Bevor Sie beginnen
Über das Modul „Abwesenheitsverwaltung“ können Sie die Abwesenheiten einer Gruppe Ihrer Mitarbeitenden verwalten (Abwesenheiten festlegen/bearbeiten/stornieren), aber auch arbeitsfreie oder gearbeitete Tage angeben (siehe Merkblatt Arbeitsfreie Tage).
Eine Abwesenheit eines/einer Mitarbeitenden eintragen, bearbeiten oder löschen
Im Modul "Terminplanmanagement" können Sie eine Abwesenheit für einen Mitarbeiter erfassen, indem Sie auf der Registerkarte "Abwesenheiten verwalten" auf die Registerkarte "Von einem Mitarbeiter" klicken.
Sie können also in diesem Modul die Arbeitsausfälle verwalten.
Weitere Informationen zur Verwaltung von Arbeitsausfällen finden Sie in unserem Merkblatt zu diesem Thema.
Eine Abwesenheit eintragen
Um eine Abwesenheit für einen Mitarbeiter einzutragen, müssen Sie:
- Den betreffenden Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste auswählen
- Zeitraum der Abwesenheit auswählen
- Das Abwesenheitskonto auswählen, in das diese Abwesenheit eingetragen werden soll.
- Bestimmen Sie die Personen, die durch den Eintrag dieser Abwesenheit benachrichtigt werden.
- Bei Bedarf einen Kommentar eingeben
- Auf die Schaltfläche "Speichern" klicken.
Es ist auch möglich, eine wiederkehrende Abwesenheit einzugeben, indem Sie das Kästchen oben im Block „Eine Abwesenheit eingeben“ aktivieren. Anschließend müssen nur noch die verschiedenen Informationen eingegeben werden, darunter das Enddatum des Zeitraums, in dem die Abwesenheit regelmäßig auftreten wird, dann das Abwesenheitskonto auswählen und speichern.
Im folgenden Beispiel behandeln wir die Einreichung jeden Montagnachmittag zwischen dem 24.07. und dem 29.08. für eine:n Mitarbeitende:n mit seinem Konto für bezahlten Urlaub für 2023/2024.
Eine Abwesenheit abbrechen oder neuqualifizieren
Um eine Abwesenheit abzubrechen oder neu zu qualifizieren, müssen Sie:
- Den/die betreffende:n Mitarbeitende:n aus der Drop-Down-Liste auswählen
- Die betreffende Abwesenheit auswählen
- Je nach Bedarf "Abwesenheit löschen" oder "Abwesenheit neuqualifizieren" ankreuzen
- Wenn Sie das Kästchen „Abwesenheit neu einstufen“ aktiviert haben, können Sie das Abwesenheitskonto auswählen, auf dem diese Abwesenheit verbucht werden soll, und die Salden des/der Mitarbeitenden einsehen
- Bestimmen Sie die Personen, die durch den Eintrag dieser Abwesenheit benachrichtigt werden.
- Bei Bedarf einen Kommentar eingeben
- Auf die Schaltfläche "Speichern" klicken.
Warum wird ein Konto nicht in der Liste der Abwesenheiten angezeigt?
Es kann mehrere Gründe dafür geben, dass das Konto in der Dropdown-Liste unter Terminplanmanagement fehlt:
- Wenn Konten der Kategorie "Urlaub, der eine Krankmeldung erfordert" nicht in der Dropdown-Liste erscheinen, ist die Berechtigung "Krankmeldung eingeben" nicht aktiviert. Hier ist das entsprechende Merkblatt: Einstellung der Rollen in Lucca.
- Konto, das nicht zur Regelung der ausgewählten Person gehört
- Konto über 5 Jahre
- Konto, das sich in einer Liste von Konten befindet, die nicht der Stellung des Administrators zugewiesen sind.
In diesem Video finden Sie alle Funktionen zur Verwaltung von Abwesenheiten und Salden. (Das Terminplanmanagement wird von 3:20' bis 10:20' besprochen).