Bevor Sie beginnen
Das Mitarbeitendenprofil ist das zentrale Element der Lucca-Plattform. Hier können Sie alle für jede:n Mitarbeitende:n spezifischen Informationen (Vertragsbeginn, Rollen für jede Lösung, Arbeitszyklus, Bankinformationen usw.) eingeben. Ohne ein Stammblatt können Letztere nicht auf die Plattform zugreifen und die Lösungen nutzen.
Zum Erstellen und Löschen von Mitarbeitendenstammblättern auf der Benutzeroberfläche ist die Berechtigung „Mitarbeitende erstellen/löschen“ erforderlich. Sie können den Einschränkungsbereich angeben.
Hinzufügen neuer Mitarbeitender
Die nachfolgend beschriebenen Schritte müssen daher sorgfältig befolgt werden. Um auf die Erstellung eines Stammblattes zuzugreifen, gehen Sie zum Menü „Mitarbeitende“ und dann zu „Personalakte“, wenn Sie die Core HR-Lösung abonniert haben, oder zu „Benutzer:innenstammblätter“.
Unten rechts öffnet die Schaltfläche „Neue Mitarbeitende erstellen“ ein neues Popup-Fenster, in dem Sie ein neues Stammblatt erstellen können:
Bisher folgte der Pfad zur Erstellung neuer Benutzer:innenstammblätter keiner bestimmten Logik, sondern war lediglich eine Liste von Feldern, die ausgefüllt werden mussten. Dies wurde komplett neu gestaltet. Das Verfahren ist nun flüssiger und wurde dazu in mehrere Schritte unterteilt. Jeder Schritt entspricht einer Kategorie von Datensätzen. Wir gehen einfach von den personenbezogenen Daten zur Erstellung eines Vertrags über.
Zunächst geben die Administrator:innen die personenbezogenen Daten der neuen Mitarbeitenden ein (Vorname, Nachname, dienstliche E-Mail-Adresse und möglicherweise private E-Mail-Adresse). In einem zweiten Schritt wird der zugehörige Betrieb aus einer Drop-Down-Liste ausgewählt. Schließlich wird ein Vertrag aus der Vorlagenliste ausgewählt.
Nach den personenbezogenen Daten, dem Betrieb und dem Vertrag können die Administrator:innen nun die Felder für die Stelle der neuen Mitarbeitenden ausfüllen: die Stellenbezeichnung, die Qualifikation, die zugehörige Abteilung sowie die Führungskraft. Administrator:innen können das Kästchen „der/die Mitarbeitende ist seine/ihre eigene Führungskraft“ bei Bedarf aktivieren.
Es bleiben nur noch die Anwendungsdaten, die für das ordnungsgemäße Funktionieren der Lucca-Anwendungen erforderlich sind und nicht in der öffentlichen Personalakte angezeigt werden. Hier gibt das Lucca-Login, ein Kästchen zum Ankreuzen, wenn Sie das Lucca Konto der Mitarbeitenden erstellen müssen (hier geht es um die Anmeldedaten, eine erste Anmelde-E-Mail wird an die zukünftigen Mitarbeitenden gesendet), die Hauptrolle, die aus einer Drop-Down-Liste ausgewählt wird, und die sekundären Rollen.
Benachrichtigen der Mitarbeitenden per E-Mail
Dank der Option „Mitarbeitende per E-Mail benachrichtigen“ haben Sie die Möglichkeit, die Mitarbeitenden über die Erstellung ihres Stammblatts zu informieren.
Hier ist die E-Mail, die die betreffenden Mitarbeitenden erhalten. Anhand dieser Benachrichtigung können sie ihr Passwort erstellen und haben somit alle Elemente für den Zugriff auf die Plattform.
Zusätzliche Daten
Wenn Sie beispielsweise Timmi Abwesenheiten haben, sollten Sie nicht vergessen, die Felder „Angestelltennummer“, „Sozial- und Berufskategorie“ oder „Timmi Abwesenheiten Anwendungsprofil“ auszufüllen, damit die Rechte korrekt erfasst werden.
Bei Cleemy Spesenabrechnung dürfen Sie nicht vergessen, die Bankdaten (IBAN, BIC) einzugeben, wenn Sie sich entschieden haben, die Zahlung von Spesenabrechnungen über eine SEPA-Überweisung zu verwalten. Ein weiteres erforderliches Feld für Cleemy Spesenabrechnung ist das Anwendungsprofil. Dieses Element hilft bei der Unterscheidung der Typen, auf die die Mitarbeitenden zugreifen können, um ihre Spesenabrechnung einzureichen.
Die defaultmäßigen Werte
Um beim Erstellen von Mitarbeitendenstammblättern Zeit zu sparen (insbesondere wenn Sie intensive Rekrutierungszeiträume haben), werden defaultmäßige Werte in den verschiedenen Feldern vorgeschlagen. Diese Werte können angepasst werden. Gehen Sie dazu in das Menü „Konfiguration“ und dann zu „Defaultmäßige Werte“