Dematerialisierung mit Beweiswert von Spesenabrechnungen

Vorabhinweis

Mit Cleemy Spesenabrechnung lässt sich ein papierloses Archiv Ihrer Spesenbelege erstellen, das in kompatiblen Ländern (siehe unten stehende Liste) gegenüber den Behörden in gleicher Weise wirksam ist wie ihre Originale in Papierform.

Sobald die Mitarbeitenden ihre Spesenabrechnung überprüft haben, können sie die Papieroriginale entsorgen.

Funktionsweise der Dematerialisierung mit Beweiswert in Cleemy Spesenabrechnungen

Die Lösung funktioniert wie folgt:

  1. Verfolgen Sie Spesenbelege, die von Ihren Mitarbeitenden mithilfe der mobilen App, durch Dateiimport oder E-Mail-Weiterleitung in Cleemy Spesenabrechnung eingefügt wurden. In den Archiven befindliche Belege, deren Original ein Papierdokument ist, werden ohne Bildbearbeitung auf elektronische Datenträger übertragen, sodass sie in Bild und Inhalt originalgetreu reproduziert werden können. Die Bearbeitung von Bildern, die von Benutzer:innen erstellt wurden, ist innerhalb der Cleemy Spesenabrechnung nicht möglich.
  2. Erstellen Sie pro Spesenabrechnung ein PDF-Dokument, das alle Spesenbelege und die Informationen enthält, die üblicherweise von der Verwaltung im Rahmen von Überprüfungen angefordert werden. Das Dokument wird erstellt, sobald die Spesenabrechnung freigegeben und geprüft wurde.
  3. Versehen Sie das Dokument mit einem Server-Stempel entsprechend der europäischen Norm eIDAS, bei der es sich um eine Form der elektronischen Signatur im Namen einer juristischen Person, in diesem Fall LUCCA, handelt, um das Dokument über einen Zeitstempel zu datieren und zu gewährleisten, dass es nicht nachträglich geändert werden kann.
  4. Archivieren Sie die Dokumente in unseren Rechenzentren, die nach ISO 27001: 2005 zertifiziert sind und sich auf drei Standorte verteilen. Mit dieser Archivierung wird der Fortbestand und die Integrität der Dokumente während der gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist gewährleistet. Im Praxisfall werden die Dokumente ohne zeitliche Begrenzung aufbewahrt, solange Sie Kunde sind. Das Archivierungssystem unterliegt dokumentierten Prozessen und internen Kontrollen. Die Server, auf denen diese Daten gespeichert sind, werden von OVH in zwei getrennten Rechenzentren in Roubaix und Straßburg (Frankreich) gehostet. Diese Doppelung soll einen kontinuierlichen Zugriff auf das papierlose Archiv der Spesenabrechnungen gewährleisten. Es werden täglich verschlüsselte Back-ups erstellt und auf den Servern von Microsoft Azure in Amsterdam (Niederlande) gehostet, auf denen die dreißig aktuellsten Sicherungskopien aufbewahrt werden. Weitere Einzelheiten zum Datensicherheitssystem sind auf Anfrage erhältlich unter https://support.lucca.fr/hc/en-us/requests/new.

Diese Funktion wird in Zusammenarbeit mit Universign angeboten. Das Siegel und der Zeitstempel werden von Universign bereitgestellt, das als „Vertrauensvoller Dienstleister“ gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung gelistet ist.

Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen nach Land

Lucca gewährleistet die Konformität nur für die folgenden Länder.

Die Nutzung des Dematerialisierungsservices ist auch für andere Länder möglich, jedoch kann Lucca die Konformität nicht gewährleisten, die in diesem Fall in der Verantwortung des Kunden verbleibt.

Frankreich

Der von Cleemy Spesenabrechnung angebotene Prozess der Dematerialisierung entspricht den Bestimmungen des Artikels A 102 B-2 des Livre des Procédures Fiscales.

Die aus Cleemy Spesenabrechnung abgerufenen Archive sind mit einem Serverstempel versehen, der dem eIDAS-Standard und dem Référentiel Général de Sécurité der höchsten Sicherheitsstufe entspricht: Die Metadaten des Stempels lassen sich leicht überprüfen, indem Sie dieses Dokument in Adobe Acrobat Reader öffnen. Diese Stempel enthalten auch einen Zeitstempel, der den Bestimmungen des Artikels A 102 B-2 des Livre des Procédures Fiscales entspricht.

Deutschland

Die deutsche Gesetzgebung erlaubt die papierlose Archivierung von Spesenabrechnungen, wenn bestimmte Anforderungen erfüllt sind:

  • Die Aufbewahrung der Belege muss den im deutschen Recht erlassenen und in den GoBD zusammengefassten Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.
  • Die Reproduktion oder die Daten müssen den Originaldokumenten in Bild und Inhalt entsprechen.
  • Die Reproduktion oder die Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und sofort lesbar sein und automatisch analysiert werden können.

Die von Lucca angebotene Lösung, insbesondere der von Universign bereitgestellte Zeitstempel und das Siegel, stellen sicher, dass der ursprüngliche Zustand eines Dokuments ohne entsprechende Kennzeichnung nicht verändert werden kann. Sie entspricht den Grundsätzen der GoBD, d. h.:

  • Unveränderlichkeit
  • Vollständigkeit
  • Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit
  • Rechtzeitige Aufzeichnungen und Buchungen
  • Ordnungsgemäßes und lesbares Archivieren von Dokumenten
  • Genauigkeit

Die Funktion der Dematerialisierung aktivieren

Um diese Funktion eigenständig zu aktivieren, befolgen Sie die folgenden Schritte:

  • Gehen Sie in Cleemy Spesenabrechnung zu Einstellungen und wählen Sie dann Verwaltungsregeln.
  • Wählen Sie den Betrieb aus, für den die Funktion aktiviert werden soll.
  • Gehen Sie auf den Tab „Dematerialisierung von Belegen“.
  • Wählen Sie „Ja“.
  • Speichern Sie Ihre Änderungen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Ihre Ausgabenarten so eingestellt sind, dass digitale Belege hinzugefügt werden müssen (über Einstellungen & Arten; Ausgabenarten).

Führen Sie dies vor der Aktivierung des Services durch und bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, den Ausgaben, die bereits erfasst wurden, einen Beleg zuzuordnen, bevor die Belege verbindlich werden. Ausgaben ohne eingescannten Beleg werden zwar in das PDF aufgenommen, sind aber gegenüber der Verwaltung nicht wirksam.

Nach der Aktivierung des Services erfolgt die Erstellung der beweiskräftigen Archive automatisch. Beachten Sie jedoch, dass nur Spesenabrechnungen, die nach der Aktivierung des Services freigegeben und geprüft wurden, ein Archiv erhalten.

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