identische Referenzarbeitszeit festlegen.

Auf dem Tab „Arbeitszyklen“ können Sie die theoretische Planung für diese Mitarbeitendenkategorie festlegen.

Wenn Sie über die Lösung Lucca Timesheet verfügen, können Sie die Regelung genau angeben (alle Zeiterfassungsregeln), die mit dieser Mitarbeitendenkategorie verbunden sind.

Ein Arbeitszeitmodell einrichten

Hinweis: Es ist möglich, ein Duplikat eines bestehenden Modells zu erstellen, was sehr zweckmäßig sein kann, wenn sich das neue Modell nur wenig von einem Bestehenden unterscheidet. Wählen Sie zu diesem Zweck zunächst das Modell, das Sie duplizieren möchten, klicken Sie dann auf die Schaltfläche „duplizieren“, die sich neben dem Namen befindet.

Um ein Arbeitszeitmodel zu erstellen, klicken Sie auf „Ein Modell erstellen“.

Geben Sie den Namen des Arbeitszeitmodells an. Wir empfehlen Ihnen, einen Namen auszuwählen, damit man die betreffende Mitarbeitendenkategorie schnell erkennen kann: „F&E“, „Techniker:innen“, „Werkstätten“, „Instandhaltung“, etc.

Danach folgen 3 Schritte:

1. Arbeitsdauer
2. Arbeitszyklen
3. Regeln für das Zeitmanagement (wenn Sie Lucca Timesheet haben)

Mit dem Schritt „Arbeitsdauer“ kann man Folgendes festlegen :

• dieEinheit des Modells: „Tage“, „Stunden“ oder „Uhrzeiten“. Damit Ihre Mitarbeitenden Abwesenheiten in Lucca Absences in Stunden einreichen können, wählen Sie „Stunden“ oder „Uhrzeiten“. Mit der Einheit „Uhrzeiten“ können Sie die Stunden für den Beginn und das Ende jedes Arbeitsablaufs Ihrer Mitarbeitenden in Lucca Timesheet genau nachverfolgen.
• den Referenzzeitraum, der für die Arbeitsdauer festgelegt ist. Es handelt sich im Allgemeinen um die Woche, aber sie kann bei der Anpassung der Arbeitszeit länger sein.
• die vertragliche Dauer, die im Arbeitsvertrag des/der Mitarbeitenden aufgeführt ist und die der erwarteten Dauer der Arbeit des/der Mitarbeitenden im Bezugszeitraum entspricht.
• die Referenz-Zeitdauer, die der charakteristischen Dauer der Arbeitszeit einer Vollzeitkraft für diese Kategorie von Mitarbeitenden entspricht.
• DasVollzeitäquivalent, das automatisch aus der vertraglichen Arbeitsdauer und der Referenzdauer berechnet wird. Wenn es unter 100 % liegt, bedeutet dies, dass die Mitarbeitenden mit diesem Modell in Teilzeit arbeiten.
• Die Dauer eines Abwesenheitstages, die defaultmäßig der theoretischen Arbeitsdauer am Tag entspricht, d. h. die Dauer des Tages-Arbeitszyklus.
• der Feiertagskalender.

Um zum Schritt „Arbeitszyklen“ zu gelangen, klicken Sie auf „Speichern und weiter“. Es wird Ihnen defaultmäßig ein Arbeitszyklus vorgeschlagen. Um ihn zu bearbeiten, klicken Sie auf „Bearbeiten“.

Sie können auch die Art des Grundes bearbeiten: wöchentlich oder gerade/ungerade Woche.

Einheiten „Stunden“ und „Uhrzeiten“

Um die Zeit zu bearbeiten, klicken Sie auf die Felder (1). 

Wenn die Zeitfenster jeden Tag gleich sind, klicken Sie auf „Für die Woche anwenden“: Die Zeiten werden für die gearbeiteten Tage kopiert (3).

Einheit „Uhrzeiten“

Um die Pausen festzulegen (Lucca Timesheet), fügen Sie mehrere Zeitfenster hinzu (2). 

Einheiten „Tage“, „Stunden“ und „Uhrzeiten“.

Um anzugeben, dass ein halber Tag nicht gearbeitet wird, klicken Sie auf „Gearbeitet“ (4). 

Geben Sie dann an, ob der halbe Tag „Arbeitsfrei“, „Teilzeit“ oder ein „Wöchentlicher Ruhetag“ (nur ganzer Tag) ist.  Die Art des nicht gearbeiteten Tages (Teilzeit, arbeitsfrei oder wöchentlicher Ruhetag) und das Vollzeitäquivalent (Vollzeit oder Teilzeit) wirken sich auf die Abrechnung der Abwesenheiten in Lucca Absences aus, die in diesem Merkblatt erläutert wird.

Speichern Sie Ihre Änderungen (6).

Wenn sich der Arbeitszyklus Ihrer Mitarbeitenden im Laufe der Zeit ändert, können Sie neue Arbeitszyklen hinzufügen, die ab einem von Ihnen festgelegten Datum gelten. Sie können zum Beispiel in den Sommermonaten einen Wechsel zu reduzierten Zeiten einplanen.

Klicken Sie auf „Zum nächsten Schritt übergehen“.

Wenn Sie die Lösung Lucca Timesheet haben, können Sie die Regelung wählen, die für die Mitarbeitenden gilt, die von diesem Arbeitszeitmodell betroffen sind. 

Ihr Modell wurde eingerichtet.

Ein Modell verwalten

Wenn Sie ein Modell eingerichtet haben, können Sie:

• seinen Namen bearbeiten (1)
• dieses duplizieren (2)
• dieses archivieren (3)
• dieses löschen (4). Das Löschen eines Modells ist nur möglich, wenn das Modell nicht mit dem Vertrag eines oder mehrerer Mitarbeitenden verknüpft ist. Eine Liste der Mitarbeitenden, denen dieses Modell durch ihren Arbeitsvertrag oder ihre Zusatzvereinbarung zugewiesen wurde, finden Sie auf dem Tab „Arbeitsverträge“ des Modells.

Ein Modell mit einem Mitarbeitenden verknüpfen

Die Verknüpfung eines Modells mit einem/einer Mitarbeitenden erfolgt über seinen/ihren Arbeitsvertrag und seine/ihre eventuellen Zusatzvereinbarungen.

Wenn Sie einen neuen Arbeitsvertrag erstellen, wählen Sie ein Arbeitszeitmodell.

Wenn ein:e Mitarbeitende:r die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit während der Laufzeit seines/ihres Vertrags ändert, können Sie den Wechsel in ein neues Modell durch einen Vertragszusatz angeben. Dieses neue Arbeitszeitmodell tritt mit dem Datum der Zusatzvereinbarung in Kraft.

Nehmen wir das Beispiel von Valentin Bresnier, der von einer Vollzeit- auf eine Teilzeitstelle wechselt. Um das neue Modell mit Valentin zu verknüpfen, gehen Sie in den Bereich > Personalakte.

Wählen Sie in der Personalakte von Valentin den Abschnitt „Verträge“ (1) und erstellen Sie eine Zusatzvereinbarung (2).

Geben Sie das Datum des Inkrafttretens des neuen Modells in das Feld „Datum des Inkrafttretens“ ein. Um das von Ihnen gesuchte Modell leicht zu finden, können Sie sich die Details der Modelle ansehen.

Wählen Sie das Modell aus und speichern Sie sie ab.

Sie können Vertragszusätze und damit Änderungen des Modells im Voraus planen.

Sobald das Modell mit einem Vertrag oder einem Vertragszusatz verknüpft ist, wird es oben im Tab „Arbeitsverträge“ des Modells angezeigt.

Arbeitszyklen planen

Wenn eine Kategorie von Mitarbeitenden während der Ausführung ihres Vertrags kollektiv den Arbeitszyklus wechselt (Wechsel des Arbeitsbeginns von 8:00 Uhr auf 8:30 Uhr), können Sie einen neuen Arbeitszyklus hinzufügen.

Wählen Sie das Modell aus und klicken Sie dann auf „Arbeitszyklus hinzufügen“.

Geben Sie das Datum des Inkrafttretens an.

Konfigurieren Sie die zukünftige typische Woche und speichern Sie.

In welchen Fällen muss ich eine Zusatzvereinbarung erstellen/den Arbeitszyklus eines Modells bearbeiten?