Bevor Sie beginnen
Die Verwaltung der Personalakte ist nur verfügbar, wenn Sie die Poplee Core HR-Lösung abonniert haben. Wenn diese Option auf Ihrer Plattform aktiviert ist, müssen Sie das Menü Mitarbeitende aufrufen und dann auf die Konfiguration der Personalakte zugreifen, um die Datenabschnitte zu verwalten.
Wenn Sie in der Liste links auf den Namen eines Abschnitts klicken, werden die im Abschnitt enthaltenen Daten sowie die zugehörigen Eigenschaften angezeigt.
Hinzufügen eines Abschnitts
Mit der Schaltfläche Abschnitt hinzufügen können Sie einen Abschnitt zur Personalakte hinzufügen. Nach der Benennung des neuen Abschnitts muss der Inhalt durch Hinzufügen von Daten konfiguriert werden.
Die Anzeigereihenfolge der Abschnitte in der Personalakte kann auch per Drag and Drop aus der Liste auf der linken Seite bearbeitet werden. Beispiel in diesem Mini-Video:
Um einen vorhandenen Abschnitt zu löschen, klicken Sie einfach auf das Papierkorb-Symbol. Diese Aktion hat keine Auswirkungen auf die eingegebenen personenbezogenen Daten, da die Daten, die den Abschnitt bilden, nicht gelöscht wurden. Sie werden nur einfach nicht mehr in der Personalakte angezeigt.
Umbenennen eines Abschnitts
Durch Klicken auf den Namen des Abschnitts können Sie seinen Namen bearbeiten. Diese Aktion hat keine Auswirkungen auf die Zugriffsrechte, die zuvor auf Abschnittsebene definiert wurden.
Bearbeiten des Inhaltes eines Abschnitts
Der Inhalt eines Abschnitts kann sich jederzeit ändern. Fügen Sie einfach Daten hinzu oder entfernen Sie sie (über die Schaltfläche „+“ und die Links Entfernen). Speichern Sie unbedingt, wenn Sie Ihre Bearbeitungen vorgenommen haben.
Wenn die Daten, die Sie hinzufügen möchten, nicht vorhanden sind, können Sie sie direkt über den Link Neuen Datensatz erstellen generieren, der angezeigt wird, wenn keine Ergebnisse mit Ihrer Suche übereinstimmen.
Hinzufügen von Zugriffsrechten zu einem Abschnitt
Wenn Sie einen neuen Abschnitt erstellen, sollten Sie die erforderlichen Berechtigungen in Ihrer Rollenverwaltung hinzufügen. Sie können beispielsweise Benutzer:innen Ansichtsrechte hinzufügen und die Rechte von Administrator:innen bearbeiten. Hier sehen Sie einen Screenshot einer Beispielkonfiguration und ein Hilfeblatt zum Rollenmanagement: Einstellungen der Rollen auf Lucca.
Terminologie
Eigenschaft „editierbar“
In dieser Spalte können Sie die Daten definieren, die von Personen mit Bearbeitungsrechten für den Abschnitt bearbeitet werden können.
Daten, für die die Eigenschaft nicht geprüft ist, können nur von Administrator:innen geändert werden (mit der Berechtigung Super-Bearbeitung).
Eigenschaft „obligatorisch“
Daten mit dieser Eigenschaft werden in der Personalakte mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet. Auf diese Weise können HR-Administrator:innen für Benutzer:innen festlegen, welche Daten vervollständigt werden müssen (z. B. „Notfallkontakt“). Wenn obligatorische Daten fehlen, wird in einem Banner neben Ihrem Kontozugriff eine Erinnerung angezeigt:
Eigenschaft „historisch“
Diese Eigenschaft wird verwendet, um zu definieren, welche Daten dem Änderungsverlauf der Benutzer:innen zugänglich gemacht werden.