Neuer Export - Einstellung einer Exportkonfiguration

Bevor Sie beginnen

Wenn Sie über die Lösung Poplee Core HR verfügen, können sie mit der Exportfunktion die in Poplee Core HR eingegebenen Daten über eine Flat File (xlsx, csv oder txt) mit Ihren verschiedenen Programmen (Lohnbuchhaltung, Intranet, ATS, Arbeitnehmervertretung, ...) synchronisieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Exportkonfiguration einrichten und bearbeiten können. Wie Sie den Export erzeugen, erfahren Sie auf dem dafür  vorgesehenen Merkblatt.

Was ist unter einer Exportkonfiguration zu verstehen?

Eine Exportkonfiguration besteht aus einer Reihe von Dateien, mit denen Sie die Anforderungen der Software erfüllen können, mit der Sie sich integrieren möchten.

Als Beispiel: Für Ihre Software können zwei Dateien erforderlich sein, eine Datei mit allen Mitarbeitenden, die einzurichten sind (d. h. diejenigen, die nie exportiert wurden), und eine zweite Datei, die nur die geänderten Mitarbeitenden enthält. In diesem Fall müssen Sie in Ihrer Exportkonfiguration zwei Dateivorlagen konfigurieren.

Da eine Konfiguration die Funktion hat, die Synchronisierung mit einer festgelegten Software sicherzustellen, werden mit der Generierung eines Exports alle Dateien dieser Konfiguration zum selben Zeitpunkt erzeugt. Wenn zwei Dateivorlagen zu unterschiedlichen Zeitpunkten erzeugt werden sollen, müssen Sie zwei verschiedene Exportkonfigurationen einrichten.

Wenn Ihr Unternehmen dieselbe Software verwendet, aber jeder Betrieb von einem anderen Verwalter verwaltet wird, empfehlen wir Ihnen, für jeden Betrieb eine eigene Konfiguration einzurichten, damit jeder Betrieb eigenständig und unabhängig ist.

Einrichten einer Exportkonfiguration

Bei der Einrichtung einer neuen Exportkonfiguration müssen Sie festlegen, welche Betriebe von dieser Synchronisierung betroffen sind. Dies ist ein erster Filter für die Personalgruppe, der in folgenden Einstellungen verfeinert werden kann.

Sie können die verschiedenen Synchronisierungen, die auf Ihrer Schnittstelle eingerichtet wurden, anhand des Konfigurationsnamens unterscheiden.

Wenn Sie diese Informationen angegeben haben, können Sie die Einstellungen Ihrer Konfiguration mit folgenden Optionen verfeinern: 

• Erzeugen einer Datei pro Betrieb. Diese Funktion wird relevant sein, wenn alle Ihre Betriebe von demselben Verwalter verwaltet werden und für jeden Betrieb eine eigene Datei benötigt wird. Konkret heißt das: Wenn Sie zwei Dateivorlagen und drei Betriebe haben, kann ein Export bis zu sechs Dateien erzeugen (zwei Dateien pro Betrieb).
• Generieren des Exports. Defaultmäßig wird ein Export manuell über die Schnittstelle generiert, aber es ist möglich, diese Generierung zu automatisieren, so dass sie automatisch bei einer festgelegten Wiederholung erfolgt.

Dateien auf FTP hinterlegen

Nach der Versandrichtlinie kann der Versand der erzeugten Exportdateien an einen FTP-Server automatisiert werden.

Dazu müssen Sie einen FTP-Server nach dem Verfahren einrichten, das in diesem Merkblattbeschrieben ist. Nachdem Sie den FTP-Server eingerichtet haben, müssen Sie ihn in der Schnittstelle der Exporteinstellungen aktivieren.

Exportkonfiguration duplizieren

Durch die Duplikation einer Konfiguration können Sie eine konforme Kopie dieser Konfiguration erstellen. Sie müssen später die Einstellungen für diese Kopie anpassen, insbesondere die betroffenen Betriebe und die angewandten Filter, bevor Sie diese neue Konfiguration verwenden können.

Exportkonfiguration löschen

Dies ist nur möglich, wenn die Konfiguration nie verwendet wurde oder wenn alle Exporte, die aus dieser Konfiguration generiert wurden, abgebrochen wurden.

Eine Dateivorlage einstellen

Allgemeine Einstellungen

• Dateiname

Der erste Schritt besteht darin, die Informationen anzugeben, die für die Erstellung einer Dateivorlage unerlässlich sind. Im Dateinamen können Sie dynamische Tags einfügen, die beim Export automatisch ergänzt werden.

Mit einem Tag kann der Name des Betriebs eingebunden werden. Dieser Tag ist jedoch nur verfügbar, wenn die Option „Datei pro Betrieb generieren“ aktiviert ist.

• Dateiformat 

Mit dem Format können Sie festlegen, ob die Datei im Excel-, CSV- oder Textformat erzeugt werden soll. Wenn die Datei im CSV- oder Textformat vorliegt, können Sie die Kodierung und die Trennzeichen der Felder in der Datei festlegen.

• Sprache der Datei

Defaultmäßig ist die Sprache der Datei die Sprache des/der Benutzers:in, der/die die Dateivorlage erstellt hat, aber sie kann geändert werden. Mit der Sprache können folgende Einstellungen defaultmäßig vorgenommen werden: 

• • das Datumsformat,
  • die Trennzeichen für Dezimalstellen (Komma oder Semikolon),
  • die Feldtrennzeichen.

Diese Einstellungen können manuell geändert werden, wenn für die Software, die zu synchronisieren ist, bestimmte Anforderungen erfüllt sein müssen.

• Exportinhalt

Defaultmäßig werden nur die seit dem letzten Export geänderten Mitarbeitenden in die erzeugten Dateien aufgenommen. Wenn Sie die Option „Alle Mitarbeitenden“ wählen, enthalten die erzeugten Dateien alle Mitarbeitende, auch die, die seit dem letzten Export nicht geändert wurden.

Dateistruktur

In diesem Schritt können Sie die Daten festlegen, die zu synchronisieren sind, und die Dateistruktur, die von Ihrer externen Software erwartet wird.

Korpus- und Kopfzeilen

Es können beliebig viele Kopfzeilen eingestellt werden. Eine Kopfzeile kann Konstanten und leere Zellen enthalten.

Die Korpuszeile verweist auf die Daten der Mitarbeitenden. Bei der Erzeugung einer Exportdatei wird die Korpuszeile so oft wiederholt, wie es Mitarbeitende gibt, die exportiert werden sollen. 

Eine Zeile ohne eine einzige Zelle entspricht einer leeren Zeile in der erzeugten Datei.

Einstellungen, die für eine Zelle gelten

Jede Zelle kann nur auf einen einzigen Datensatz verweisen.

Wenn eine Zelle auf Daten aus der Personalakte verweist, können Sie die Anzahl der Zeichen in der Zelle über den Parameter Anzahl der Zeichen in Zelle festlegensteuern.

Wenn eine begrenzte Anzahl von Zeichen festgelegt ist und ein Wert in der Personalakte diesen Wert überschreitet, wird er in der Exportdatei abgeschnitten. Mit dem Parameter Trunkierung oder Ergänzung nach ... wird festgelegt, ob die rechten oder die linken Zeichen entfernt werden.

Wenn Sie die Option Fest wählen, werden die in der Personalakte vorhandenen Werte in der Exportdatei mit dem festgelegten Zeichen ergänzt, bis die Zelle die erforderliche Anzahl an Zeichen enthält.

Sie können auch die Groß- und Kleinschreibung der Zelle bestimmen, d. h. mit dieser Option können Sie festlegen, ob der Wert ganz in Großbuchstaben oder ganz in Kleinbuchstaben angegeben werden soll. Wenn die Einstellung deaktiviert ist, ist der exportierte Wert identisch mit dem Wert, der in der Personalakte des/der Mitarbeitenden angegeben ist.

Mit dieser Einstellung können Sie Sonderzeichen entfernen, die in den Personalakten der Mitarbeitenden enthalten sein könnten.

Exportierbare Daten

Eine Dateivorlage kann auf Folgendes verweisen:

• Konstanten,
• alle Daten von Mitarbeitenden mit Ausnahme von nicht zeitlich begrenzten Daten, die mehrfach vorkommen (Kinder, Schulungen, ...)
• zeitlich begrenzte Daten, die mehrfach vorkommen: Vertrag, Position, Qualifikation und Manager:in. In diesem Fall werden die zum Zeitpunkt des Exports gültigen Daten exportiert.

Einstellungen, die für die Daten gelten

Je nach Art der Daten stehen bestimmte Einstellungen zur Verfügung.

• Für alle Daten aus der Personalakte kann mit dem ParameterWert festlegen, der exportiert wird, wenn der Wert nicht angegeben ist  ein festgelegter Wert in der Zelle angegeben werden, wenn die Daten in der Personalakte des/der Mitarbeitenden nicht angegeben sind.
• Bei Daten vom Typ „Werteliste“ können Sie den Wert, der zu exportieren ist, mithilfe von Übereinstimmungscodes nach dem Wert in der Personalakte des/der Mitarbeitenden festlegen. Wenn der Wert beispielsweise „Frankreich“ lautet, wird mit diesem Parameter in der Exportdatei „Frankreich“ durch „FR“ ersetzt.

Personalgruppe der Datei

Mit dem Tab Personalgruppe können Sie die Mitarbeitenden, für welche die Dateivorlage angelegt ist, genauer eingrenzen. Diese Filter sind kumulierbar und kommen zusätzlich zum Filter nach Betrieben hinzu.

Mit dem Filter Status der Mitarbeitenden können Sie festlegen, ob Sie Mitarbeitende mit einem laufenden Vertrag (Gegenwart), zukünftige Mitarbeitende und/oder ausgeschiedene Mitarbeitende (Vergangenheit) exportieren möchten.

Mit dem Filter der Berufe können Sie nach der Unterkategorie Qualifikation filtern, so dass Sie beispielsweise nur Vertriebsmitarbeitende oder Berater:innen exportieren können:

Zukünftige Entwicklungen

Mittelfristig vorgesehene Funktionen

• Export von mehrfach vorkommenden Daten  in einem bestimmten Format.