Bevor Sie beginnen
Hier finden Sie alle praktischen Informationen zum Erstellen eines neuen Benutzers in der Anwendungslogik der Timmi Abwesenheiten-Lösung.
Zwingend erforderliche Daten der Personalakte
Das Hinzufügen eines/einer neuen Benutzers:in erfolgt unter „Mitarbeitende“ > Personalakte > Eine:n Mitarbeitende:n hinzufügen.
Wenn Sie Timmi Abwesenheiten verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass für jede:n Ihrer Mitarbeitenden die folgenden Anwendungsdaten eingegeben werden:
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Die Daten der Personalakte |
Wozu dient das? |
Pflichtangabe |
Dringend empfohlen |
| Hauptrolle | Darin werden unter anderem die Zugriffsrechte auf die App Timmi Abwesenheiten und die Aktionen, die der/die Mitarbeitende durchführen kann, festgelegt. | Ja | |
| Anwendungsprofil Timmi Abwesenheiten | Es ermöglicht die Zuordnung des Profils für den Erwerb von Urlaubsansprüchen für jede:n Mitarbeitende:n. Es ist in den Regelungen von Timmi Abwesenheiten definiert und ermöglicht es Timmi Abwesenheiten, das monatliche Guthaben zu ermitteln, das automatisch verwaltet werden soll. | Ja | |
| Die Angestelltennummer (Lohn) |
Die Angestelltennummer ist der gemeinsame Identifikationsschlüssel mit Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware. Sie ist bei der Generierung des Lohnexports von Timmi Abwesenheiten zwingend erforderlich. Die Angestelltennummer ist eine einmalige Angabe pro Mitarbeitende:r. Zwei Benutzer:innen aus demselben Betrieb können nicht dieselbe Angestelltennummer haben. |
Ja | |
| Der Manager |
Der/die Manager:in ist die Person, die den Urlaub des/der Benutzers:in genehmigen wird. Sie können den Freigabeweg auch personalisieren und Ihre:n Mitarbeitende:n mit einem/einer bestimmten Urlaubsgenehmigenden verknüpfen. Wenn Sie möchten, dass sich die Urlaubsanträge dieses/dieser Benutzers:in selbst genehmigen, muss er/sie nur der/die eigene Manager:in sein. |
Ja | |
| Arbeitszyklus | Diese Funktion wird vor allem bei der Verwaltung von Teilzeitarbeit, angepassten Arbeitszeiten oder zur Erfassung der arbeitsfreien Tage Ihrer Mitarbeitende verwendet und ermöglicht Ihnen, außerordentliche Arbeitszyklen zu erfassen. | - | Ja |
| Der Kalender | bestimmt die Feiertage der Mitarbeitenden. Sie können die an jeden Kalender angehängten Feiertage einsehen, indem Sie auf das Zahnrad oben rechts am Bildschirm gehen > Organisation > Kalender. | Ja | |
| Sozial- und Berufskategorie | Die Sozial- und Berufskategorie eines/einer Benutzers:in lässt sich über das dedizierte Modul im Zahnrad verwalten und ermöglicht Ihnen die Personalisierung Ihrer Kommunikationsregeln, bestimmter Erwerbsregeln, die Erstellung personalisierter Berichte usw. ... kurz: Ihre Mitarbeitende nach einer organisierten Nomenklatur zusammenfassen. | Ja | |
| Datum der Betriebszugehörigkeit | Wenn das Datum des Vertragsbeginns und das Dienstaltersdatum nicht übereinstimmen, müssen Sie das Datumsfeld Betriebszugehörigkeit ausfüllen. Dieses Feld ist dann die Grundlage für die Berechnung des Dienstalters. | Ja |
Die Aktionen, die in Timmi Abwesenheiten beim Hinzufügen eines/einer Benutzers:in durchgeführt werden müssen
Fall 1: Sie haben den/die Mitarbeitende:n im Monat seines/ihres Eintritts erstellt und die Urlaubsgutschrift erfolgt monatlich.
Sie haben keine Aktion auszuführen.
Der/die Benutzer:in beginnt mit der Inanspruchnahme seines/ihres Urlaubs zum Zeitpunkt der automatischen Eingaben..
Sein/ihr Urlaub wird im Verhältnis zu seiner/ihrer Anwesenheitszeit in dem Monat angerechnet, der durch das Datum seines/ihres Vertragsbeginns bestimmt wird.
Fall 2: Sie haben den/die Mitarbeitende:n im Monat seines/ihres Eintritts erstellt, aber Sie haben alle oder einige Urlaube, die zu Beginn der Periode gutgeschrieben werden (Beispiel: Erwerb aller zusätzlichen freien Tage wegen 35-Std.-Woche im Januar).
Möglicherweise ist eine manuelle Aktion erforderlich, dies hängt vom Datum Ihrer automatischen Gutschriften ab:
- Wenn die automatischen Gutschriften am Ende des Monats laufen (z. B. aufgrund anderer Urlaubstage, die monatlich gutgeschrieben werden), ist keine manuelle Aktion erforderlich: die automatische Gutschrift erledigt die Aufgabe von alleine.
- Wenn Ihre automatische Erwerbs-Gutschrift hingegen bereits erfolgt ist (Anfang des Monats), ist ein manuelles Eingreifen erforderlich. Unter „Auszuführende Aktionen“ können Sie den Gutschriftsbetrag bearbeiten und auf „Gutschreiben“ klicken.
Fall 3: Sie haben den/die Mitarbeitende:n nach dem Monat seines/ihres Eintritts erstellt.
In diesem Fall müssen Sie das ihm/ihr geschuldete Guthaben im Verhältnis zu seinem/ihrem Eintritt im Vormonat zurückerhalten.
Hier erfahren Sie, wie Sie den Erwerb von Anrechten aus dem Eintrittsmonat nachholen können.
Wenn Sie sich auf einer Basis mit Erwerb nach Profilen befinden
1. Gehen Sie in Timmi Abwesenheiten ins Menü Gutschrift/Debet und dann auf Erwerb > Erwerb über Profile.
2. Schauen Sie im Vormonat nach, ob vor den Abwesenheitskonten Kontrollkästchen angezeigt werden.
3. Überprüfen Sie die Mitarbeitenden, die Timmi Abwesenheiten Ihnen auflistet, und klicken Sie dann auf „Weiter“, wenn Sie mit den Ergebnissen von Timmi Abwesenheiten einverstanden sind.
Timmi Abwesenheiten zeigt Ihnen dann die angebotenen Gutschriften an, und Sie müssen nur noch auf Speichern klicken.
Wenn Sie sich auf einer Basis mit Erwerb nach Regeln befinden
1. Gehen Sie zum Menü Gutschrift/Debet von Timmi Abwesenheiten und dann zu Erwerb > Erwerb.
2. Wählen Sie die betreffende Regelung und den Tab Liste der Regeln, dann den betreffenden Monat aus und klicken Sie auf den Verlauf der auszuführenden Regel, um die Regel neu zu starten:
3. Der Name des/der Mitarbeitenden erscheint und Sie können den vorgeschlagenen Betrag gutschreiben, indem Sie auf Speichern klicken: