Bevor Sie beginnen
Die Verwaltung der Personalakte ist nur verfügbar, wenn Sie die Poplee Core HR-Lösung abonniert haben. Wenn diese Option auf Ihrer Plattform aktiviert ist, müssen Sie zum Menü „Mitarbeitende“ gehen und dann auf die Konfiguration der Warnungen zugreifen. Es gibt zwei Arten von Benachrichtigungen, die auf Ihrer Plattform eingerichtet werden können.
- Warnungen zu Fälligkeitsdaten
Wenn Sie eine Warnung zu Fälligkeiten setzen, können Sie einen Datensatz vom Typ Date überwachen. So wird eine Benachrichtigungs-E-Mail an eine definierte Empfängerliste gesendet, sobald eine Frist für dieses Datum angesetzt ist (z. B. Woche X nach dem Geburtsdatum). Das Senden von Benachrichtigungs-E-Mails erfolgt über eine geplante Aufgabe, die einmal am Morgen ausgelöst wird.
- Warnungen bei Bearbeitungen
Durch das Einstellen einer Warnung bei Bearbeitungen können Sie alle in Poplee vorhandenen Daten überwachen. Die Warnungs-E-Mail wird bei jeder in den Daten aufgezeichnete Bearbeitung gesendet.
Diese Warnungen werden in der Regel für Daten eingerichtet, für die Mitarbeitende das Recht haben, diese zu bearbeiten (z. B. Adresse / Familienstand / IBAN ...). Sobald Mitarbeitende ihre persönlichen Daten aktualisieren, werden die HR-Administrator:innen umgehend per E-Mail benachrichtigt und können so die notwendigen Maßnahmen durchführen.
Erstellen einer Warnung
Im Folgenden finden Sie das Verfahren, den Sie befolgen müssen, um eine Warnung zu erstellen, unabhängig davon, ob sie am Fälligkeitsdatum oder für von Mitarbeitenden vorgenommene Bearbeitungen erfolgen soll.
Nachdem Sie den Typ der Warnung ausgewählt haben, die Sie erstellen möchten, wird ein Konfigurationsfenster geöffnet, in dem Sie die verschiedenen Einstellungen eingeben können.
An dieser Stelle müssen Sie Folgendes definieren:
- den zu überwachenden Datensatz
Bei Benachrichtigungen zu Fälligkeitsdaten können die zu überwachenden Daten nur ein Datum sein (einfach oder zu zusammengesetzten Daten gehörend).
- Das Benachrichtigungsdatum kann als Jahrestag (jedes Jahr) oder als Gültigkeitsdatum (einmal) definiert werden.
Bei Warnungen zu Fälligkeitsdaten muss dann das Datum angegeben werden, an dem die Warnung ausgelöst werden soll: Der Tag des Jahrestages, der Tag des Gültigkeitsdatums oder ein relatives Datum (Tag / Woche / Monat X – vor / nach – Gültigkeitsdatum / Jahrestag). Per Definition wird eine Benachrichtigung zu einem Gültigkeitsdatum nur einmal ausgelöst, während sie bei einem Jahrestag jedes Jahr ausgelöst wird.
- Die Bezeichnung der Warnung
- Die Empfänger:innen
Wählen Sie die Empfänger:innen der Benachrichtigung aus den Mitarbeitenden aus, die in der Lucca-Instanz vorhanden sind. Sie können die betreffende Person, ihre Führungskraft und ihr N+2 zur Empfängerliste hinzufügen, indem Sie die entsprechenden Kästchen aktivieren.
In den zusätzlichen Optionen haben Sie die Möglichkeit:
- nach Betrieben und/oder Abteilungen zu filtern
Mit diesen Filtern können Sie die von der Warnung betroffene Personalgruppe einschränken. Nur die persönlichen Daten von Mitarbeitenden, die die in den Filtern definierten Kriterien erfüllen, werden für das Senden von Warnungen analysiert.
- Eingeben zusätzlicher Empfänger
Sie können E-Mail-Adressen von Personen außerhalb Ihres Unternehmens eingeben, die informiert werden müssen, z. B. Ihr Lohnbüro oder die Buchhaltung.
- Anpassen der gesendeten Nachricht
Sie können den Inhalt der zu sendenden E-Mail anpassen, indem Sie einen freien Text in das dafür vorgesehene Eingabefeld eingeben.
Bearbeiten oder Löschen von Warnungen
Um eine Warnung zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie einfach auf die Warnung und bearbeiten entweder die gewünschten Elemente (Warnungsbezeichnung, Empfänger, Umfang) und speichern sie, oder Sie klicken auf Löschen.
Es ist nicht möglich, die zu überwachenden Daten zu bearbeiten. Sie müssen die Warnung löschen oder eine neue Warnung erstellen.
Aktivieren oder Deaktivieren einer Warnung
Um eine Warnung zu aktivieren oder zu deaktivieren, müssen Sie auf die Schaltfläche „Warnung aktivieren/deaktivieren“ klicken.
Beispiel für Benachrichtigungen
Benachrichtigung zu Bearbeitungen