Bevor Sie beginnen
Auf dem Tab Antrag in Timmi Abwesenheiten können Sie Abwesenheitsanträge einreichen. Auf dieser Seite können Sie auch Ihren aktuellen und zukünftigen Urlaubssaldo einsehen. Sie durchlaufen einen Freigabeweg. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, alle vergangenen und zukünftigen Anträge im individuellen Verlauf zu finden.
In diesem weiteren Merkblatt wird die Beantragung von Urlaub in der mobilen Timmi-App erläutert.
Einreichen eines Antrags in Timmi Abwesenheiten
Um einen Antrag zu stellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie auf den ersten Tag Ihres Antrags und dann auf den letzten Tag.
- Geben Sie an, ob der Antrag an einem halben Tag beginnt oder endet
- Klicken Sie auf Weiter
Wenn Sie in Tagen und Stunden geführte Konten haben, müssen Sie die Art des Antrags auswählen, die Sie stellen möchten, bevor Sie auf Weiter klicken.
Im anschließenden Zuordnungsfenster Ihres Antrags können Sie die Abwesenheitskonten auswählen, auf die der Urlaub genommen werden soll.
Es wird Ihnen eine automatische Verteilung auf der Grundlage der Urlaubskonten, deren Enddatum des Verbrauchszeitraums am nächsten liegt, angeboten. Auch der Restsaldo wird auf jedem dieser Konten angezeigt. Beachten Sie, dass, wenn ein Konto mit einem Guthaben keinen Verbrauchszeitraum hat, was beispielsweise bei Konten vom Typ „Rückgewinnung“ der Fall ist, dieses Konto automatisch Vorrang vor anderen Konten vom Typ „Bezahlter Urlaub oder „zusätzliche freie Tage wegen 35-Std.-Woche“ erhält. Es ist möglich, ein Konto nicht defaultmäßig anzubieten, indem Sie in den Kontoeinstellungen das Kontrollkästchen „Dieses Konto nicht defaultmäßig anbieten“ markieren. Wenn Ihre Mitarbeitenden z. B. bezahlten Urlaub und Tage in einem Arbeitszeitkonto haben und den bezahlten Urlaub vorrangig verwenden sollen, können Sie diese Einstellung für das Arbeitszeitkonto markieren.
Sie haben immer die Möglichkeit, die angebotene Aufteilung zu bearbeiten. Die Summe dieser Verteilung muss mit der Anzahl der Abwesenheitstage übereinstimmen, die im ersten Schritt angegeben wurden (im Zeitplan gelb markiert).
Defaultmäßig sind nur die Konten sichtbar, die einen positiven Saldo haben und mit denen der/die Benutzer:in Urlaub nehmen darf.
In der Drop-Down-Liste finden Sie alle Konten für Familienereignisse und die Konten, die in den Einstellungen als Drop-Down-Menü verfügbar definiert sind.
Hinweis: Es ist möglich, Urlaub aus dem Kalender in der 12-Monats-Ansicht (Optionen oben rechts am Bildschirm) einzureichen.
Häufig gestellte Fragen
Warum erscheint ein Konto nicht im Drop-Down-Menü?
Damit ein Abwesenheitstyp im Drop-Down-Menü sichtbar ist, muss das Drop-Down-Menü entsprechend eingestellt sein. Um die Kontoeinstellungen zu überprüfen, gehen Sie zu Einstellungen > Konten - und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol in der Zeile des betreffenden Kontos (z.B. unten für das Konto „Heirat/Eingetragene Lebenspartnerschaft“).
Sie müssen den Abschnitt „Konto im Dropdown-Menü verfügbar“ aktivieren, damit es für die Benutzer:innen zugänglich ist. Denken Sie daran, die Änderung zu speichern, bevor Sie die Seite verlassen.
Warum wird die Urlaubsverteilung nicht auf dem ältesten Konto angeboten?
Wenn ein Konto beim Anlegen eine Warnung erzeugt, dann bietet Timmi Abwesenheiten keine automatische Verteilung auf dieses Konto an, außer in einem Sonderfall.
Sie können verschiedene Arten von Warnungen haben, darunter:
- eine Warnung vor der vorzeitigen Inanspruchnahme,
- eine Warnung vor der Inanspruchnahme eines halben Tags,
- eine Warnung bei eingeschränktem Zeitraum
- eine Warnung bei Obergrenze.
Allerdings verhindert die Warnung über die Inanspruchnahme nach Ende des Zeitraums nicht die automatische Verteilung, sondern ist die Ausnahme. Timmi Abwesenheiten bietet dann die ältesten und mit Saldo versehenen Konten an, damit diese vorrangig genutzt werden.
Um die Benachrichtigungen für ein Konto zu verwalten, gehen Sie zu Einstellungen > Konten.
Warum ist ein Konto, das sich in meiner Zählertabelle befindet, nicht im Zuordnungsfenster verfügbar?
In diesem Fall beachten Sie die häufig gestellten Fragen in diesem Merkblatt: Welche Informationen werden in der Zählertabelle angezeigt?
Wie stelle ich in Timmi Abwesenheiten einen Antrag auf Urlaubsstunden?
Um einen Urlaubsantrag in Stunden zu ermöglichen, muss Timmi Abwesenheiten wissen, wie viele Stunden der/die Benutzer:in jeden Tag arbeitet. Es muss also ein Arbeitszyklus in Stunden oder Uhrzeiten vorliegen.
Als Administrator:in müssen Sie zunächst einen Arbeitszyklus erstellen, der im Lucca-Einstellungsrad > Arbeitszyklen sichtbar ist.
Mehr zu diesem Modul finden Sie im Merkblatt Arbeitszyklus verwalten.
Diesen Arbeitszyklus müssen Sie dann den Benutzern:innen in ihrer Benutzerkarte zuweisen.
Sollte ein:e Benutzer:in keinen Urlaub in Stunden nehmen wollen, müssen Sie die Zuordnung des/der Benutzers:in in Mitarbeitende > Benutzerkarteikarten überprüfen.
Wie kann ich Anträge in der Vergangenheit blockieren?
Um das Stellen von Anträgen in der Vergangenheit zu blockieren, gehen Sie zu Einstellungen > Präferenzen > Einstellungen. Diese Einstellung ist je nach Betrieb personalisierbar.