Verwalten des Ausscheidens meiner Mitarbeitenden mit Offboarding

Bevor Sie beginnen

Mit dem Modul Poplee Offboarding können Sie das Ausscheiden von Mitarbeitenden verwalten. Die Aufgabenverantwortlichen sollen sicherstellen, dass alle administrativen, logistischen und Maßnahmen zum Wissenstransfer über rechtzeitig durchgeführt werden.

Ein gutes Management des Offboardings trägt zur Qualität der Arbeitgebermarke für die ausscheidenden Mitarbeitenden und insbesondere für alle Kolleg:innen bei, die bleiben.

Konfigurieren des Offboarding-Verfahrens

Die Aufgabenliste kann über das Konfigurationsmenü des Offboardings konfiguriert werden.

Sie können Aufgabenvorlagen hinzufügen, um Ihr Verfahren kontinuierlich zu verbessern.

Die Aufgabenvorlage besteht aus den folgenden Elementen:

1. dem Namen der Aufgabe;
2. dem Zieldatum, das das Fälligkeitsdatum der Aufgabe ist;
3. dem/der für die Aufgabe Verantwortlichen;
4. einem Anhang, falls vorhanden;
5. der Beschreibung der Aufgabe, mit der  Details und Verknüpfungen zur Unterstützung der Durchführung bereitgestellt werden können.

Einleiten des Offboardings

• Klicken Sie auf Das Ausscheiden von Mitarbeitenden vorbereiten;

• Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, und geben Sie das Datum für das Vertragsende ein;
• Passen Sie die Aufgabenliste für diese Mitarbeitenden an;

Die für Aufgaben Verantwortlichen werden benachrichtigt, wenn das Offboarding gestartet wird. Bei Überschreitung der Frist werden dann automatisch jeden Tag Erinnerungen gesendet.

Wenn alle Aufgaben abgeschlossen sind, können Sie das Fenster Offboarding schließen:

HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN

Ich kann meine Mitarbeitenden nicht bei den Offboardings finden, um es einzuleiten.

Es gibt zwei mögliche Ursachen: 

• Für diese Mitarbeitenden wurde bereits ein Offboarding-Verfahren gestartet. Es ist nicht möglich, mehrere Verfahren für dieselben Mitarbeitenden zu starten. 
• Die Mitarbeitenden sind seit mehr als 7 Tagen ausgeschieden.Um dies zu umgehen, können Sie das Enddatum der Mitarbeitenden vorübergehend bearbeiten, dann zum Offboarding gehen, um die Startseite zu öffnen, das offizielle Enddatum der Mitarbeitenden zurückzusetzen und schließlich auf der zuvor geöffneten Seite auf „Ausscheiden vorbereiten“ klicken. 

So funktioniert das Offboarding: 

• Es ist nur ein Offboarding pro Person möglich. Wenn das Offboarding also bereits erfolgt ist, wird es nicht mehr in der Liste angezeigt.
• Wenn für Mitarbeitende kein Offboarding stattfindet, werden sie bis zu 1 Monat nach dem Ausscheiden im Modul angezeigt. Dann wird die Akte automatisch geschlossen.
• Wenn Sie ein Offboarding selbst schließen möchten, müssen Sie alle Aufgaben löschen und es dann starten, bevor Sie es schließen.