Bevor Sie beginnen
Wenn Sie unsere Lösung Poplee Core HR abonniert haben, müssen Sie verschiedene Datentypen verwalten.
Sie können die defaultmäßig von Lucca bereitgestellten Daten in die Personalakte einfügen (Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Betrieb, Vertragsbeginn usw.) oder eigene Daten erstellen.
Dies kann Folgendes sein:
- Einfache Datensätze: Eine Datenbezeichnung und ein Wert.
- Zusammengesetzte Datensätze: mehrere einfache Datensätze, die unter einem übergeordneten Datensatz gruppiert sind.
In beiden Fällen muss definiert werden, ob ein oder mehrere Werte für Mitarbeitende akzeptiert werden.
Einfache Datensätze
Ein einfacher Datensatz ist ein Datensatz mit einer Bezeichnung und einem oder mehreren Werten.
Sie können zwischen Text, mehrzeiligem Text, Kästchen zum Ankreuzen, Wertelisten, Datum, Anhang, Hyperlinks, Ganzzahlen oder Komma wählen.
Um zu erfahren, wie Sie einfache Datensätze erstellen, finden Sie hier das dedizierte Formular: Erstellen eines einfachen Datensatzes in der Personalakte.
Zusammengesetzte Datensätze
Zusammengesetzte Datensätze sind eine Gruppe einfacher Datensätze, die in übergeordneten Datensätzen gruppiert sind. Für alle dieser Daten sind dieselben Formate verfügbar.
Beispiel: Die zusammengesetzten Datensätze „Notfall-Kontakt“, bestehend aus zwei Textformatfeldern, „Name“ und „Telefon“, sowie einem Wertelisten-Formatfeld „Übergeordneter Link“.
Um zu erfahren, wie zusammengesetzte Datensätze erzeugt werden, finden Sie hier das dedizierte Merkblatt: Erstellen von zusammengesetzten Datensätzen in der Personalakte.
Wie oben erwähnt, können Datensätze (ob einfach oder zusammengesetzt) mehrfach vorkommen. Das heißt, dass mehrere Einträge im selben Feld zulässig sind.
Beispiel:
Der Datensatz „Kinder“ wird als „mehrfach vorkommend“ definiert, da Mitarbeitende mehrere Kinder haben können.
Allgemeine Datenschutz-Grundverordnung
Die Nutzung dieser Daten durch Sie kann den Bestimmungen der DSGVO unterliegen, wenn Sie in einen der in Artikel 2 „Wesentliche Anwendungsbereiche“ und 3 „lokale Anwendungsbereiche“ der DSGVO CNIL – Allgemeine Bestimmungen der DSGVO fallen.
In dem Fall, dass Sie der DSGVO unterliegen, muss die Nutzung der von Ihnen erstellten Daten den europäischen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten entsprechen. Die Konformität dieser Verwendung liegt in Ihrer Verantwortung. Daher ist es wichtig, dass Sie vor der Datenerstellung die Verwendung dieser Daten noch einmal abwägen. Insbesondere finden Sie im CNIL-Handbuch Bezugssystem CNIL – Verwaltung personenbezogener Daten weitere Hilfe.
Die Verarbeitung sensibler Daten im Sinne der DSGVO, wie Daten zur Rasse oder ethnischen Herkunft, politischen Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen oder zur Gewerkschaftszugehörigkeit, sowie Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung einer natürlichen Person, ist grundsätzlich verboten, außer in den Fällen, die in Artikel 9 DSGVO genannt und in diesem Artikel der CNIL Definition von sensiblen Daten enthalten sind.